Program kadrowo-płacowy

Sage Symfonia Kadry i Płace

Zarządzanie wszystkimi procesami kadrowymi i płacowymi opracowane przez ekspertów dla ekspertów.

Zobacz, jak wygląda obsługa kadrowo-płacowa z rozwiązaniami Sage Symfonia

Kadry i płace to jeden z podstawowych obszarów cyfryzacji w przedsiębiorstwach. Ekosystem Sage Symfonia wychodzi jednak daleko poza standard, oferując obok obsługi kadrowo-płacowej kompleksowe zarządzanie zasobami ludzkimi w zakresie m.in. rekrutacji, rozwoju pracowników, komunikacji czy obsługi pracowników w kilku językach.

Poniżej opisaliśmy kluczowe procesy, jakie obsłużysz dzięki Sage Symfonia Kadry i Płace.

Z Sage Symfonia Kadry i Płace przeprowadzisz pełną ewidencję danych pracowników dzięki takim funkcjom jak:

Ewidencja danych pracowników od momentu zatrudnienia, zawierająca dane wymagane dla pracowników zgodnie z przepisami i wymogami instytucji, do których raportowane są dane o pracownikach (w tym ZUS i US), m.in. dane osobowe i identyfikacyjne, dodatkowe informacje i dane kontaktowe, rodzina, informacje o wcześniejszych miejscach pracy, umiejętnościach i wykształceniu oraz wiele innych informacji. Dodatkowo masz możliwość utworzenia własnych pól do ewidencji danych zgodnych ze specyfiką działalności przedsiębiorstwa.
Wygodne wydruki dostępne na każdym etapie stosunku pracy – od kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o pracę i pierwszej umowy do świadectwa pracy wydawanego po zakończeniu stosunku pracy. Wydruki można dostosować do wymogów przedsiębiorstwa – np. umieszczając na nich logo, znak wodny czy uwzględniając w ich treści specyficzne zapisy.
Ewidencja wszystkich danych na jednym rekordzie pracownika, gdzie historyczne dane pracowników można archiwizować oraz - o ile pracownik złożył stosowną prośbę - anonimizować.

W programie pełne rozliczanie wynagrodzeń pracowników zrealizujesz poprzez:

Listy płac, w tym przygotowywanie wypłat podstawowych i dodatkowych, możliwość naliczania wynagrodzeń pojedynczych pracowników oraz dynamiczne przeliczanie wynagrodzeń – wprowadzone zmiany kwoty przeliczane są i prezentowane natychmiast. Możesz przygotować próbne zestawienia, samodzielnie ustalić, jakie dane i na której liście są prezentowane. Gotowe listy płac dostępne są w formie wydruków oraz arkuszy kalkulacyjnych oraz umożliwiają przygotowanie przelewów elektronicznych na konta pracowników lub rozliczenia wypłaty gotówką.
Wypłaty wynagrodzeń – miesięczne wynagrodzenia zasadnicze oraz godzinowe wraz z obsługą ponad 100 dodatkowych składników płacowych – premii, nagród, prowizji, akordów, nadgodzin zwykłych i średniotygodniowych, wynagrodzeń przestojowych. Pracownikom można przypisać dowolną ilość dodatkowych składników płacowych. Możliwość utworzenia dowolnej ilości dodatkowych składników bazujących na własnych lub wbudowanych algorytmach wyliczania.
Świadczenia w naturze, czyli dodatkowe świadczenia dla pracowników, których wartość stanowi przychód zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, np. świadczenia socjalne, dodatkowe pakiety medyczne i ubezpieczenia, wpłaty PPK.
Potrącenia od netto z tytułem wykonawczym i alimentacyjne, kary pieniężne, potrącenia za zgodą pracownika, pożyczki, PPK i inne potrącenia. Katalog potrąceń można rozszerzyć o nowe pozycje.
Korygowanie wynagrodzeń i rozliczanie wyrównań, w tym zwroty nadpłaconych i niedopłaconych składek ZUS, zmiany w rozliczonych w przeszłości wynagrodzeniach, zamiany nieobecności na inne (np. rozliczenie choroby pracownika która wydarzyła się w trakcie już rozliczonego urlopu), możliwość wstecznej waloryzacji wynagrodzeń.

