Jednym z kolejnych przejawów procesu cyfryzacji systemu podatkowego jest ustalenie obowiązującej formy sprawozdań finansowych przesyłanych do KRS. Od października 2018 r. jednostki zobowiązane do składania sprawozdań muszą to robić wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą logiczną JPK_SF zwaną e-sprawozdaniami finansowymi.

Obowiązek składania sprawozdań finansowych do KRS oraz organów skarbowych w formie nowej struktury JPK (JPK_SF) określa obowiązujący od 1 października 2018 r. art. 45 ust. 1g Ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r. Przepis ten obejmuje: jednostki figurujące w KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR) oraz podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe zobowiązanych do sporządzania sprawozdań finansowych.

Wspomniana nowelizacja reguluje kwestie formy przesyłania sprawozdań – od października br. podmioty mają przesyłać sprawozdania do KRS i KAS jedynie w postaci elektronicznej, zgodnie z opublikowanymi przez resort finansów strukturami logicznymi JPK_SF. Przesłanie sprawozdania w formie papierowej lub w postaci niezgodnej z opublikowaną strukturą logiczną JPK (np. w formie dopuszczalnej do końca września 2018 r., czyli skanu w formacie PDF opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP), nie będzie skuteczne z punktu widzenia KRS i KAS.

Kto i kiedy ma składać e-sprawozdania finansowe

[tweet]Podatnicy zarejestrowani w KRS (niesporządzający sprawozdań finansowych zgodnych z MSR), zobowiązani są przesyłać e-sprawozdania finansowe do KRS w terminie do 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 69 Ustawy o rachunkowości).[/tweet] Z kolei prowadzący księgi rachunkowe podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych mają sporządzać i przekazywać e-sprawozdania finansowe Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej w terminie złożenia zeznania podatkowego (art. 45 ust. 5, Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r.).

Z powyższych przepisów wynika, że przedsiębiorstwa, których rok obrachunkowy pokrywa się z kalendarzowym, pierwsze wysyłki e-sprawozdań finansowych zrealizują, raportując za rok 2018 r.

Uwaga: opublikowane przez Ministerstwo Finansów struktury są odrębne dla różnych form działalności podmiotów. Warto podkreślić, że nowelizacja nie zmieniła zakresu publikowanych w sprawozdaniach finansowych danych. W postaci cyfrowej przedsiębiorca zawrze te dane, które przekazywał dotychczas. Szczegółowe informacje dotyczące obowiązujących struktur e-sprawozdań finansowych znajdują się w serwisie Ministerstwa Finansów.

Co ważne, po zmianie przepisów podatnicy wysyłający sprawozdania finansowe do KRS nie muszą już ich przesyłać po raz drugi do organów skarbowych. KRS po otrzymaniu plików w formie elektronicznej samodzielnie prześle je do KAS.

Wyłączną drogą przekazywania do KRS sprawozdań finansowych w postaci cyfrowej jest Repozytorium Dokumentów Finansowych dostępne pod na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości.

Nie całkiem automatycznie

Podobnie jak inne rodzaje struktur JPK, e-sprawozdania finansowe pomoże wygenerować oprogramowanie finansowo-księgowe obsługujące rachunkowość podatnika. W przypadku JPK_SF operacja nie będzie jednak w pełni zautomatyzowana, ponieważ część plików ma mieć format skanów. Jest to konieczne ze względu na niemożność utworzenia logicznej struktury dla całego sprawozdania finansowego – w szczególności not, które stanowią element dokumentacji, jak również dołączanych sprawozdań biegłych rewidentów czy uchwał zatwierdzających sprawozdanie finansowe podatnika.

Należy zwrócić uwagę, że o ile w ubiegłych latach przedsiębiorcy przygotowujący sprawozdania finansowe często posługiwali się do tego celu arkuszami kalkulacyjnymi, po zmianie przepisów konieczne będzie zintegrowanie danych e-sprawozdania finansowego do formatu XML wymaganego przez strukturę JPK_SF. To najwyższy czas, by sprawdzić, czy używane oprogramowanie finansowo-księgowe pozwoli wygenerować wymaganą przepisami i akceptowaną przez KRS i KAS strukturę e-sprawozdania.