Główną przewagą człowieka nad sztuczną inteligencją i maszynami jest kreatywność i zdolność do abstrakcyjnego myślenia. Bez kreatywności nie ma innowacji, które często są podstawą zdobycia i utrzymania przewagi konkurencyjnej. Kreatywność potrzebuje jednak właściwego środowiska.

W ostatnich latach dla pracodawców istotnym problemem jest ograniczony dostęp do wykwalifikowanych kompetentnych pracowników. Rok 2019 będzie kolejnym rokiem pracownika. Prognozy firmy Forrester wskazują, że niskie wskaźniki bezrobocia i wyższy poziom rotacji pracowników będzie zmuszał przedsiębiorstwa do poszukiwania sposobów, by uczynić miejsca pracy jeszcze bardziej atrakcyjnymi. Jednym z obszarów zmian, na jakie decydują się pracodawcy jest organizacja przestrzeni pracy, w taki sposób, by pracownicy nie tylko dobrze się w niej czuli, ale by wspierała ona kreatywność i efektywną pracę.

Dlaczego kreatywność jest taka ważna? Obok umiejętności pracy w zespole, rozpoznawania emocji, negocjowania i abstrakcyjnego myślenia jest to jedna z głównych kompetencji miękkich poszukiwanych obecnie przez pracodawców.

Employee Experience coraz ważniejsze

Pierwszym tropem w poszukiwaniu możliwości wsparcia kreatywności pracowników jest aranżowanie otoczenia w miejscu pracy. Komfortowa i atrakcyjna przestrzeń biurowa stanowi element budowania przewagi pracodawcy w walce o talenty (budowania employer branding). Jest to szczególnie istotne w firmach zatrudniających młodsze pokolenia, bardziej wyczulone na standardy WLB (work-life balance). Obok benefitów pracowniczych i organizacji wydarzeń integrujących zespół, wysoki standard miejsca pracy, wyposażenie i kreatywna aranżacja przestrzeni są elementami wpisującymi się w standard, którego oczekują pracownicy. Wśród rozwiązań, które stosowane są w nowoczesnych środowiskach pracy dominuje kilka trendów:

• Otwarta przestrzeń
  Drzwi stanowią barierę, nie tylko w przestrzeni fizycznej, ale także psychologicznej. Stymulowanie kreatywności wymaga otwartej, a co ważniejsze – wspólnej przestrzeni, w której każda z osób w zespole czuje się u siebie, bez potrzeby odwiedzania biura kolegi, czy przełożonego z poczuciem roli gościa czy nawet petenta. Otwarta, swobodna przestrzeń daje możliwość ruchu, który sprzyja kreatywności bardziej niż siedzenie za biurkiem. Otwarcie przestrzeni umożliwiają także przeszklenia zamiast ścian czy okna w ścianach dzielących przestrzeń biurową. Zaletą nowoczesnego biura będzie na pewno przeszklona ściana budynku otwierająca przestrzeń biurową na kojącą zieleń.
• Tworzenie stref
  W opozycji do przestrzeni otwartych polecane jest także tworzenie stref, m.in. strefy relaksu, stref przeznaczonych na mniej formalne spotkania, jak np. wspólna kuchnia, czy strefy aktywności fizycznej, które pozwalają na chwilowe oderwanie się od bieżących obowiązków i chwilowe wyciszenie, aby umożliwić sobie świeże podejście do zadań. Ważne są także strefy przeznaczone do pracy, dostosowane do różnego rodzaju potrzeb. Od miejsc mogących pomieścić duży zespół projektowy, przez małe, kameralne stoliki odseparowane od zgiełku biura, przeznaczone do pracy kilku osób, aż po strefy ciszy pozwalające na pełne skupienie.
• Samodzielna aranżacja przestrzeni
  W swoich badaniach w 2010 roku Craig Knight z Uniwersytetu Exeter dowiódł, że aranżacja przestrzeni ma znaczenie dla efektów pracy osób, które w niej przebywają. Umożliwienie badanym samodzielnego zaaranżowania przestrzeni biurowej podniosło ich efektywność aż o 30% w porównaniu do pracy w przestrzeni ograniczonej do podstawowych sprzętów biurowych. Jednocześnie w samodzielnie zaaranżowanej przestrzeni pracownicy popełniali mniej błędów.
• Zieleń
  Nie od dziś wiadomo, że zieleń i przyroda wpływają kojąco na człowieka, a tym samym stwarzają lepsze warunki dla kreatywności. Przestrzeń pozbawiona elementów naturalnych (poza roślinami w nowoczesnych biurach pojawia się także woda w ruchu) i białe, puste ściany nie sprzyjają powstawaniu nowych pomysłów.
• Miejsce na drzemkę
  Nowoczesne firmy udostępniają swoim pracownikom nawet specjalne pokoje wyposażone w wygodne materace, czy hamaki oraz specjalne oświetlenie, aby mogli zdrzemnąć się we wczesnych godzinach popołudniowych, czyli w czasie dobowego spadku energii. Wszystko po to, aby odświeżyć przemęczony umysł. Z badań wynika bowiem, że większość pracowników nie śpi w ciągu doby nawet minimalnie zalecanych 6 godzin.