Do monitorowania czasu pracy wykorzystasz:

Kalendarze pracowników prowadzone z dokładnością nawet do jednej minuty, gdzie okres rozliczeniowy może wynosić od standardowego 1 miesiąca aż do 12 miesięcy. Opcjonalnie możliwość integracji z zewnętrznymi systemami rejestracji czasu pracy (RCP) oraz rozszerzeniem Sage e-Pracownik.
Obsługa nieobecności, w tym ponad 30 rodzajów nieobecności, m. in. choroby, zasiłki, świadczenia rehabilitacyjne, urlopy rodzicielskie i wychowawcze. Zwolnienia lekarskie mogą być zarówno wprowadzane ręcznie, jak importowane z plików pobranych z PUE, a opcjonalnie także wczytywane bezpośrednio z PUE przez API. Ewidencja urlopów prowadzona jest wraz z wyznaczaniem wymiaru urlopu na podstawie prowadzonej ewidencji (przebieg zatrudnienia, poprzednie miejsca pracy, wykształcenie, długie nieobecności) i kontrolą wykorzystania urlopów wypoczynkowych zwykłych i na żądanie. Program umożliwia obsługę innych nieobecności płatnych i niepłatnych (także nieusprawiedliwionych), przestojów oraz możliwość definiowania własnych typów nieobecności. Opcjonalnie możliwość obsługi elektronicznych wniosków urlopowych przez pracowników i kierowników w rozszerzeniach Sage e-Pracownik lub Sage HRcloud.
Wpływ nieobecności na wynagrodzenia pracowników, gdzie stawki wynagrodzeń za nieobecności i czas przebywania na zasiłkach wyznaczane są z uwzględnieniem właściwych przepisów prawa. Podczas ich ustalania obliczane są właściwe wartości na podstawie danych z wcześniejszych wypłat, zgodnie z konfiguracją systemu. Wykorzystywane w firmie składniki wynagrodzeń można dostosować pod kątem ich wpływu na przyszłe nieobecności zgodnie z zapisami w regulaminie wynagrodzeń i interpretacjami przedstawionymi przez ZUS i PIP.

W programie Sage Symfonia Kadry i Płace masz dostęp do:

Obsługi i ewidencji umów cywilnoprawnych - umowy zlecenia, zryczałtowane, o dzieło oraz o dzieło z przekazaniem praw autorskich, umowy członków rad nadzorczych i kontrakty menedżerskie. Możesz generować umowy i rachunki - wydruki w PDF oraz MS Word, wraz z możliwością utworzenia własnych wzorów zawierających dowolne treści i grafiki oraz dane z systemu. Obsłużysz kody ubezpieczeń ZUS, składek obowiązkowych i dobrowolnych oraz zaraportujesz je do programu Płatnik. Rozliczysz dodatkowe umowy także dla własnych pracowników etatowych. W programie na podstawie zaewidencjonowanych rachunków przygotowywane są zestawienia płacowe oraz pliki z przelewami elektronicznymi.
Obsługa zasiłków dla zleceniobiorców - dowolnej osobie zgłoszonej do ZUS i opłacającej składkę chorobową i/lub wypadkową w ramach zawartej umowy cywilnoprawnej rozliczysz choroby i zasiłki. Przy wyznaczaniu stawki dziennej uwzględniane są podstawy z wcześniejszych miesięcy w ramach trwających w momencie rozliczenia zasiłku umów cywilnoprawnych. Zwolnienia lekarskie dla zleceniobiorców mogą być zarówno wprowadzane ręcznie przez użytkownika systemu, jak i wczytywane elektronicznie z PUE razem ze zwolnieniami pracowników etatowych.

