Czy nadszedł czas na modernizację Twojej firmy księgowej? Księgowość to konkurencyjny zawód i nie wygląda na to, aby wkrótce się to zmieniło — dlatego Twoja firma musi dokładać starań, aby wyprzedzić rywali.

Sposób reagowania na konkurencję ze strony innych firm księgowych, a także wzrost wymagań klientów ostatecznie zadecyduje o sukcesie lub porażce Twojej firmy w ciągu najbliższych 5–10 lat.

Według badania „The Practice of Now” firmy Sage, w którym zgromadzono opinie od księgowych z całego świata, 40% respondentów uważa, że jest mniej pewna swoich perspektyw w porównaniu z sytuacją sprzed 12 miesięcy. Tylko 28% badanych czuje się pewniej co do swoich perspektyw biznesowych.

Zdecydowana większość księgowych (67%) uważa, że zawód ten jest bardziej konkurencyjny niż kiedykolwiek wcześniej, a tylko 7% ma odmienne zdanie.

Kluczową kwestią jest zadbanie o to, aby biuro rachunkowe było możliwie najbardziej nowoczesne – dlatego warto dokładnie przyjrzeć się metodom prowadzenia działalności oraz dążyć do optymalizacji i ulepszeń. Usługi dla klientów powinny być zawsze w centrum uwagi.

Diagnoza problemu

Skąd jednak możesz wiedzieć, że Twoja firma księgowa wymaga modernizacji? Może w tym pomóc analiza stosowanych rozwiązań technologicznych. W dzisiejszym cyfrowym świecie istnieją niemal nieograniczone możliwości łączenia funkcji i systemów, tak aby stworzyć usługi, które docenią klienci.

Gdzie są przechowywane Twoje dane?

W ciągu ostatnich kilku dekad księgowi budowali rozwiązania branżowe posługując się arkuszami kalkulacyjnymi, ale to podejście staje się coraz bardziej problematyczne – na przykład bardzo rzadko zdarza się, że w jednym arkuszu kalkulacyjnym znajdują się wszystkie dane. Bardziej prawdopodobne jest, że dane znajdują się w wielu arkuszach, a nawet w kilku różnych aplikacjach, które służą do fragmentarycznego zarządzania danymi klientów.

Należy jeszcze uwzględnić kwestie ochrony danych uregulowane przepisami prawnymi, np. przez ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), które stanowi, że prywatność danych powinna być traktowana priorytetowo.

Poza zabezpieczeniem prostym hasłem – jak bezpieczne mogą być arkusze kalkulacyjne? Arkusze są przydatne, jednak nie są już odpowiedzią na wszystkie potrzeby.

Jeśli Twoja firma polega na arkuszach kalkulacyjnych, może to oznaczać, że wydajność działalności biznesowej nie jest optymalna.

Trzy kroki dla modernizacji biura rachunkowego

Krótko mówiąc, dobra firma to taka, w której wszystko jest efektywnie połączone. Jak możesz tego dokonać? Warto poświęcić trochę czasu na analizę metod wykonywania pracy oraz wykorzystywanych technologii. Poniżej opisujemy, jak to zrobić.

1. Należy zrozumieć rolę, jaką odgrywają różne technologie

Przy tak dużej innowacyjności – od oprogramowania w chmurze do sztucznej inteligencji i automatyzacji – łatwo można poczuć się przytłoczonym i zdezorientowanym co do tego, gdzie określone technologie mogą mieć największy wpływ, jednak inwestycja w odpowiedni typ technologii może ostatecznie okazać się niezwykle korzystna dla Twojej firmy.

Dlatego tak ważne jest, aby firma postawiła na edukację – dzięki niej można zrozumieć, co dokładnie umożliwiają różne technologie, jakie korzyści przynoszą i jakie procesy mogą usprawnić.

Imprezy branżowe, takie jak World Congress Of Accountants (Światowy Kongres Księgowych), Accountex, Future of Finance Summit (Szczyt Przyszłości Branży Finansowej w Wielkiej Brytanii), AICPA Engage oraz coroczne konferencja IMA (w Stanach Zjednoczonych) czy odbywający się w Polsce II Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych w pewnej mierze pomagają firmom odkrywać najnowsze produkty i trendy.

