search icon
E-Pracownik


Sage e-Pracownik

Rozszerzenie programu Sage Symfonia Kadry i Płace usprawniające pracę działu HR i kadr

Sage e-Pracownik

to rozszerzenie do programu Sage Symfonia Kadry i Płace wspierające zarządzanie pracownikami i wymianę informacji pomiędzy nimi. Rozwiązanie jest stworzone i stale rozwijane we współpracy z naszym wieloletnim partnerem biznesowym – firmą Light ERP Sp. z o.o.

Nowoczesny design

Na komputery, tablety i smartfony

Obsługa pięciu języków

Integracja z Sage Symfonia Kadry
i Płace

Self-service dla pracowników
i kierowników

Współpraca z RCP

Dostęp online do danych kadrowo-płacowych

Bezpieczeństwo i szybkość działania

Co zyskujesz rozszerzając program kadrowo-płacowy o Sage e-Pracownika?

Dzięki rozszerzeniu Sage e-Pracownik wszyscy pracownicy i współpracownicy mogą online wykonać wiele czynności, które dotychczas wymagały kontaktu z przełożonym lub specjalistą ds. kadr i płac. Z Sage e-Pracownik Twoi pracownicy z łatwością złożą wniosek o urlop, delegację, zaktualizują numer rachunku bankowego lub wygodnie dokonają zgłoszenia współmałżonka do ubezpieczenia zdrowotnego. Te i wiele innych czynności będą obsłużone szybciej niż w tradycyjnej formie, bez konieczności wykonywania zbędnych wydruków.

Korzyści, które Twoja organizacja zyskuje dzięki rozbudowie Sage Symfonia Kadry i Płace o rozszerzenie Sage e-Pracownik:

  • dostęp pracowników do danych online, w dowolnym momencie, z dowolnego urządzenia, dzięki czemu kierują mniej pytań do działu kadrowego, np. o saldo swojego urlopu
  • dostęp online przez kierowników do niezbędnych informacji o pracownikach, planowania ich pracy, akceptowania oraz składania wniosków elektronicznie
  • wybrane dane pracownicy mogą zmieniać samodzielnie oraz składać elektroniczne wnioski i oświadczenia skutkujące zmianą danych w programie Sage Symfonia Kadry i Płace – mniej czasu spędzasz na wprowadzaniu danych i redukujesz ryzyko pomyłki
  • wybrane procesy firmowe są ewidencjonowane elektronicznie – nic się nie może zgubić i zawsze masz możliwość sprawdzenia statusu danej sprawy
  • nieobecności oraz czas pracy obsługiwane w Sage e-Pracowniku, w tym harmonogram czasu pracy oraz urlopy, są automatycznie przenoszone do kalendarzy pracowników w programie Sage Symfonia Kadry i Płace
  • szybko, bezpiecznie i na czas możesz opublikować w Sage e-Pracowniku dokumenty ważne dla pracowników, np. paski wynagrodzeń i deklaracje PIT-11 oraz w dowolnym momencie sprawdzić, kto i kiedy się zapoznał ze swoimi dokumentami!
  • procesy firmowe wymagające zgody przełożonych mogą być obsługiwane w całości w Sage e-Pracowniku, z zachowaniem zasad akceptacji i struktury organizacyjnej Twojej firmy – szybciej i sprawniej!
 
Woman ePracowink

Posiadasz Sage
Symfonię Kadry i Płace?
Zobacz, co możesz zyskać dzięki rozszerzeniu
Sage e-Pracownik

  • elektroniczny obieg wniosków urlopowych
  • pulpity pracownicze i kierownicze
  • harmonogramowanie czasu pracy i RCP
  • elektroniczną dystrybucję pasków płacowych
    i PIT-11
 

Kluczowe procesy, które obsłużysz za pomocą Sage e-Pracownika

Przenieś obsługę wniosków urlopowych do Sage e-Pracownik i pozwól pracownikom, kierownikom i specjalistom ds. kadr i płac oszczędzać czas.

Elektroniczny proces akceptacji

Pracownik w kalendarzu wskazuje typ urlopu, a następnie datę, kiedy chciałby go wykorzystać. Jego przełożony (lub przełożeni) akceptuje lub odrzuca wniosek, o czym pracownik jest natychmiast informowany. Ostateczna informacja o urlopie automatycznie trafia do kalendarza pracownika w systemie Sage Symfonia Kadry i Płace, gdzie specjalista dokonuje rozliczenia nieobecności.

