Na pierwszy rzut oka podnoszenie efektywności i wydajności może wydawać się proste, ale wymagania czasem przekraczają ludzkie możliwości. Stara rada, aby pracować mądrzej, a nie ciężej, ma również ograniczone zastosowanie.

– Działa stare prawo malejących przychodów – mówi Grace Marshall, ninja wydajności w firmie Think Productive zajmującej się coachingiem biznesowym. Marshall jest również wielokrotnie nagradzaną autorką książki 21 Ways To Manage The Stuff That Sucks Up Your Time [21 sposobów zarządzania tym, co pochłania Twój czas].

Aby stworzyć trwałe rozwiązanie, często konieczne jest zbadanie i opracowanie zupełnie nowych sposobów pracy.

Dlaczego poprawa może być tak trudna?

Istnieje kilka często występujących problemów, które powstrzymują ludzi przed wprowadzeniem niezbędnych zmian w podejściu do kwestii wydajności.

Pierwszym z nich jest stwierdzenie przez pracowników wysoko wykwalifikowanych, że wykonują tytaniczną pracę. Powtarzane przez nich wciąż zadania mogą wymagać pewnego poziomu zrozumienia i doświadczenia, dlatego nie chcą powierzać ich innym pracownikom. Jednak poza tym, że prace te pochłaniają czas, nie są one w żaden inny sposób wymagające.

Dla specjalisty ds. finansowych może to być np. manualne doprowadzenie do zgodności transakcji przychodzących z księgą rachunkową. To ważna praca, ale czy do jej wykonania potrzebny jest ktoś o tak wysokim poziomie kwalifikacji i doświadczenia?

Co by się stało, gdyby ten człowiek przestał wykonywać tę pracę i zajął się innymi zadaniami?

Drugi problem polega na tym, że ludzie spędzają cały swój czas na gaszeniu pożarów – zajmują się pilnymi sprawami, które pozbawiają ich czasu na tworzenie trwałych lepszych rozwiązań. Dotyczy to zwłaszcza menedżerów, którzy – mimo że pracują cały dzień – nie wykonują żadnej konkretnej pracy. Firmy odczuwają stagnację, a ich rozwój staje się prawie niemożliwy.

Trzeci problem dotyczy sytuacji, w której ludzie kierują się swoimi przyzwyczajeniami. Procesy i ludzie ulegają „zwapnieniu”, co prowadzi do przekonania, że jeśli coś już działa, to jest to wystarczająco dobre i nie trzeba tego zmieniać.

– Człowiek ma pokusę, żeby trzymać się tego, co zna – mówi Marshall. – Przyzwyczajamy się do działania w trybie skanowania. Jaka jest następna sprawa? Jaki kolejny e-mail pojawia się w mojej skrzynce odbiorczej?

Wprowadzenie automatyzacji

Wykorzystanie technologii do automatyzacji zadań może pomóc w rozwiązaniu problemów przedstawionych powyżej. – Jeżeli mniej osób będzie zajmowało się czynnościami, które mogą wykonać maszyny, to będziemy mogli uwolnić naszą zdolność do kreatywnego i bardziej strategicznego myślenia, lepszego rozwiązywania problemów i budowania relacji – wyjaśnia Marshall.

Korzyści z automatyzacji

Jakie zdanie na temat strategii inteligentnej automatyzacji oraz jej wpływu na pracowników mają przedstawiciele kadr kierowniczych? Aby poznać odpowiedzi, firma Deloitte przeprowadziła badanie, w którym wzięło udział 523 dyrektorów firm reprezentujących różne branże z 26 krajów Afryki, obu Ameryk, Azji i Europy (w tym 57 firm z Polski), których łączny roczny obrót wynosił 2,7 miliarda USD.

Rynek technologii, takich jak Robotyzacja Procesów Biznesowych (Robotic Process Automation, RPA), rośnie w tempie 20% rocznie i prawdopodobnie osiągnie wartość 5 miliardów USD do 2024 r. Potwierdzają to wyniki badania wskazujące, że od 2018 r. liczba organizacji, które zwiększyły skalę wdrożenia automatyzacji, podwoiła się. Osiem procent respondentów wskazało, że w ich firmach wprowadzono ponad 50 automatycznych rozwiązań. Jednak osiągnięcie korzyści skali pozostaje wyzwaniem, a główną przeszkodą jest rozdrobnienie procesów.

Kadry zarządzające oczekują, że w ciągu najbliższych trzech lat inteligentna automatyzacja zwiększy wydajność personelu o 27%. W przeliczeniu, taki wzrost oznacza pracę, którą mogłoby wykonać 2,4 miliona dodatkowych pełnoetatowych pracowników w zakładach 523 firm, które uczestniczyły w badaniu. Zmiany te stworzą wielkie możliwości dla firm nie tylko w zakresie zwiększenia wydajności, ale również w kwestii nadania pracy nowego wymiaru – stanowiska i role pracowników będą się zmieniać, a ich praca zyska na znaczeniu. Jednocześnie, jak pokazują wyniki badania, 44% organizacji jeszcze nie zastanawiało się, w jaki sposób strategie automatyzacji wpłyną na pracowników, a 60% nie sprawdziło, czy inteligentna automatyzacja będzie wymagała przekwalifikowania personelu.

Być może automatyzacja uwalnia potencjał wykwalifikowanych pracowników wykonujących powtarzalną pracę? Oszczędzają oni czas, który mogą wykorzystać na inną aktywność. – Chodzi o to, aby wykorzystać automatyzację do usprawnienia naszego myślenia, a nie do tego, by je zastąpiła – wyjaśnia Marshall. Specjalista ds. finansów, który automatyzuje powtarzające się zadania, odkrywa, że ma więcej czasu na to, aby wejść w rolę doradcy. Jego codzienna praca przynosi korzyści, kariera rozwija się, a firma dobrze prosperuje.

