{"id":6354,"date":"2021-02-22T10:25:45","date_gmt":"2021-02-22T10:25:45","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/pt-pt\/blog\/?p=6354"},"modified":"2025-04-28T10:18:20","modified_gmt":"2025-04-28T09:18:20","slug":"desmaterializacao-obrigacoes-fiscais-o-fim-a-vista-do-papel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/pt-pt\/blog\/desmaterializacao-obrigacoes-fiscais-o-fim-a-vista-do-papel\/","title":{"rendered":"Desmaterializa\u00e7\u00e3o e obriga\u00e7\u00f5es fiscais: o fim \u00e0 vista do papel?"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tTecnologia e Inova\u00e7\u00e3o<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tDesmaterializa\u00e7\u00e3o e obriga\u00e7\u00f5es fiscais: o fim \u00e0 vista do papel?\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"Sage\"\t\t\t\tJos\u00e9 Ara\u00fajo<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

O dif\u00edcil momento que atravessamos, para a vida econ\u00f3mica e financeira das empresas, deve ser aproveitado para acelerar um processo que estava em curso, a desmaterializa\u00e7\u00e3o das opera\u00e7\u00f5es e o fim do papel.<\/p>\n\n\n\n

A desmaterializa\u00e7\u00e3o do suporte das transa\u00e7\u00f5es internas e externas \u00e9 uma necessidade cada vez maior, com vista \u00e0 melhoria da efici\u00eancia dos processos administrativos, mas tamb\u00e9m como necessidade para a produ\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00e3o mais tempestiva, em maior quantidade e de maior qualidade.<\/p>\n\n\n\n

A substitui\u00e7\u00e3o do papel por <\/strong>bases de dados<\/strong><\/a> \u00e9 inevit\u00e1vel e pode trazer ganhos muito relevantes em termos de economia de recursos, quer em termos de elementos f\u00edsicos consumidos, quer em termos de tempo de ocupa\u00e7\u00e3o de recursos humanos na recolha, no processamento e confer\u00eancia da informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

A substitui\u00e7\u00e3o do elemento f\u00edsico, o papel<\/strong>, deve, contudo, assegurar princ\u00edpios fundamentais da informa\u00e7\u00e3o, quer para efeitos econ\u00f3micos quer para efeitos fiscais, como sejam:<\/p>\n\n\n\n

– A<\/strong> confidencialidade<\/strong>: a informa\u00e7\u00e3o s\u00f3 dever\u00e1 estar acess\u00edvel a pessoas autorizadas. No caso da informa\u00e7\u00e3o econ\u00f3mica e financeira da atividade empresarial, incorpora ainda aspetos de concorr\u00eancia e de segredos de neg\u00f3cio. Por isso, as bases de dados dever\u00e3o estar dispon\u00edveis apenas a utilizadores autorizados e conscientes do dever de confidencialidade, a que o contabilista certificado<\/strong> est\u00e1 obrigado, bem como todos os seus colaboradores.<\/p>\n\n\n\n

\"Laptop\"<\/figure>\n\n\n\n

Por outro lado, na rela\u00e7\u00e3o com o exterior, nomeadamente para efeitos de cumprimentos de obriga\u00e7\u00f5es fiscais ou pedidos de entidades financiadoras, os dados devem ser disponibilizados, ap\u00f3s pr\u00e9via autoriza\u00e7\u00e3o do seu propriet\u00e1rio, mas n\u00e3o devem ser comunicadas os dados n\u00e3o essenciais ao cumprimento declarativo, ou disponibilizadas as informa\u00e7\u00f5es n\u00e3o essenciais, e muito menos guardadas pelos organismos do Estado. O caso mais paradigm\u00e1tico tem a ver com a exig\u00eancia de envio, anual, de todos os dados constante no ficheiro SAF-T<\/a>[1]<\/sup> da contabilidade.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9 aceit\u00e1vel o acesso total aos dados, para efeitos de fiscaliza\u00e7\u00e3o, com respeito dos direitos e garantias dos contribuintes previstos da Lei Geral Tribut\u00e1ria. Contudo, o envio dos dados n\u00e3o essenciais ao cumprimento declarativo, com os perigos resultantes da concentra\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00e3o, \u00e9 uma fronteira que n\u00e3o deve ser ultrapassada. Mais grave ainda, \u00e9 que atrav\u00e9s deste diploma, as demonstra\u00e7\u00f5es financeiras previstas na IES<\/a>, passam a ser produzidas automaticamente, sem possibilidade de altera\u00e7\u00e3o pelo contabilista certificado<\/a>[2], o que contraria disposi\u00e7\u00f5es prevista no C\u00f3digo das Sociedades Comerciais e no Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados, bem como da normaliza\u00e7\u00e3o contabil\u00edstica nacional e internacional.<\/p>\n\n\n\n

