search icon

Monitoruj stany magazynowe i zarządzaj nimi

Usprawnij operacje z klientami i dostawcami oraz zwiększ wydajność swoich pracowników dzięki szybkiemu dostępowi do dokładnych danych.

Niewystarczająca lub nadmierna koncentracja na gospodarce magazynowej może zaszkodzić Twojej firmie

Utrata sprzedaży i rosnące koszty niewydajnej gospodarki stanami magazynowymi mogą bardzo poważnie utrudnić działalność firmy.

Zaniedbania w zaopatrzeniu mogą być przyczyną wyczerpania zapasów magazynowych. Co w sytuacji, gdy klient złoży zamówienie na towary, których nie posiadasz? Awaryjna dostawa zwiększa koszty uzupełnienia zapasów lub, co gorsza, możesz nawet stracić klienta na rzecz lepiej zaopatrzonej konkurencji. Braki w asortymencie oznaczają utratę możliwości sprzedaży po najlepszej cenie oraz możliwości dokonania jakiejkolwiek sprzedaży. 

Jednak z drugiej strony nadmierne zapasy generują wysokie koszty związane z magazynowaniem, ubezpieczeniem, opodatkowaniem jako aktywów i zabezpieczeniem przed utratą wartości. Nadmierne zapasy generalnie kosztują firmę dodatkowo od 25% do 50% w skali roku. Nadmierny poziom zapasów również wiąże się z utratą możliwości: zaangażowany kapitał roboczy w niesprzedanych towarach będzie niedostępny do innych celów.

Zarządzanie stanami magazynowymi just-in-time

Zarządzanie stanami magazynowymi just-in-time (JIT, ang. „dokładnie na czas”) to strategia stosowana w celu zwiększenia wydajności firmy i polegająca na tworzeniu zapasów produktu wyłącznie, gdy jest to potrzebne do realizacji sprzedaży. Redukcja zapasów w magazynie pozwala uniknąć strat spowodowanych przez uszkodzenia lub utratę ważności, obniżając jednocześnie koszty przechowywania i utrzymywania niesprzedanych towarów w odpowiednim stanie.

Jak usprawnić zarządzanie stanami magazynowymi

Poprawa zarządzania stanami magazynowymi wymaga przeanalizowania operacji magazynowych i poziomu fizycznych zapasów w magazynie. Poniższe cztery czynności pomogą w szybkim usprawnieniu zarządzania poziomem zapasów:

1. Ocena aktualnych praktyk operacyjnych

Przed wdrożeniem ulepszeń należy przyjrzeć się obecnie stosowanym praktykom. Efektywne zarządzanie stanami magazynowymi powinno być ukierunkowane na konkretny cel. Zrozumienie powiązań w łańcuchu oraz ich przyczyn pozwoli zidentyfikować określone aspekty funkcjonowania organizacji, które wymagają usprawnienia. Warto skonsultować się z innymi członkami zespołu, aby zlokalizować potencjalne obszary problemowe i od nich zacząć.

2. Wykonanie rutynowych przeglądów zapasów

Głównym elementem zarządzania stanami magazynowymi jest dokładna wiedza o ilości poszczególnych towarów w magazynie. Porównywanie ilości zakupionych z ilościami sprzedanymi nie zapewni precyzyjnego obrazu zapasów. Po przyjęciu do magazynu produkty mogą zostać zgubione, ukradzione lub zniszczone – takie zdarzenia są trudne do wyeliminowania. Często utrata produktów nie jest zgłaszana, dopóki nie zostanie zauważona przez właściwą osobę. Tutaj pomóc mogą rutynowe przeglądy fizycznych zapasów pod kątem zgodności z zapisami w dokumentacji.

3. Systematyzacja uzupełniania zapasów

Wdrożenie systemu do uzupełniania zapasów pozwoli uniknąć całkowitych braków w asortymencie. To bardzo ważne dla płynnego przepływu produktów w okresach zwiększonego zapotrzebowania. Jeśli nie stosujesz strategii „just-in-time”, warto wdrożyć politykę uzupełniania towarów po osiągnięciu określonych poziomów. Gdy stan magazynowy obniży się do określonej wartości progowej, należy złożyć odpowiednie zamówienie. Systematyzacja procesu uzupełniania zapasów pozwoli uniknąć braków w dostępności towarów w okresie między złożeniem zamówienia a otrzymaniem dostawy. 

4. Poznanie zwyczajów klientów

Zaobserwuj jak często uzupełniasz zapasy określonych produktów i na tej podstawie spróbuj zidentyfikować schemat lub trend. W zależności od branży mogą występować czynniki sezonowe lub zewnętrzne, które wpływają na przepływ produktów. Zidentyfikuj okresy, w których klienci składają więcej zamówień, a w których mniej. Solidna znajomość zwyczajów zakupowych klientów pozwoli zabezpieczyć się przed brakami w asortymencie w razie zwiększonego popytu, zachowując odpowiednie poziomy zapasów w magazynach.

Dlaczego warto wdrożyć najlepsze oprogramowanie do zarządzania stanami magazynowymi

Optymalne zarządzanie stanami magazynowymi może mieć kluczowe znaczenie dla zwiększenia zysków.

Koszty pod kontrolą 

Nadzór nad wydatkami jest niezbędny do zachowania zyskowności małych firm w często nieprzewidywalnych warunkach funkcjonowania.

Zoptymalizuj swoje zapasy

Łatwy dostęp do danych w czasie rzeczywistym ułatwi podejmowanie trafnych decyzji odnośnie rodzaju zaopatrzenia, cen i wycofywania produktów z oferty.