Co więcej, po zastosowaniu automatyzacji cały dział finansowy przechodzi transformację od swojej czysto responsywnej orientacji wewnętrznej do orientacji zewnętrznej i aktywnego zaangażowania się w firmę, zanim będzie ona tego wymagała. Pracownicy czują się szczęśliwsi i bardziej spełnieni, a to przekłada się na realną wartość w postaci niższych kosztów rekrutacji i zmniejszenia dezorganizacji w firmie.

Wprowadzanie automatyzacji w Twojej firmie

Automatyzacja zaczyna się od mądrego wyboru oprogramowania komputerowego. Obszarów, w których może ona pomóc, z dnia na dzień jest coraz więcej, ale wymieniono tutaj kilka kluczowych, w których firmy funkcjonują teraz wydajniej i efektywniej dzięki automatyzacji.

Lepsze płatności 

Doświadczasz negatywnych skutków opóźnień w płatnościach? Zastanów się nad zastosowaniem automatycznego systemu płatności faktur lub e-faktur w ramach swojego oprogramowania księgowego. Usprawni on przepływ środków pieniężnych i wyeliminuje przeszkody, które uniemożliwiają terminowe wpływy płatności. Przyjmowanie płatności może być zautomatyzowane poprzez takie usługi, jak Stripe lub PayPal. Ułatwiając klientom płatności, oszczędzasz czas na ich egzekwowanie.

Rekrutacja

Aby zmniejszyć obciążenie związane z selekcją tysięcy życiorysów, inteligentne oprogramowanie do rekrutacji uwzględnia wymagania związane z danym stanowiskiem i wykorzystuje informacje dotyczące zatrudnienia w celu filtrowania kandydatów oraz ich szeregowania według stopnia dopasowania do określonej funkcji. Zautomatyzowane oprogramowanie może być również ustawione w taki sposób, aby usuwać podświadome uprzedzenia i wysyłać do kandydatów automatyczne odpowiedzi informujące ich o procesie rekrutacyjnym.

Zgodność z przepisami

Wymogi nakładane na firmy przez prawodawstwo mogą być ogromne, ale z pomocą przychodzi automatyzacja. Oprogramowanie będzie znało dokładne wymagania i zapewni poprawność Twoich danych dla celów określonych w przepisach. Przykładem może być wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Pięć kroków do większej efektywności i wydajności

Automatyzacja to dobry punkt wyjścia do poprawy wydajności. Poniżej znajdziesz pięć propozycji, dzięki którym Twój zespół zyska więcej czasu na realizację zadań podnoszących wartość Twojej firmy.

1.Pożegnaj się z manualnym wprowadzaniem danych

Ręczne wprowadzanie danych bywa bardzo czasochłonne, ale nie musi tak być. Dzięki automatyzacji zadań związanych z manualnym wprowadzaniem danych uwolnisz się od ciężkiej pracy i zyskasz kontrolę nad swoimi procesami.

Począwszy od wyciągów bankowych i wydatków pracowniczych po faktury sprzedaży, wykorzystanie automatyzacji do wprowadzania danych zaoszczędzi czas Twoim pracownikom. Eliminuje ona również wprowadzanie błędnych danych, które spowalniają działalność Twojej firmy i mogą mieć dla niej poważne skutki.

2. Korzystaj z inteligentnych kanałów i zasad bankowych

Zamiast spędzać godziny na ręcznym wprowadzaniu danych z rachunków do oprogramowania, skorzystaj z inteligentnych kanałów i zasad bankowych, które sprawią, że już nigdy więcej nie trzeba będzie wprowadzać samodzielnie płatności lub rachunków. Dzięki automatyzacji Twoje transakcje będą bezpiecznie wpływały na Twoje konta. Jedyne, co musisz zrobić, to potwierdzić, co chcesz opublikować. Nie tylko zaoszczędzisz w ten sposób czas, lecz także będziesz mieć pod ręką dokładne dane umożliwiające przygotowanie szczegółowego raportu.

3. Łatwo ściągaj płatności

Automatyzując proces płatności, zapewniasz swoim klientom święty spokój. Umożliwienie im płacenia w bezpieczny sposób online, przez telefon lub osobiście buduje zaufanie. Korzystanie z oprogramowania oznacza natomiast, że dane liczbowe są obliczane automatycznie. Pozwala Ci to zaoszczędzić czas na poszukiwanie nowych klientów i podnoszenie zadowolenia wśród Twoich obecnych usługobiorców.

4. Zwiększ szansę na terminowe otrzymanie zapłaty

Korzystanie z oprogramowania do tworzenia profesjonalnych faktur i wysyłanie ich do klientów pozwoli zaoszczędzić Twojej firmie czas. Pobieranie płatności od klientów już nie musi być tak czasochłonne, ponieważ możesz nie tylko zautomatyzować ten proces, dodając do faktur przyciski płatności „zapłać teraz”, lecz także umożliwić swojej firmie szybsze otrzymanie zapłaty.

5. Bądź na bieżąco ze swoimi zapasami

Posiadanie przez Twoją firmę odpowiedniego poziomu zapasów jest ważne zarówno dla Twoich klientów, jak i dla Twoich przepływów pieniężnych. Automatyzując procesy inwentaryzacyjne, możesz śledzić sprzedane produkty i określać, kiedy zapasy są niskie lub nie są zrobione właściwie (i dlatego nie ma potrzeby ich zwiększania). Zastosowanie automatyzacji i odpowiednich procesów pomoże Twojej firmie jak najszybciej dostarczyć produkty do klientów, dając poczucie bezpieczeństwa Twojemu zespołowi i osobom kupującym.