Dzięki rozszerzeniu Sage e-Pracownik wszyscy pracownicy i współpracownicy mogą online wykonać wiele czynności, które dotychczas wymagały kontaktu z przełożonym lub specjalistą ds. kadr i płac. Z Sage e-Pracownik Twoi pracownicy z łatwością złożą wniosek o urlop, delegację, zaktualizują numer rachunku bankowego lub wygodnie dokonają zgłoszenia współmałżonka do ubezpieczenia zdrowotnego. Te i wiele innych czynności będą obsłużone szybciej niż w tradycyjnej formie, bez konieczności wykonywania zbędnych wydruków.
Korzyści, które Twoja organizacja zyskuje dzięki rozbudowie Sage Symfonia Kadry i Płace o rozszerzenie Sage e-Pracownik:
Przenieś obsługę wniosków urlopowych do Sage e-Pracownik i pozwól pracownikom, kierownikom i specjalistom ds. kadr i płac oszczędzać czas.
Elektroniczny proces akceptacji
Pracownik w kalendarzu wskazuje typ urlopu, a następnie datę, kiedy chciałby go wykorzystać. Jego przełożony (lub przełożeni) akceptuje lub odrzuca wniosek, o czym pracownik jest natychmiast informowany. Ostateczna informacja o urlopie automatycznie trafia do kalendarza pracownika w systemie Sage Symfonia Kadry i Płace, gdzie specjalista dokonuje rozliczenia nieobecności.
Pełny dostęp do informacji
Każdy pracownik firmy może w dowolnym momencie sprawdzić swoje saldo urlopowe oraz aktywne i przeszłe wnioski urlopowe. Każdy z wniosków zawiera pełne informacje o procesie akceptacji – kiedy i przez kogo zostały złożone, kto i kiedy je zaakceptował albo odrzucił (z podaniem powodu danej decyzji).
Zastępstwa
Podczas składania wniosku pracownik może wskazać, kto będzie go zastępował podczas nieobecności. Podczas akceptacji wniosku kierownik ma wgląd w pełną informację o dostępności osób z jego zespołu w trakcie planowanej nieobecności, co pomaga podjąć właściwą decyzję.
Obsługiwane rodzaje urlopów
Oprócz urlopu wypoczynkowego standardowo w Sage e-Pracowniku obsłużysz także urlopy na żądanie, z powodu opieki nad dzieckiem do 14. roku życia (w godzinach i dniach), okolicznościowe i wnioski o pracę zdalną Możesz także skonfigurować własne, właściwe dla Twojej organizacji typy nieobecności.
Więcej procesów realizowanych bezpośrednio przez pracowników w formie samoobsługowej (self-service) przez przeglądarkę internetową to nie tylko większa wygoda, ale też mniej błędów podczas przepisywania danych z papierowych dokumentów do Sage Symfonia Kadry i Płace. To znaczna oszczędność czasu pracowników oraz specjalistów ds. kadr i płac. Dodatkową korzyścią cyfryzacji takich procesów jest pełna ewidencja wszelkich zakończonych pomyślnie (i niepomyślnie) spraw i wszelkich informacji zarejestrowanych podczas ich przetwarzania.
Wgląd we własne dane i ich aktualizacja
Możesz udostępnić pracownikom dostęp do wybranych własnych danych ewidencjonowanych w programie Sage Symfonia Kadry i Płace oraz udostępnić możliwość wnioskowania o ich zmianę. Dzięki temu pracownicy będą mogli na przykład zweryfikować swoje adresy korespondencyjne i wprowadzić w nich zmiany, które po zatwierdzeniu automatycznie przeniosą się do kartoteki danych osobowych w programie kadrowo-płacowym. Możesz wykorzystać dowolne pola już dostępne w module Sage Symfonia Kadry i Płace lub dodać nowe pozycje, np. potrzebne dla realizacji zadań w poszczególnych zespołach.