Para os contabilistas que trabalham em regime de presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os externos, este tema incorpora ainda outros desafios uma vez que, no respeito dos deveres \u00e9ticos e deontol\u00f3gicos, a informa\u00e7\u00e3o que guardam nos seus sistemas, e que s\u00e3o propriedade dos respetivos titulares, n\u00e3o podem ser acess\u00edvel por terceiros n\u00e3o autorizados e o \u201chacking\u201d \u00e9 um problema cada vez mais comum. Acrescem, por isso, preocupa\u00e7\u00f5es relativas \u00e0 seguran\u00e7a digital<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

– A integridade<\/strong>: ao garantir que a informa\u00e7\u00e3o mant\u00e9m sua origem e n\u00e3o pode ser alterada, isto \u00e9, depois de produzida e devidamente validada, n\u00e3o pode ser modificada.<\/p>\n\n\n\n

A este prop\u00f3sito tem havido tamb\u00e9m avan\u00e7os da fiscalidade, nomeadamente atrav\u00e9s das regras previstas para o SVAT<\/a>[3]<\/sup>, que nos parecem exagerar a aplica\u00e7\u00e3o deste princ\u00edpio, quando se prev\u00ea a exig\u00eancia de \u201ccontrolos aplicacionais que previnam a altera\u00e7\u00e3o e\/ou elimina\u00e7\u00e3o de processamentos j\u00e1 efetuados\u201d. Um erro deve ser corrig\u00edvel, embora deva permitir a rastreabilidade das opera\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n\n\n

– A disponibilidade<\/strong>: ao garantir que os dados das organiza\u00e7\u00f5es precisam estar seguros e dispon\u00edveis para serem usados a qualquer momento pelos utilizadores autorizados. Recorda-se, a este prop\u00f3sito, que os dados contabil\u00edsticos devem estar dispon\u00edveis e acess\u00edveis durante, pelo menos, 10 anos, para efeitos e fiscais. Deve ainda merecer particular aten\u00e7\u00e3o o uso de aplicativos acess\u00edveis atrav\u00e9s do pagamento de uma remunera\u00e7\u00e3o peri\u00f3dica (\u201cSAS \u2013 Software As a Service<\/a>\u201d). Onde ficam as bases de dados e como se acedem, ap\u00f3s o servi\u00e7o ter terminado, \u00e9 um aspeto a cuidar na celebra\u00e7\u00e3o do contrato de servi\u00e7os.<\/p>\n\n\n\n

– A autenticidade<\/strong>: que permite identificar e registar o utilizador que produziu ou modificou a informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Para as empresas que j\u00e1 implementaram estes processos desmaterializados, a condi\u00e7\u00e3o indispens\u00e1vel dos contabilistas obterem as informa\u00e7\u00f5es para o cumprimento das obriga\u00e7\u00f5es declarativas das empresas, em tempos de restri\u00e7\u00f5es de circula\u00e7\u00e3o f\u00edsica, est\u00e3o mitigadas, porque dispensam a exist\u00eancia f\u00edsica do papel.<\/p>\n\n\n\n

Contudo, para que estes processos avancem sem constrangimentos, \u00e9 necess\u00e1rio que tamb\u00e9m as entidades p\u00fablicas acompanhem e se adaptem a esta nova realidade.<\/p>\n\n\n\n

