search icon

Grupa Volkswagen

Elektroniczna wymiana dokumentów i całkowite przejście na elektroniczny obieg faktur w Grupie Volkswagen pozwoliło radykalnie skrócić czas dostarczenia i weryfikacji dokumentów wychodzących z autoryzowanych serwisów do VW Leasing. 

Branża

Motoryzacja

Lokalizacja

Polska

Charakterystyka marki

Volkswagen Leasing GmbH Oddział w Polsce jest częścią międzynarodowego koncernu Volkswagen Financial Services AG (VWFS). W ramach działalności w Polsce Volkswagen Leasing oferuje usługi leasingu oraz finansowania i zarządzania flotą dla klientów korporacyjnych oraz średnich i małych przedsiębiorstw. Oprócz finansowania zakupu samochodów z Grupy Volkswagen firma oferuje pełną obsługę flot pojazdów, w tym także ich serwis.

Wyzwanie

Szybka i sprawna obsługa tysięcy faktur i innych dokumentów finansowych. 

Według danych Związku Polskiego Leasingu, tylko w I kwartale 2016 r. sfinansował zakup 5349 pojazdów (w tym 4929 samochodów osobowych i 420 ciężarowych). Podpisano kilkadziesiąt tysięcy umów na świadczenie takich usług. W owym czasie tylko ok. 10% dealerów z Grupy Volkswagen (VGP) stosowało w rozliczeniach z VWL fakturę elektroniczną. Zdecydowano się na całkowite przejście na elektroniczny model rozliczeń. 

 

Rozwiązanie

System do elektronicznej wymiany faktur według standardu Sage

Wszystkim zakładom sieci dealerskiej VW/AUDI/ŠKODA/SEAT, z którymi Volkswagen Leasing współpracuje, udostępniono system AutoTeam VWL. Jego producentem jest firma SoftVig. System jest wspólną platformą służącą do wymiany informacji o kontraktach, samochodach, kosztorysach, autoryzacjach i fakturach między VWL i autoryzowanymi serwisami Grupy Volkswagen.

Do sprawnego, szybkiego i bezpiecznego przekazywania faktur pomiędzy dealerami z Grupy Volkswagen a VW Leasing wykorzystywany jest serwis Sage miedzyfirmami.pl. Wysłana od dealera e-faktura trafia za pośrednictwem serwisu bezpośrednio na konto VW Leasing.

Wynik

Z systemu AutoTeam VWL korzysta ponad 230 autoryzowanych serwisów VGP, a 21 z nich używa w rozliczeniach e-faktur. Faktury są przesyłane online za pośrednictwem serwisu miedzyfirmami.pl, który jest zintegrowany z oprogramowaniem finansowo-księgowym Sage, co zapewnia pełną integrację procesów biznesowych od momentu wystawienia faktury, poprzez jej wysłanie, odebranie, akceptację, zadekretowanie, aż po zaksięgowanie po stronie odbiorcy. Jest to korzystne dla wielu dealerów, którzy pracują na oprogramowaniu Sage Symfonia.

Zastosowanie systemu do elektronicznej wymiany faktur spowodowało znaczące oszczędności czasu specjalistów zajmujących się księgowością w firmie; ograniczenie konieczności ręcznego przepisywania danych finansowych z faktur papierowych do systemu finansowo-księgowego oraz znaczący spadek pomyłek spowodowanych manualnym wprowadzaniem danych finansowych.

„Tradycyjne, papierowe fakturowanie przy tak dużej skali działalności opóźnia proces ich obiegu, a także realizację płatności. Dlatego wprowadzono elektroniczne faktury według standardu firmy Sage, a do wysyłki i obsługi faktur wykorzystano należący także do Sage portal miedzyfirmami.pl. Pozwala to znacznie skrócić czas dostarczenia i weryfikacji dokumentów wychodzących z autoryzowanych serwisów do VW Leasing” 

Daniel Trzaskowski
Dyrektor Sprzedaży Flotowej Volkswagen Financial Services

Sprawdź inne Case Studies

Chcesz wiedzieć więcej na temat naszych klientów? Przeczytaj nasze pozostałe Case Studies.