Na co dzień masz dostęp do ponad 130 różnych wydruków, w tym m. in.:

Wydruki kadrowe – gotowe i uzupełnione wymaganymi danymi pracowników umowy o pracę, aneksy i wypowiedzenia umów o pracę, kwestionariusze, zaświadczenia, wnioski, oświadczenia, podania, zgody. Wyniki raportów dostępne są w PDF oraz w większości w formacie MS Word. Dla większości wydruków możliwe jest przygotowanie własnych wzorów zawierających wymagane w danej organizacji zapisy, czcionki, logotypy czy znaki wodne. Wybrane raporty dostępne do wysyłki w zaszyfrowanych mailach.
Raporty płacowe – listy płac, podsumowania, karty wynagrodzeń, paski pracownicze, zestawienia. Indywidualnie możesz decydować, które kolumny i pozycje są na nich prezentowane i w jakiej kolejności oraz określić nazwy pozycji wykorzystywane na wydrukach zgodnie z potrzebami raportowymi w danej firmie. Dzięki temu w zależności od potrzeb możesz prezentować mniej lub bardziej szczegółowe informacje. W standardzie skonfigurowane zestawienia wykorzystywanych przy typowych listach płac i wypłat z umów cywilnoprawnych, raportów do sprawdzania naliczonych składek ZUS i podatków. Wyniki raportów dostępne są w PDF oraz (w większości) w formacie MS Excel.
Inne raporty – dodatkowe raporty wspierające pracę – takie jak statystyka zatrudnienia, dane do deklaracji GUS (DG-1, Z-03, Z-06, Z-12), SODiR INF-D-P i Wn-D.

Przygotowanie dokumentu księgowego odpowiadającemu rozliczonej liście płac (lub kilku listom) to dużo pracy, w szczególności w firmach stosujących rozbudowany plan kont. W Sage Symfonia Kadry i Płace możesz zdefiniować schematy księgowe dla dowolnych składników wynagrodzeń, świadczeń, naliczeń, potrąceń czy kwot do wypłaty, tym samym znacznie przyspieszyć przygotowywanie dokumentów księgowych:

Po odpowiednim skonfigurowaniu możliwe jest przygotowanie dokumentu od ręki i natychmiastowe przesłanie go bezpośrednio do jednego z narzędzi księgowych Sage Symfonia.
Mechanizm księgowy umożliwia zarówno przygotowanie księgowań zwykłych, jak i równoległych.
Oprócz księgowań statycznych możliwe jest wykorzystanie kont księgowych dobieranych dynamicznie – na przykład rozksięgowanie łącznych kosztów pracy pracownika na podstawie przepracowanych godzin według działów, zespołów, prowadzonych projektów i zadań.
Księgowane wynagrodzenia w zależności od potrzeb mogą być także zwymiarowane na podstawie danych o wynagrodzeniach i pracownika przechowywanych w systemie kadrowo-płacowym.

Masz możliwość dostarczania wybranych raportów, w tym deklaracji podatkowych PIT-11, pasków wynagrodzeń, dokumentów Z-3/Z-3a, skierowań na badania lekarskie i innych w zaszyfrowanych załącznikach dołączonych do wiadomości e-mail:

Dokumenty wysyłane w ten sposób mogą być także podpisane cyfrowo podpisem kwalifikowanym przez specjalistę ds. kadr i płac.
Wysyłka odbywa się albo przez serwer poczty SMTP, albo korzystając z lokalnego klienta poczty MS Outlook.
Każdemu pracownikowi można utworzyć indywidualne hasło wykorzystywane na potrzeby szyfrowania przesyłanych w ten sposób dokumentów lub wykorzystać istniejącą już niejawną informację (np. numer PESEL).

Przypomnienia dostępne w Sage Symfonia Kadry i Płace dają Ci dodatkowe możliwości monitorowania najważniejszych dat i terminów związanych z ewidencją kadrową, co znacznie poprawia komfort pracy z systemem:

Unikniesz przeoczenie ważnych terminów, np. badań lekarskich poprzez przypomnienia o konieczności wykonania badań wstępnych i okresowych, a dla osób przebywających na długich zwolnieniach lekarskich także o badaniach kontrolnych (po 30 dniach nieprzerwanej choroby);
umów o pracę poprzez przypomnienia o nadchodzących terminach zakończenia umów zawartych na czas określony i okres próbny.
Ponadto masz dostęp do przypomnień użytkownika, dzięki którym specjaliści ds. kadr i płac pracujący na systemie mogą dla dowolnej osoby wprowadzić dowolne przypomnienia o sprawach do wykonania – np. konieczności dostarczenia dokumentu, przygotowania zaświadczenia.
Dostępne są także przypomnienia wdrożeniowe powiązane z danymi zawierającymi daty, dostępne dla większości pól w systemie.