O caso mais paradigm\u00e1tico \u00e9 o da Autoridade Tribut\u00e1ria que, se por um lado gerou uma desmaterializa\u00e7\u00e3o sem precedentes nos \u00faltimos anos no que respeita \u00e0 recolha de informa\u00e7\u00e3o do contribuinte, concretizada pela ado\u00e7\u00e3o do SAF-T<\/strong>[4]<\/sup>, a cria\u00e7\u00e3o de aplicativos de comunica\u00e7\u00e3o declarativa, como a modelo 22<\/a>, a IES<\/strong>, as declara\u00e7\u00f5es mensais de remunera\u00e7\u00f5es<\/strong> (DMR), de Invent\u00e1rios<\/strong>, de reten\u00e7\u00e3o na fonte<\/strong>, a t\u00edtulo de exemplo, por outra lado continua a exigir o suporte f\u00edsico das transa\u00e7\u00f5es em papel[5]<\/sup>, com o risco, para o contribuinte, de corre\u00e7\u00f5es fiscais em sede de IRC<\/a>, de IVA <\/strong>ou de IRS<\/strong>, por insufici\u00eancia de prova material. Parece-nos exagerado que seja considerado, para este efeito, que o termo usado na legisla\u00e7\u00e3o e relativo aos documentos \u201cprocessadas atrav\u00e9s de sistemas inform\u00e1ticos\u201d, possa equivaler \u00e0 exig\u00eancia da impress\u00e3o em papel.<\/p>\n\n\n\n

Depois do sistema editar e guardar, com todas as salvaguardas previstas nos sistemas certificados pela AT, relativas \u00e0 integridade e autenticidade dos documentos fiscalmente relevantes, que s\u00e3o posteriormente tamb\u00e9m comunicados, com regularidade mensal, no caso das faturas, n\u00e3o se percebe porque \u00e9 que um documento impresso em papel pode ter mais valor de prova que um documento digital (por exemplo em formato pdf). N\u00e3o nos parece que esta exig\u00eancia v\u00e1 ao encontro dos objetivos de evitar a duplica\u00e7\u00e3o de uso de documentos para efeitos fiscais, mas com certeza que gera perdas e inefici\u00eancias para as todas as empresas cumpridoras. Esta aceita\u00e7\u00e3o n\u00e3o dever\u00e1 ter apenas uma aplica\u00e7\u00e3o tempor\u00e1ria por Despacho do SEAF<\/strong>[6]<\/sup>, mas suportada por uma altera\u00e7\u00e3o legal.<\/p>\n\n\n\n

Quando se estipula uma nova metodologia de recolha e comunica\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00e3o, h\u00e1 que ponderar o custo de a produzir e a efici\u00eancia que pode trazer aos processos. A informa\u00e7\u00e3o s\u00f3 deve ser comunicada uma vez. O envio de declara\u00e7\u00f5es mensais deveria evitar posteriores declara\u00e7\u00f5es anuais. Os ganhos da desmaterializa\u00e7\u00e3o<\/strong> devem ser para todos os intervenientes e n\u00e3o s\u00f3 a pensar numa das partes. H\u00e1 que evitar redund\u00e2ncias e processos declarativos sem relev\u00e2ncia.<\/p>\n\n\n\n

[1] Decreto-Lei n.\u00ba 87\/2018, de 31 de outubro<\/p>\n\n\n\n

[2] Art. 3.\u00ba da Portaria n.\u00ba 31\/2019, de 24 de janeiro<\/p>\n\n\n\n

[3] Portaria n.\u00ba 293\/2017, de 2 de outubro<\/p>\n\n\n\n

[4] \u201cStandard Audit File for Tax purposes\u201d<\/p>\n\n\n\n

[5] Processo: n\u00ba 3550, despacho do SDG dos Impostos, substituto legal do Diretor-Geral,<\/p>\n\n\n\n

em 2012-07-17 (Direito \u00e0 dedu\u00e7\u00e3o – Fatura – Impressa em ficheiro com formato PDF e enviada por correio eletr\u00f3nico ao destinat\u00e1rio)<\/p>\n\n\n\n

[6] Por exemplo o Despacho SEAF n.\u00ba129\/2020_XXII<\/p>\n\n\n

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