Monitoruj stany magazynowe i zarządzaj nimi

Niewystarczająca lub nadmierna koncentracja na gospodarce magazynowej może zaszkodzić Twojej firmie

Utrata sprzedaży i rosnące koszty niewydajnej gospodarki stanami magazynowymi mogą bardzo poważnie utrudnić działalność firmy.

Zaniedbania w zaopatrzeniu mogą być przyczyną wyczerpania zapasów magazynowych. Co w sytuacji, gdy klient złoży zamówienie na towary, których nie posiadasz? Awaryjna dostawa zwiększa koszty uzupełnienia zapasów lub, co gorsza, możesz nawet stracić klienta na rzecz lepiej zaopatrzonej konkurencji. Braki w asortymencie oznaczają utratę możliwości sprzedaży po najlepszej cenie oraz możliwości dokonania jakiejkolwiek sprzedaży. 

Jednak z drugiej strony nadmierne zapasy generują wysokie koszty związane z magazynowaniem, ubezpieczeniem, opodatkowaniem jako aktywów i zabezpieczeniem przed utratą wartości. Nadmierne zapasy generalnie kosztują firmę dodatkowo od 25% do 50% w skali roku. Nadmierny poziom zapasów również wiąże się z utratą możliwości: zaangażowany kapitał roboczy w niesprzedanych towarach będzie niedostępny do innych celów.

Zarządzanie stanami magazynowymi just-in-time

Zarządzanie stanami magazynowymi just-in-time (JIT, ang. „dokładnie na czas”) to strategia stosowana w celu zwiększenia wydajności firmy i polegająca na tworzeniu zapasów produktu wyłącznie, gdy jest to potrzebne do realizacji sprzedaży. Redukcja zapasów w magazynie pozwala uniknąć strat spowodowanych przez uszkodzenia lub utratę ważności, obniżając jednocześnie koszty przechowywania i utrzymywania niesprzedanych towarów w odpowiednim stanie.

Jak usprawnić zarządzanie stanami magazynowymi

Poprawa zarządzania stanami magazynowymi wymaga przeanalizowania operacji magazynowych i poziomu fizycznych zapasów w magazynie. Poniższe cztery czynności pomogą w szybkim usprawnieniu zarządzania poziomem zapasów:

1. Ocena aktualnych praktyk operacyjnych

Przed wdrożeniem ulepszeń należy przyjrzeć się obecnie stosowanym praktykom. Efektywne zarządzanie stanami magazynowymi powinno być ukierunkowane na konkretny cel. Zrozumienie powiązań w łańcuchu oraz ich przyczyn pozwoli zidentyfikować określone aspekty funkcjonowania organizacji, które wymagają usprawnienia. Warto skonsultować się z innymi członkami zespołu, aby zlokalizować potencjalne obszary problemowe i od nich zacząć.

2. Wykonanie rutynowych przeglądów zapasów

Głównym elementem zarządzania stanami magazynowymi jest dokładna wiedza o ilości poszczególnych towarów w magazynie. Porównywanie ilości zakupionych z ilościami sprzedanymi nie zapewni precyzyjnego obrazu zapasów. Po przyjęciu do magazynu produkty mogą zostać zgubione, ukradzione lub zniszczone – takie zdarzenia są trudne do wyeliminowania. Często utrata produktów nie jest zgłaszana, dopóki nie zostanie zauważona przez właściwą osobę. Tutaj pomóc mogą rutynowe przeglądy fizycznych zapasów pod kątem zgodności z zapisami w dokumentacji.

3. Systematyzacja uzupełniania zapasów

Wdrożenie systemu do uzupełniania zapasów pozwoli uniknąć całkowitych braków w asortymencie. To bardzo ważne dla płynnego przepływu produktów w okresach zwiększonego zapotrzebowania. Jeśli nie stosujesz strategii „just-in-time”, warto wdrożyć politykę uzupełniania towarów po osiągnięciu określonych poziomów. Gdy stan magazynowy obniży się do określonej wartości progowej, należy złożyć odpowiednie zamówienie. Systematyzacja procesu uzupełniania zapasów pozwoli uniknąć braków w dostępności towarów w okresie między złożeniem zamówienia a otrzymaniem dostawy. 

4. Poznanie zwyczajów klientów

Zaobserwuj jak często uzupełniasz zapasy określonych produktów i na tej podstawie spróbuj zidentyfikować schemat lub trend. W zależności od branży mogą występować czynniki sezonowe lub zewnętrzne, które wpływają na przepływ produktów. Zidentyfikuj okresy, w których klienci składają więcej zamówień, a w których mniej. Solidna znajomość zwyczajów zakupowych klientów pozwoli zabezpieczyć się przed brakami w asortymencie w razie zwiększonego popytu, zachowując odpowiednie poziomy zapasów w magazynach.