Wnioski pracownicze
Oprócz obsługi nieobecności w Sage e-Pracowniku możesz stworzyć zbiór wniosków, oświadczeń czy poleceń, które będą dostępne dla pracowników i kierowników. Mogą one dotyczyć zarówno procesów związanych z HR (np. zgłoszeniem członka rodziny do ubezpieczeń), jak i innymi procesami firmowymi (np. zamówieniem wewnętrznym czy zleceniem wykonania konkretnej pracy).
W ramach self-service:
Pozwól kierownikom planować czas pracy swoich zespołów przez przeglądarkę internetową, a pracownikom na sprawdzanie ich grafików bezpośrednio na smartfonie.
Harmonogramowanie
Podczas planowania kierownik może określić kalendarz pracy dla członków swojego zespołu, wykorzystując wzorce dni z programu Sage Symfonia Kadry i Płace oraz wprowadzać w nich zmiany. Możliwe jest zarządzanie zarówno dniami wolnymi i roboczymi, jak i określanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Harmonogram można stworzyć dla zwykłego, zadaniowego i równoważnego czasu pracy, zarówno dla pełnych jak i niepełnych wymiarów czasu pracy. Opcjonalnie można także planować pracę zleceniobiorcom i współpracownikom, z którymi firma nie zawarła umowy o pracę.
Proces harmonogramowania alternatywnie można przeprowadzić poza systemem i wczytać do niego gotowy arkusz kalkulacyjny MS Excel zawierający harmonogramy.
Integracja
Wszystkie wprowadzone podczas harmonogramowania dane są automatycznie przenoszone do modułu Sage Symfonia Kadry i Płace. Dzięki temu zanika ryzyko wprowadzenia błędnych danych do systemu, a specjalista ds. kadr i płac zyskuje więcej czasu na wykonywanie bardziej kreatywnych zadań. Wszystkie dane o czasie pracy mają wpływ na zgodne z prawem wyliczenia – np. wynagrodzenie godzinowe czy wykorzystane urlopy.
Dzięki elektronicznej rejestracji czasu pracy osiągasz najwyższy stopień precyzji wyliczeń związanych z przepracowanym czasem.
Potwierdzanie godzin wejścia/wyjścia z pracy
Pracownicy potwierdzają godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy bezpośrednio w systemie, na swoich komputerach lub telefonach komórkowych. Po weryfikacji przez kierownika zapisy przenoszone są do systemu Sage Symfonia Kadry i Płace w celu rozliczenia.
Elektroniczna lista obecności
System umożliwia wgląd w listę obecności na podstawie kliknięć o rozpoczęciu oraz zakończeniu pracy lub informację o zaplanowanej wcześniej nieobecności danego dnia.
Integracja z systemami RCP
Sage e-Pracownik może być także połączony z popularnymi systemami rejestracji czasu pracy dostępnymi na rynku. Zapisy godzin wejścia/wyjścia z pracy oraz przerw są wtedy przenoszone i oznaczane w Sage e-Pracowniku, gdzie mogą być weryfikowane i korygowane przez kierownika, a następnie automatycznie przeniesione do programu Sage Symfonia Kadry i Płace w celu rozliczenia wynagrodzenia. Sage e-Pracownik współpracuje z systemami:
Możliwe jest indywidualne przygotowanie integratora łączącego się z innymi systemami.
Wygodnie i szybko obsłużysz w formie elektronicznej delegacje krajowe i zagraniczne. Największe korzyści dostrzegą ci, którzy pracują głownie w terenie i mają niewiele okazji do dostarczenia drukowanych lub uzupełnionych ręcznie dokumentów do biura. Pracodawca zyskuje większe możliwości akceptacji wyjazdów służbowych, kontroli kosztów oraz dodatkową oszczędność czasu pracy pracowników.
Delegacje krajowe umożliwiają:
Delegacje zagraniczne umożliwiają:
Gdy Twoi pracownicy szczegółowo raportują czas pracy na realizowane projekty, masz lepszy wgląd w faktyczną strukturę kosztów prowadzonej działalności i możesz podejmować decyzje biznesowe na podstawie dokładniejszych danych.