Cyfrowe miejsce pracy

Technologia umożliwia pracownikom wykonywanie coraz większej ilości zadań zdalnie, z dowolnego miejsca i dogodnym dla pracownika czasie. Niekiedy podnosi to jakość wykonanej pracy, choćby dzięki swobodzie pracownika w dostosowaniu warunków otoczenia do jego potrzeb, np. możliwości pełnej koncentracji. Z drugiej strony, dostęp np. do dokumentów, czy projektów z dowolnego urządzenia mobilnego może ułatwiać prowadzenie kreatywnych dyskusji w mniej sformalizowanym otoczeniu także w firmie – np. we wspólnej kuchni. Cyfryzacja miejsc pracy ma zatem dwa wymiary. Jednocześnie jest odpowiedzią na globalizację rynku pracy i umożliwia cyfrową migrację za pracą bez konieczności fizycznej zmiany miejsca zamieszkania.

Młodzi pracownicy oczekują nowoczesnych rozwiązań

Udostępnienie możliwości pracy zdalnej wpisuje się jednocześnie w swobodę pracownika, która również stymuluje kreatywność. Poczucie wolności wyboru sposobu realizacji zadań zajmuje bardzo wysoką pozycję w oczekiwaniach dzisiejszych pracowników. W badaniu US Future-Ready Workforce Study aż 82% ludzi z pokolenia Y przyznaje, że to jakie technologie w miejscu pracy oferuje przedsiębiorca ma istotny wpływ na decyzję o podjęciu pracy. Aż 88% pracowników biorących udział w badaniu Global Workplace Report jest zdania, że biuro „dostępne wszędzie” sprzyja ich efektywnej pracy. Co więcej, 84% liderów biznesu przyznaje, że nowe technologie pomagają im być bardziej kreatywnymi.

Uproszczenie procesów

Adaptacja przez firmy nowoczesnych technologii upraszcza procesy biznesowe i operacje, nie tylko poprzez automatyzację, ale także poprzez sprowadzenie działań do poziomu łatwych w obsłudze i dostępne w chmurze rozwiązań. Tego typu rozwiązania stawiają na komfort pracy użytkownika z technologiami. Trend Employee Experience to również koncentracja na ułatwianiu zadań – przenoszeniu procesów do wygodnych w obsłudze, mobilnych, zwinnych rozwiązań.

Komunikacja na odległość

Systematyczne upowszechnienie pracy zdalnej tworzy nowe wyzwania, jakim jest zarządzanie rozproszonym zespołem, a także bezpieczeństwo informacji, które niejednokrotnie są przetwarzane z pomocą urządzeń mobilnych pracowników. Z perspektywy zespołu natomiast wyzwaniem jest efektywna komunikacja i możliwość integracji. Nic tak nie stymuluje kreatywności, jak bezpośrednie spotkanie, ożywiona dyskusja i burza mózgów. Technologie rozwiązują także i te problemy dając nie tylko narzędzia do zarządzania zespołem rozproszonym, czy wymiany dokumentów, nad którymi zespół pracuje, ale też bogaty asortyment narzędzi komunikacyjnych.

Pośpiech – wróg kreatywności

Napięcie w miejscu pracy, ciągła presja i pośpiech nie sprzyjają kreatywności. Kreatywność poza sprzyjającą przestrzenią i swobodą wymaga również czasu, chwili oddechu. Czas konieczny jest nie tylko na stymulujące burze mózgów, ale także na swobodne studiowanie tematu, problemu, z jakim się zmagają pracownicy. Obok wrodzonych umiejętności i swobody działania, wiedza jest jednym z trzech podstawowych elementów, na których opiera się twórcze rozwiązywanie problemów. Mierząc się z nowym wyzwaniem zespół powinien mieć czas. Jak go wygospodarować? Wsparciem jest oczywiście m.in. technologia, która uwalnia czas poprzez automatyzację działań, przyspieszenie obiegu informacji i szybsze wykonywanie operacji. Platformy, które integrują procesy i dane nie tylko skracają czas pozyskiwania informacji – eliminują także konieczność opracowywania raportów (np. na potrzeby przełożonych), ponieważ są łatwo dostępne na żądanie zainteresowanych.

Kultura organizacji i zarządzanie

Stymulująca kreatywność przestrzeń, wsparcie technologii, to tylko zewnętrzne atrybuty innowacyjnego przedsiębiorstwa. Kreatywność wymaga poczucia wolności, ponieważ nie da się jej zamknąć ograniczających ramach i schematach. Pracownicy, którzy są „zamknięci” w sztywnej i sformalizowanej kulturze organizacji, nie będą w stanie w pełni wykorzystać swojego potencjału, nawet jeśli pracodawca stworzy zewnętrzne przejawy warunków sprzyjających pracy. Firma, która oczekuje od pracowników twórczego myślenia, musi być sama otwarta na zmiany, gotowa do wdrażania innowacyjnych rozwiązań, a w przypadku ewentualnych błędów, nie może karać pracowników lecz wykorzystywać informacje z porażki do dalszego rozwoju. Za dobre pomysły pracownicy powinni być wynagradzani, nie tylko finansowo. Organizacje promujące kreatywność i wspierające kreatywnych pracowników, wdrażają takie zmiany, których autorami są sami pracownicy. Muszą oni mieć poczucie swobody szukania nowych rozwiązań, ponieważ jest to wpisane w DNA firmy i wynika z jej kultury organizacyjnej.