Wydarzenia te nie tylko dają możliwość kontaktu z czołowymi innowatorami w branży, ale także ułatwiają dyskusje z innymi księgowymi na temat tego, co się sprawdziło w ich przypadku i jakie błędy popełnili.

2. Skup się na celach biznesowych

W kwestii cyfrowej transformacji po prostu nie istnieje uniwersalne podejście. Zarówno w przypadku wyznaczonych celów długo-, jak i krótkoterminowych, poszczególne firmy będą mieć zróżnicowane luki technologiczne, którymi należy się zająć.

Aby jak najlepiej wykorzystać nakłady inwestycyjne i pomóc firmom przejść do kolejnego etapu dojrzałości cyfrowej, rozwiązania muszą być specjalnie dobrane z myślą o specyficznych potrzebach technologicznych, a także o szerszych celach firmy.

Na przykład firma może chcieć umożliwić swoim księgowym dostęp do danych klientów podczas pracy zdalnej lub odejść od spotkań osobistych na rzecz większego wykorzystania zdalnych wideokonferencji.

Niezależnie od ich charakteru, koncentracja na indywidualnych celach biznesowych (od zwiększania zgodności z przepisami do budowania nowych strumieni przychodów), wyznacza strategię transformacji cyfrowej i pomoże skupić się na właściwych rozwiązaniach.

3. Bądź o krok przed innymi

Nowe technologie starzeją szybciej niż kiedykolwiek wcześniej i tendencja ta prawdopodobnie się utrzyma. W związku z tym należy unikać koncentrowania się na tym, co dzieje się obecnie i starać się bardziej patrzeć w przyszłość.

Może się to wydawać dużym wyzwaniem, ale przygotowanie na przyszłe okoliczności jest kluczowe dla każdej firmy, która chce wyprzedzać konkurencję.

Bardzo duże znaczenie będzie miało prognozowanie kierunku rozwoju technologicznego w przyszłości i jego wpływu na obecne metody pracy.

Równie ważna będzie ocena tego, w jaki sposób przyszłe innowacje mogą być wykorzystane do poprawy obsługi klientów i przewidywania ich przyszłych potrzeb. Ostatecznie wykorzystanie technologii do realizacji potrzeb klientów będzie jednym z najskuteczniejszych sposobów utrzymania konkurencyjności w nadchodzących latach.

Warto jednak pamiętać, że przyjęcie tego wizjonerskiego sposobu myślenia nie może być odpowiedzialnością tylko jednej osoby. Twoja firma powinna zachęcać wszystkich pracowników, aby zawsze patrzyli w przyszłość i nieustannie zastanawiali się, jak wdrożyć bardziej inteligentne i wydajne sposoby pracy. Dzięki temu Twoje biuro będzie operacyjnie przygotowane do zagospodarowania cyfrowych szans i do objęcia przewodnictwa w branży w świecie przyszłości, który bazuje na najnowszych technologiach.

Modernizacja biura rachunkowego – podsumowanie

Jedna rzecz, co do której wszyscy możemy się zgodzić, to fakt, że współczesne firmy z pewnością mają pełne ręce roboty: od budowania marki, która przyciągnie nowe talenty i nowych zleceniodawców, przez likwidowanie braków w umiejętnościach, dotrzymanie kroku największej rewolucji technologicznej, jaką branża księgowa kiedykolwiek widziała, po generowanie godziwych zysków – liczba zadań, które stoją przed księgowymi, jest ogromna!

Jednak kluczową umiejętnością będzie zarządzanie zmianą. Jedyną opcją dla firmy księgowej, która chce się rozwijać i dobrze funkcjonować, jest zaakceptowanie zmiany i uczynienie z niej centralnej funkcji biznesowej, jaką jest również realizacja potrzeb klientów.

Ponadto trzeba zadbać o to, aby wszyscy pracownicy każdego ranka przychodzili do pracy, pamiętając o tym podejściu. Tylko wtedy możemy mieć pewność, że modernizacja jako proces będzie kontynuowana i będzie generować wymierne korzyści.