Po wykonaniu zadania lub w jego trakcie pracownicy korzystający z systemu oznaczają ile czasu i w jakich godzinach pracowali nad konkretnym zadaniem z precyzją nawet do jednej minuty. Dane te przenoszone są następnie do programu kadrowo-płacowego, gdzie mogą być wykorzystane do przygotowania szczegółowych raportów z czasu pracy na projektach. Innym sposobem wykorzystania tych informacji jest przygotowanie adekwatnego dokumentu księgowego, uwzględniającego dokładną wartość wynagrodzenia i narzutów pracodawcy poniesionych w związku z konkretnymi zadaniami i zapisanie tego dokumentu w buforze systemu finansowo-księgowego Sage. Rozwiązanie każdorazowo wymaga wdrożenia.
Sage e-Pracownik może być uruchomiony zarówno na serwerach Windows w Twojej firmie, jak i w chmurze. Witryna systemu dostępna jest całodobowo, bez ograniczeń czasowych, z każdego miejsca, a aktualizacja danych pomiędzy Sage e-Pracownikiem a Sage Symfonią Kadry i Płace następuje niemal natychmiast. Pracownicy, korzystając z systemu, mogą użyć dowolnego urządzenia wyposażonego w przeglądarkę internetową – komputera, smartfonu czy tabletu. Oprócz standardowych metod logowania opcjonalnie możliwa jest także integracja z firmową domeną Windows oraz wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń. Cała komunikacja pomiędzy użytkownikiem a serwerem jest szyfrowana bezpiecznym protokołem SSL.
Sage e-Pracownik w standardzie obsługuje następujące języki: polski, angielski, niemiecki, rosyjski, ukraiński. Każdy z użytkowników może wybrać preferowany język. Jeżeli potrzebujesz obsługi w innym języku – nasi specjaliści przygotują odpowiednią funkcjonalność.
Jeżeli pracujesz w ramach organizacji zrzeszającej grupy spółek powiązanych ze sobą, masz do dyspozycji specjalne sposoby konfiguracji Sage e-Pracownika. Specjaliści i kierownicy pracujący w kilku firmach należących do grupy mogą łatwo przełączać się między nimi. Wystarczy też, aby pracownik zatrudniony w kilku firmach złożył pojedynczy wniosek o urlop, aby informacja ta zarejestrowana została we wszystkich spółkach, dla których pracuje.
Wiele biur rachunkowych docenia Sage e-Pracownika jako wygodne narzędzie usprawniające ich pracę, a klientom biur umożliwiające nowe lepsze metody pracy. Pracownicy firmy klienta uzyskują bezpośredni dostęp do systemu, a wprowadzone przez nich zmiany przenoszone są do obsługiwanych w biurze baz danych systemu Sage Symfonia Kadry i Płace. Zmniejsza to czas od momentu wystąpienia zdarzeń biznesowych (np. wystąpienia nadgodzin czy złożenia wniosku do urlop) do momentu przetworzenia tej informacji przez specjalistę w biurze rachunkowym. Zmniejsza się także ryzyko błędu w przekazywaniu i ręcznym przenoszeniu informacji, a dane przekazywane są w bezpieczny sposób zawsze zaszyfrowanym kanałem.
Nowoczesny interfejs systemu tworzony jest w technologii wspieranej i rozwijanej przez Google – Angular & Material Design. Główna witryna systemu automatycznie dostosowuje się do dowolnego rozmiaru wyświetlacza – od najmniejszych do największych – i zawsze jest równie wygodna w użyciu i atrakcyjna wizualnie, niezależnie od tego, czy pracujesz na komputerze stacjonarnym, laptopie, tablecie czy smartfonie. Komponenty bazodanowe wykorzystują ceniony i stosowany także w głównych modułach innych programów oferowanych przez Sage silnik Microsoft SQL Server. Komponenty wymiany danych przez API oraz sama aplikacja Sage e-Pracownik bazują na technologii Microsoft .NET, a wszelka komunikacja systemu szyfrowana jest przy użyciu protokołu SSL.