Pełny dostęp do informacji

Każdy pracownik firmy może w dowolnym momencie sprawdzić swoje saldo urlopowe oraz aktywne i przeszłe wnioski urlopowe. Każdy z wniosków zawiera pełne informacje o procesie akceptacji – kiedy i przez kogo zostały złożone, kto i kiedy je zaakceptował albo odrzucił (z podaniem powodu danej decyzji).

Zastępstwa

Podczas składania wniosku pracownik może wskazać, kto będzie go zastępował podczas nieobecności. Podczas akceptacji wniosku kierownik ma wgląd w pełną informację o dostępności osób z jego zespołu w trakcie planowanej nieobecności, co pomaga podjąć właściwą decyzję.

Obsługiwane rodzaje urlopów

Oprócz urlopu wypoczynkowego standardowo w Sage e-Pracowniku obsłużysz także urlopy na żądanie, z powodu opieki nad dzieckiem do 14. roku życia (w godzinach i dniach), okolicznościowe i wnioski o pracę zdalną Możesz także skonfigurować własne, właściwe dla Twojej organizacji typy nieobecności.

Więcej procesów realizowanych bezpośrednio przez pracowników w formie samoobsługowej (self-service) przez przeglądarkę internetową to nie tylko większa wygoda, ale też mniej błędów podczas przepisywania danych z papierowych dokumentów do Sage Symfonia Kadry i Płace. To znaczna oszczędność czasu pracowników oraz specjalistów ds. kadr i płac. Dodatkową korzyścią cyfryzacji takich procesów jest pełna ewidencja wszelkich zakończonych pomyślnie (i niepomyślnie) spraw i wszelkich informacji zarejestrowanych podczas ich przetwarzania.

Wgląd we własne dane i ich aktualizacja

Możesz udostępnić pracownikom dostęp do wybranych własnych danych ewidencjonowanych w programie Sage Symfonia Kadry i Płace oraz udostępnić możliwość wnioskowania o ich zmianę. Dzięki temu pracownicy będą mogli na przykład zweryfikować swoje adresy korespondencyjne i wprowadzić w nich zmiany, które po zatwierdzeniu automatycznie przeniosą się do kartoteki danych osobowych w programie kadrowo-płacowym. Możesz wykorzystać dowolne pola już dostępne w module Sage Symfonia Kadry i Płace lub dodać nowe pozycje, np. potrzebne dla realizacji zadań w poszczególnych zespołach.

Wnioski pracownicze

Oprócz obsługi nieobecności w Sage e-Pracowniku możesz stworzyć zbiór wniosków, oświadczeń czy poleceń, które będą dostępne dla pracowników i kierowników. Mogą one dotyczyć zarówno procesów związanych z HR (np. zgłoszeniem członka rodziny do ubezpieczeń), jak i innymi procesami firmowymi (np. zamówieniem wewnętrznym czy zleceniem wykonania konkretnej pracy).

W ramach self-service:

  • skonfigurujesz dowolną ścieżkę akceptacji/powiadamiania we wnioskach
  • przeniesiesz wybrane wprowadzone przez pracownika/kierownika dane do programu Sage Symfonia Kadry i Płace
  • dodasz opcjonalne wydruki
  • przekażesz załączniki.

Pozwól kierownikom planować czas pracy swoich zespołów przez przeglądarkę internetową, a pracownikom na sprawdzanie ich grafików bezpośrednio na smartfonie.

Harmonogramowanie

Podczas planowania kierownik może określić kalendarz pracy dla członków swojego zespołu, wykorzystując wzorce dni z programu Sage Symfonia Kadry i Płace oraz wprowadzać w nich zmiany. Możliwe jest zarządzanie zarówno dniami wolnymi i roboczymi, jak i określanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Harmonogram można stworzyć dla zwykłego, zadaniowego i równoważnego czasu pracy, zarówno dla pełnych jak i niepełnych wymiarów czasu pracy. Opcjonalnie można także planować pracę zleceniobiorcom i współpracownikom, z którymi firma nie zawarła umowy o pracę.
Proces harmonogramowania alternatywnie można przeprowadzić poza systemem i wczytać do niego gotowy arkusz kalkulacyjny MS Excel zawierający harmonogramy.

Integracja

Wszystkie wprowadzone podczas harmonogramowania dane są automatycznie przenoszone do modułu Sage Symfonia Kadry i Płace. Dzięki temu zanika ryzyko wprowadzenia błędnych danych do systemu, a specjalista ds. kadr i płac zyskuje więcej czasu na wykonywanie bardziej kreatywnych zadań. Wszystkie dane o czasie pracy mają wpływ na zgodne z prawem wyliczenia – np. wynagrodzenie godzinowe czy wykorzystane urlopy.

