Faktura

Do czego jest potrzebna faktura?

Faktura jest dokumentem, który potwierdza dokonanie transakcji między sprzedającym i nabywcą. Dokument zawsze wystawia podmiot sprzedający w dwóch identycznych egzemplarzach – po jednym dla kupującego i sprzedającego. Faktura może mieć zarówno formę papierową (wydruku lub druku wypełnionego ręcznie), jak i elektroniczną (w wersji elektronicznej dokument powszechnie nazywany jest e-fakturą). Dla organów skarbowych obie te formy są tożsame, natomiast trzeba pamiętać, że wystawienie e-faktury jest możliwe, gdy sprzedawca uzyska od nabywcy zgodę na otrzymanie faktury w takiej postaci.

Dowód, który skutkuje zobowiązaniami podatkowymi

Z punktu widzenia przepisów w fakturze kluczowe jest to, że jej wystawienie powoduje powstanie obowiązku podatkowego po stronie sprzedającego. Dla sprzedawcy jest to dokument potwierdzający osiągnięcie przez niego przychodu, co oznacza, że wartość netto sprzedaży staje się podstawą do naliczenia podatku dochodowego na określonych zasadach – PIT lub CIT zależnie od formy prowadzonej działalności. Ponadto, jeśli sprzedawca wystawił fakturę VAT, powstaje także obowiązek podatkowy w VAT, czyli konieczność rozliczenia wartości podatku, jaka widnieje na fakturze. Z kolei dla nabywcy otrzymującego fakturę jest to dowód zakupu, czyli poniesienia kosztu (wydatku). Jeśli nabywca jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą, a dokumentowany zakup kwalifikuje go do kategorii kosztów uzyskania przychodu (czyli wydatek ten jest niezbędny do pozyskania przychodów, utrzymania lub zabezpieczenia ich źródeł), faktura daje możliwość zaliczenia tego wydatku do kosztów podatkowych – CIT lub PIT zależnie od formy prowadzonej działalności. Analogicznie, jeśli jest to faktura VAT, a nabywca rozlicza się z podatku VAT (jest tzw. czynnym podatnikiem VAT), na podstawie faktury może obniżyć wartość podatku należnego fiskusowi o kwotę VAT wskazaną na fakturze. Mówiąc prościej: powstanie faktury powoduje, że sprzedawca ma zapłacić od niej podatki (dochodowy i VAT), a nabywca po swojej stronie może dzięki tej fakturze podatki zmniejszyć (dochodowy i VAT).

Co faktura powinna zawierać?

Aby dokument był fakturą pod względem formalnym, tzn. spełniał wymogi ustawowe i tym samym nie mógł być zakwestionowany przez księgowość czy organy skarbowe, powinien zawierać ściśle określone dane:

• nazwy i adresy obu stron transakcji: sprzedawcy i nabywcy. W przypadku firm są to nazwy, w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności – imiona i nazwiska;
• NIP sprzedawcy i nabywcy;
• datę sprzedaży, datę wystawienia dokumentu (daty te nie muszą być tożsame);
• numer dokumentu (uwaga: sprzedający wystawiając fakturę musi zachować ciągłość numeracji faktur) wraz z określeniem typu faktury, np. „Faktura VAT”;
• nazwę przedmiotu sprzedaży (towaru lub usługi);
• cenę jednostkową netto towaru lub usługi, ilość sprzedanych towarów i usług oraz ich wartość netto;
• stawkę podatku VAT lub różne stawki, jeśli przedmiotem sprzedaży są towary objęte różnymi stawkami VAT;
• sumę wartości netto sprzedaży;
• kwotę wartości podatku VAT;
• wartość całkowitą należności wyrażoną liczbowo oraz słownie.

Obecne przepisy nie narzucają konieczności podpisywania ani umieszczania na nich oznaczeń „oryginał/kopia”. Nie ma też obowiązku umieszczania informacji o terminie płatności i metodzie uregulowania zobowiązania przez nabywcę, choć wskazanie tych danych jest w interesie sprzedawcy.

Archiwizacja faktur

Podatnik zobowiązany jest przechowywać faktury będące dowodami w rozliczeniach podatkowych przez okres pięciu lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności za daną fakturę. Ponadto przepisy mówią, że faktury należy archiwizować w oryginalnej formie (nie wolno ingerować w ich treść czy strukturę plików), w podziale na okresy rozliczeniowe.

Jakie są typy faktur

W obiegu gospodarczym spotyka się kilka typów faktur: faktury VAT, faktury wystawione przez podatników zwolnionych z podatku VAT lub stosujących zerową stawkę, faktury pro forma, faktury zaliczkowe, korygujące, duplikaty, faktury VAT marże. Od listopada 2019 r. w związku z wprowadzeniem obowiązkowego split payment dla niektórych branż w obiegu przybędzie faktur wskazujących konieczność podzielenia płatności na dwa konta – rozliczeniowe VAT oraz konto sprzedawcy.

 Ciekawostki:

• Faktura papierowa nie musi być oznaczona firmową pieczątką.
• Warto korzystać z oprogramowania do wystawiania faktur nie tylko z myślą o wygodzie i efektywnej pracy, ale do celów raportowych. Fiskus ma bowiem prawo zażądać od sprzedawcy raportu w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego Faktura (JPK FA), w którym zawarte są informacje na temat faktur sprzedażowych z danego okresu. Raport taki jest plikiem komputerowym o określonej strukturze. Do jego wygenerowania konieczne jest oprogramowanie.

Podstawa prawna:

Kwestie dotyczące formalnej poprawności faktur ujęte są w ustawie o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r.