search icon

Fundacja ŚM

Usprawnienie księgowości w Fundacji Świętego Mikołaja dzięki Sage Symfonia ERP

Oszczędność czasu, zmniejszenie liczby błędów, poprawa jakości danych finansowych oraz wygodniejsze raportów zarządczych – to tylko kilka korzyści, jakie osiągnęła Fundacja Świętego Mikołaja dzięki wdrożeniu systemu Sage Symfonia ERP.


Branża

Organizacja pozarządowa

Lokalizacja

Warszawa

Rozwiązanie

Sage Symfonia ERP Finanse i Księgowość, Handel, Kadry i Płace, Business Intelligence

Charakterystyka organizacji

Fundacja Świętego Mikołaja działa od 1998 roku. Przez wiele lat zajmowała się organizacją kampanii społecznych, do dziś zrealizowano ich kilkadziesiąt. Obejmowała wsparciem domy samotnej matki, hospicja dla dzieci i rodzinne domy dziecka. Dzisiaj pomaga m.in. dzieciom z syryjskiego Aleppo i ukraińskiego Mariupola. Obecnie najważniejsze projekty to Stypendia św. Mikołaja i Akademia Liderów. Fundacja prowadzi działalność naukową, wydawniczą i kulturalną.

Wyzwanie

Sprostanie wymogom raportowym specyficznym dla organizacji non-profit

Dział księgowy fundacji pracował na tzw. drzewkowym planie kont, który ze względu na wymagania raportowe był bardzo rozbudowany i uniemożliwiał sprawne zarządzanie. System księgowy nie spełniał oczekiwań raportowych. Wydobywanie danych i przygotowywanie raportów do celów zarządczych lub sprawozdawczych było pracochłonne, a opisywanie dokumentów czasochłonne. Generowało to sporą liczbę błędów, co skutkowało koniecznością mozolnych uzgodnień, zwłaszcza przy zamykaniu roku finansowego. Fundacja nie widziała kosztów wielowymiarowo, co wynikało z ograniczonej możliwości rozbudowy drzewka planu kont.

Najważniejsza potrzebą fundacji jest wywiązywanie się z obowiązków sprawozdawczych i transparentne rozliczanie się z powierzonych jej pieniędzy.

Rozwiązanie

Wdrożenie nowego systemu finansowo-księgowego od Sage

Fundacja podjęła decyzję o zmianie całego modelu finansowo-księgowego. Po analizie rynku, we współpracy z biurem rachunkowym zdecydowano się na wybór oprogramowania od Sage Polska: Sage Symfonia ERP z modułem Business Intelligence.

Zdecydowano się na wdrożenie kilkuetapowe z dużym udziałem biura rachunkowego, które używało już wcześniej produktów firmy Sage. Obecnie Fundacja Świętego Mikołaja używa samodzielnie modułu Handel. W zakresie modułów Finanse i Księgowość, Kadry i Płace i Business Intelligence, Fundacja korzysta z pomocy biura rachunkowego. Docelowo wszystkie moduły, poza Finansami i Księgowością, mają być zainstalowane w fundacji i będą użytkowane przez jej pracowników.

Wynik

Przejście na system Sage Symfonia ERP niezwykle usprawniło pracę zespołu. Takie funkcjonalności, jak możliwość importu danych z wyciągów bankowych do systemu księgowego czy możliwość eksportu danych do Excela w sposób umożliwiający ich łatwą analizę okazały się przełomowe. Usprawniono procesy księgowe, znacząco zredukowano liczbę błędów, pracownicy zyskali więcej czasu na wykonywanie innych zadań.

Obecnie fundacji znacznie łatwiej jest wywiązywać się z obowiązków sprawozdawczych i transparentnego rozliczania się.

Sage Symfonia ERP wraz z modułem Business Intelligence daje fundacji możliwość analizy danych w różnych konfiguracjach i w różnych wymiarach (po projekcie, po źródle finansowania, po celu raportowym, po rodzaju kosztu), z możliwością zejścia na poziom transakcji. Wielowymiarowość umożliwia wszechstronną analizę danych, np. ile pieniędzy fundacja wydaje na poszczególne projekty, z jakich konkretnych źródeł są finansowane, jak wygląda struktura kosztów w projektach.

Oszczędność czasu. Mniej błędów. Lepsze dane. Wygodniejsze raporty zarządcze. Szybsza sprawozdawczość. Wykonujemy mniejszą liczbę czynności mechanicznych, zredukowaliśmy liczbę błędów w księgowaniach. Możemy szybciej odpowiadać na pytania klientów wewnętrznych i zewnętrznych, np. ile zostało nam pieniędzy na dany projekt, ile wydaliśmy już środków z określonego źródła – z danej dotacji czy od konkretnego ofiarodawcy. Mamy szybszy dostęp do informacji zarządczej na temat stanu naszych finansów. Wiemy, na czym stoimy.

Joanna Paciorek

Wiceprezes Fundacji

Sprawdź inne Case Studies

Chcesz wiedzieć więcej na temat naszych klientów? Przeczytaj nasze pozostałe Case Studies.