Dzięki elektronicznej rejestracji czasu pracy osiągasz najwyższy stopień precyzji wyliczeń związanych z przepracowanym czasem.

Potwierdzanie godzin wejścia/wyjścia z pracy

Pracownicy potwierdzają godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy bezpośrednio w systemie, na swoich komputerach lub telefonach komórkowych. Po weryfikacji przez kierownika zapisy przenoszone są do systemu Sage Symfonia Kadry i Płace w celu rozliczenia.

Elektroniczna lista obecności

System umożliwia wgląd w listę obecności na podstawie kliknięć o rozpoczęciu oraz zakończeniu pracy lub informację o zaplanowanej wcześniej nieobecności danego dnia.

Integracja z systemami RCP

Sage e-Pracownik może być także połączony z popularnymi systemami rejestracji czasu pracy dostępnymi na rynku. Zapisy godzin wejścia/wyjścia z pracy oraz przerw są wtedy przenoszone i oznaczane w Sage e-Pracowniku, gdzie mogą być weryfikowane i korygowane przez kierownika, a następnie automatycznie przeniesione do programu Sage Symfonia Kadry i Płace w celu rozliczenia wynagrodzenia. Sage e-Pracownik współpracuje z systemami:

Możliwe jest indywidualne przygotowanie integratora łączącego się z innymi systemami.

Wygodnie i szybko obsłużysz w formie elektronicznej delegacje krajowe i zagraniczne. Największe korzyści dostrzegą ci, którzy pracują głownie w terenie i mają niewiele okazji do dostarczenia drukowanych lub uzupełnionych ręcznie dokumentów do biura. Pracodawca zyskuje większe możliwości akceptacji wyjazdów służbowych, kontroli kosztów oraz dodatkową oszczędność czasu pracy pracowników.

Delegacje krajowe umożliwiają:

  • akceptację wyjazdu służbowego oraz rozliczenia przez kierownika oraz inne osoby wskazane w procesie akceptacji (np. księgowość)
  • rozliczenie diet za posiłki i noclegi; kwoty wyliczane są automatycznie
  • rozliczenie kilometrówki i/lub opłat za korzystanie ze środków transportu
  • rozliczenie dodatkowych dokumentów (wraz z przekazaniem załączników, np. skanów faktur)
  • automatyczną aktualizację kalendarza w programie Sage Symfonia Kadry i Płace (w zdarzeniu Delegacja)
  • automatyczne przekazanie rozdzielnika księgowego do systemu księgowego Sage (zapis w buforze)
  • wydruk zaakceptowanego polecenia wyjazdu służbowego oraz rozliczenia.

Delegacje zagraniczne umożliwiają:

  • wszystkie funkcjonalności dostępne w delegacji krajowej, a dodatkowo:
  • przeliczanie diety z uwzględnieniem przekroczenia granic państw
    przeliczanie kosztów poniesionych w walucie obcej uwzględniając średnie kursy walut z NBP pobierane automatycznie.

Gdy Twoi pracownicy szczegółowo raportują czas pracy na realizowane projekty, masz lepszy wgląd w faktyczną strukturę kosztów prowadzonej działalności i możesz podejmować decyzje biznesowe na podstawie dokładniejszych danych.

Po wykonaniu zadania lub w jego trakcie pracownicy korzystający z systemu oznaczają ile czasu i w jakich godzinach pracowali nad konkretnym zadaniem z precyzją nawet do jednej minuty. Dane te przenoszone są następnie do programu kadrowo-płacowego, gdzie mogą być wykorzystane do przygotowania szczegółowych raportów z czasu pracy na projektach. Innym sposobem wykorzystania tych informacji jest przygotowanie adekwatnego dokumentu księgowego, uwzględniającego dokładną wartość wynagrodzenia i narzutów pracodawcy poniesionych w związku z konkretnymi zadaniami i zapisanie tego dokumentu w buforze systemu finansowo-księgowego Sage. Rozwiązanie każdorazowo wymaga wdrożenia.

Ważne dla pracowników dokumenty możesz publikować bezpośrednio w witrynie Sage e-Pracownika, na kontach poszczególnych osób. Po przygotowaniu dokumentów w programie Sage Symfonia Kadry i Płace gotowe pliki PDF z paskami wynagrodzeń lub PIT-11 można masowo wczytać do portalu i udostępnić pracownikom. Dla każdego z dokumentów rejestrowana jest informacja o tym, że pracownik dokument otrzymał i otworzył.
Pracownicy mają możliwość pobierania tych dokumentów.
Pracownicy i kierownicy mają dostęp do struktury organizacyjnej firmy zawierającej wszystkich współpracowników. W dowolnym momencie mogą sprawdzić ważne informacje o innych osobach zgodnie ze swoimi uprawnieniami – np. szybko ustalić jaki telefon służbowy czy e-mail ma kolega z innego oddziału.
 