Dzięki e-Teczce możliwe jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, wraz z takimi funkcjonalnościami jak:

Publikowanie dokumentów z zewnątrz – każdy dodawany w ten sposób plik jest przypisywany do odpowiedniej kategorii – np. sekcji A/B/C/D teczki oraz może być podczas dodawania podpisany cyfrowo przez specjalistę obsługującego e-Teczkę.
Publikowanie dokumentów bezpośrednio z systemu – każdy wydruk systemu, np. umowa o pracę, może być od razu opublikowany w e-Teczce pracowniczej w odpowiedniej sekcji i kategorii; użytkownik może zdecydować które dokumenty są, a które nie są automatycznie dodawane do e-Teczki pracownika.
Przeszukiwanie dokumentów – masz możliwość przeglądania i przeszukiwania aktualnych i historycznych (już nieaktualnych) dokumentów ewidencjonowanych w e-Teczkach pracowników.
Wyszukiwanie braków – możesz przeszukać wszystkie e-Teczki pracowników pod kątem ich wymagalności - użytkownik może sam określić, które dokumenty są obowiązkowe i łatwo zlokalizować braki w ewidencji.
Datowanie dokumentów – określisz daty, do których dany dokument jest aktualny, a następnie przeszukasz pod tym kątem e-Teczki pracowników, aby lepiej zarządzać procesem ich aktualizacji.
Tworzenie własnych sekcji, kategorii i podkategorii dokumentów – np. dodatkowych podkategorii w sekcji D przeznaczonej na konkretne sprawy, wprowadzenie dodatkowej ewidencji czasu pracy czy dokumentów PIT pracownika poza głównymi określonymi przez ustawy sekcjami A/B/C/D.

W ramach Sage Symfonia Kadry i Płace możesz rozszerzyć funkcje systemu o dodatek chmurowy, wspierający pracę działów HR – Sage HRcloud:

Dzięki niemu pracownicy mają dostęp do platformy samoobsługi kadrowej poprzez przeglądarkę internetową czy aplikację mobilną dedykowaną na systemy operacyjne Android czy iOS 24/7, na której mogą sprawdzić saldo urlopu, złożyć wniosek o nieobecność czy zapoznać się z firmowymi dokumentami.
Poprzez wbudowaną funkcjonalność dokumentów masz możliwość tworzenia własnej bazy wiedzy z podziałem zasięgu dokumentów dla odpowiednich działów czy pojedynczych pracowników.
Dodatkowo aplikacja pozwala na tworzenie własnych wniosków poprzez dedykowany kreator.
Dane dotyczące podstawowych nieobecności są synchronizowane z systemem Sage Symfonia Kadry i Płace, który weryfikuje bilanse urlopowe pracowników.
Sage HRcloud zapewnia wsparcie przy pracy zdalnej w postaci zlecania zadań i weryfikacji ich wykonania.

Wybierając system Sage Symfonia Kadry i Płace możesz rozszerzyć go o moduł Sage e-Pracownik, który wspiera pracę działów HR:

Wszyscy pracownicy firmy mają dostęp 24 godziny na dobę do witryny online, na której mogą sprawdzić saldo urlopu, złożyć wniosek nieobecności, potwierdzić godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, rozliczyć delegację czy przejrzeć własne dane osobowe i je zaktualizować.
Rozszerzenie wspiera ponadto wybrane procesy HR - zarządzanie czasem pracy i jego rejestrację, raportowanie na projekty, udostępnianie pracownikom ich personalnych dokumentów - np. PIT-11 i pasków płacowych. Pozwala na definiowanie i obsługę własnych procesów biznesowych związanych z pracownikami oraz wynagrodzeniami.