Skutecznie zarządzaj operacjami zakupów 

Zautomatyzuj kluczowe elementy procesów zakupowych, łącznie z uzupełnianiem zapasów i rejestracją wszystkich zamówień, oraz buduj aktualną bazę danych niezbędną do podejmowania trafnych decyzji o kluczowym znaczeniu.

Efektywnie zarządzaj każdym obszarem firmy usługowej

Sage Business Cloud Sage X3

Intuicyjne w obsłudze narzędzie usprawniające funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Wspiera prognozowanie i zarządzanie firmą. Oferuje wszechstronne funkcjonalności, ma wiele dostępnych rozszerzeń oraz łatwo odnajduje się w wielonarodowym środowisku. Może w pełni dopasować się do potrzeb i specyfiki przedsiębiorstwa.

  • Podniesiesz efektywność wszystkich procesów biznesowych
  • Zminimalizujesz ryzyko prowadzenia działalności
  • Zoptymalizujesz koszty 
  • Łatwo rozwiniesz biznes na rynkach zagranicznych
  • Przeprowadzisz dogłębne analizy biznesowe
Dowiedz się więcej

Jak oprogramowanie do zarządzania stanami magazynowymi może usprawnić Twoją firmę?

Zaskocz klientów wyjątkową obsługą

Obecnie klienci są bardzo świadomi możliwości, jakie oferuje cyfrowy świat, i w każdym momencie mogą porównywać online ceny dostawców detalicznych. Te porównania wywierają presję na poziom cen, dlatego detaliści, dystrybutorzy i producenci często próbują zaznaczyć swoją odrębność poprzez jakość świadczonych usług i obsługi.

Możesz szybko i precyzyjnie realizować zamówienia klientów, dysponując błyskawicznym dostępem do informacji o stanach magazynowych, danych klientów, informacji o wysyłkach, itp.


Szybciej otrzymuj płatności

Szybsza realizacja zamówień oznacza możliwość szybszego uzyskania płatności, ale uporządkowanie faktur i rejestrów zamówień jest procesem czasochłonnym, co często może powodować opóźnienia w płatności i pogarszać przepływy finansowe. Zautomatyzuj proces, korzystając z wydajnych systemów opierających się na dokładnych danych dostępnych w czasie rzeczywistym, aby ułatwić otrzymywanie płatności.

Maksymalizuj zysk

Dysponowanie odpowiednimi zapasami w wymaganej ilości i we właściwym czasie jest jednym z największych wyzwań gospodarki magazynowej. Brak lub nadmiar zapasów może się okazać bardzo kosztowny. Dzięki odpowiednim narzędziom będziesz w stanie na bieżąco analizować dane dotyczące sprzedaży i stanów magazynowych, błyskawicznie generując precyzyjne prognozy. Taki sposób działania pomoże w osiągnięciu docelowych poziomów realizacji zamówień, a także w minimalizacji braków oraz zwiększeniu produktywności stanów magazynowych.

Zarządzaj sprawniej rozwijającą się firmą

Lepsza analiza i kontrola stanów magazynowych zapewnia wiele biznesowych korzyści. Dysponując lepszymi narzędziami do prognozowania i automatyzując wiele rutynowych operacji, uwolnisz czas i zasoby, które można przeznaczyć na inne działania generujące zysk. Ponadto dzięki natychmiastowej dostępności do danych w czasie rzeczywistym, w dowolnym miejscu i w każdej porze, będziesz w stanie wydajniej zarządzać całym łańcuchem logistycznym.

Szukasz porad z zakresu zarządzania łańcuchem dostaw i poziomem zapasów? 

Przeczytaj nasze artykuły, przewodniki i porady ekspertów.

Jak obsługiwać split payment w programach Sage?

Jak obsługiwać split payment w programach Sage?

Zarówno nabywcy jak i sprzedawcy towarów i usług objętych obowiązkiem split payment muszą się do niego przygotować.

Dowiedz się więcej Dowiedz się więcej
Masz pytania o najnowsze zmiany prawne? Zadzwoń na infolinię

Masz pytania o najnowsze zmiany prawne? Zadzwoń na infolinię

Gdy prawo zmienia się tak szybko i dotyka tak wielu aspektów, prowadzenia biznesu jest niezwykle utrudnione. Zamiast zajmować się rozwijaniem firmy, przedsiębiorcy muszą przekopywać się przez sterty nowelizowanych przepisów. Jeżeli doświadczasz tego na co dzień, to jesteś w podobnej sytuacji, jak tysiące polskich przedsiębiorców.

Dowiedz się więcej Dowiedz się więcej
Jakie zestawienia muszą przygotować firmy dla instytucji finansowych?

Jakie zestawienia muszą przygotować firmy dla instytucji finansowych?

Ustawa nakłada na pracodawców szczególne obowiązki związane z ich udziałem w PPK.

Dowiedz się więcej Dowiedz się więcej
Jak obsługiwać białą listę podatników VAT w programach Sage?

Jak obsługiwać białą listę podatników VAT w programach Sage?

Programy finansowo-księgowe oraz handlowe Sage będą zaopatrzone w nowe funkcjonalności wspierające i ułatwiające obsługę transakcji zgodnie z rejestrem podatników VAT, tzw. białą listą. Podstawową funkcjonalnością będzie możliwość sprawdzenia statusu kontrahenta – funkcja zbliżona do tej, jakiej używamy do sprawdzania kontrahentów w rejestrach VIES czy GUS.

Dowiedz się więcej Dowiedz się więcej

Wybierz najlepszą ścieżkę rozwoju firmy i zwiększenia konkurencyjności

Zarządzaj wszystkimi obszarami działalności swojej firmy za pomocą programu Sage X3.