Bezpieczeństwo

Sage e-Pracownik może być uruchomiony zarówno na serwerach Windows w Twojej firmie, jak i w chmurze. Witryna systemu dostępna jest całodobowo, bez ograniczeń czasowych, z każdego miejsca, a aktualizacja danych pomiędzy Sage e-Pracownikiem a Sage Symfonią Kadry i Płace następuje niemal natychmiast. Pracownicy, korzystając z systemu, mogą użyć dowolnego urządzenia wyposażonego w przeglądarkę internetową – komputera, smartfonu czy tabletu. Oprócz standardowych metod logowania opcjonalnie możliwa jest także integracja z firmową domeną Windows oraz wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń. Cała komunikacja pomiędzy użytkownikiem a serwerem jest szyfrowana bezpiecznym protokołem SSL.

Wielojęzyczność


Sage e-Pracownik w standardzie obsługuje następujące języki: polski, angielski, niemiecki, rosyjski, ukraiński. Każdy z użytkowników może wybrać preferowany język. Jeżeli potrzebujesz obsługi w innym języku – nasi specjaliści przygotują odpowiednią funkcjonalność.

Grupy spółek zależnych

Jeżeli pracujesz w ramach organizacji zrzeszającej grupy spółek powiązanych ze sobą, masz do dyspozycji specjalne sposoby konfiguracji Sage e-Pracownika. Specjaliści i kierownicy pracujący w kilku firmach należących do grupy mogą łatwo przełączać się między nimi. Wystarczy też, aby pracownik zatrudniony w kilku firmach złożył pojedynczy wniosek o urlop, aby informacja ta zarejestrowana została we wszystkich spółkach, dla których pracuje.

Biura rachunkowe


Wiele biur rachunkowych docenia Sage e-Pracownika jako wygodne narzędzie usprawniające ich pracę, a klientom biur umożliwiające nowe lepsze metody pracy. Pracownicy firmy klienta uzyskują bezpośredni dostęp do systemu, a wprowadzone przez nich zmiany przenoszone są do obsługiwanych w biurze baz danych systemu Sage Symfonia Kadry i Płace. Zmniejsza to czas od momentu wystąpienia zdarzeń biznesowych (np. wystąpienia nadgodzin czy złożenia wniosku do urlop) do momentu przetworzenia tej informacji przez specjalistę w biurze rachunkowym. Zmniejsza się także ryzyko błędu w przekazywaniu i ręcznym przenoszeniu informacji, a dane przekazywane są w bezpieczny sposób zawsze zaszyfrowanym kanałem.

Nowoczesny Design


Nowoczesny interfejs systemu tworzony jest w technologii wspieranej i rozwijanej przez Google – Angular & Material Design. Główna witryna systemu automatycznie dostosowuje się do dowolnego rozmiaru wyświetlacza – od najmniejszych do największych – i zawsze jest równie wygodna w użyciu i atrakcyjna wizualnie, niezależnie od tego, czy pracujesz na komputerze stacjonarnym, laptopie, tablecie czy smartfonie. Komponenty bazodanowe wykorzystują ceniony i stosowany także w głównych modułach innych programów oferowanych przez Sage silnik Microsoft SQL Server. Komponenty wymiany danych przez API oraz sama aplikacja Sage e-Pracownik bazują na technologii Microsoft .NET, a wszelka komunikacja systemu szyfrowana jest przy użyciu protokołu SSL.

SQL Server Core NetMail LogoA-Logo

Rozbuduj swój system kadrowy Sage Symfonia Kadry i Płace o Sage e-Pracownika i zyskaj:

Wygodę i bezpieczeństwo pracy

Intuicyjne, szybko i bezpiecznie obsłużysz najważniejsze procesy kadrowe

Oszczędności finansowe

Sterty papierowych dokumentów przekształcisz w cyfrowe, dzięki czemu zmniejszysz koszty ich przygotowania i przechowywania

Automatyzację procesów kadrowych

Dzięki zapewnieniu ciągłości działań i zadbaniu o automatyczne przekazanie właściwych danych do systemu kadrowego

Zarządzanie informacją w jednym systemie

Dzięki pełnej integracji z Sage Symfonia Kadry i Płace w pełni zarządzisz wszystkimi informacjami kadrowymi w jednym systemie