Novas regras da faturação eletrónica: o que muda a partir de 1 de janeiro de 2023 (PDF)

A emissão de faturas eletrónicas vai passar a ter de ser acompanhada por uma assinatura eletrónica qualificada (ou por um selo eletrónico qualificado), apenas a 1 de janeiro de 2024, segundo o Despacho n.º 8/2022-XXIII, do SEAF – Ajustamentos do calendário fiscal e outras disposições. Assim, até até 31 de dezembro de 2023 devem ser aceites faturas em PDF, as quais são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal;

Será a partir de 1 de janeiro de 2024 que a emissão de faturas eletrónicas vai passar a ter de ser acompanhada por uma assinatura eletrónica qualificada (ou por um selo eletrónico qualificado).

As faturas e outros documentos fiscalmente relevantes em sede de IVA passaram, caso o destinatário concorde, a poder ser emitidas apenas por via eletrónica.

A legislação torna mais exigente os requisitos necessários para garantir a autenticidade de origem, a integridade do conteúdo e a legibilidade das assinaturas digitais na faturação eletrónica, ou seja, para que lhe seja conferida força legal. Estarão abrangidas não só as faturas, mas também os demais documentos fiscalmente relevantes (como guias, encomendas ou orçamentos) em formato pdf, enviados por e-mail ou outra via eletrónica e emitidos quer no contexto das transações entre empresas (B2B – Business to Business), quer entre empresas e consumidores (B2C – Business to Consumer) e entre empresas e entidades públicas (B2G – Business to Government). Será nestes casos que passará a existir uma obrigação legal de aposição de uma assinatura eletrónica qualificada ou de um selo eletrónico qualificado na emissão das faturas eletrónicas.

Que tipos de assinaturas eletrónicas existem?

São três:

• As assinaturas eletrónicas simples (‘SES’), que usamos, quase diariamente, sem nos apercebermos; por exemplo, quando assinamos um simples e-mail, identificando o nome e cargo da pessoa; estas assinaturas não têm força legal, tendo de ser suportadas por evidências adicionais que comprovem que algo foi assinado, por quem e em nome de que entidade;
• As assinaturas eletrónicas avançadas (‘AES’), com mais requisitos técnicos, mas ainda assim sem força legal; até agora, eram estas as assinaturas exigidas na faturação eletrónica;
• As assinaturas eletrónicas qualificadas (‘QES’), que têm requisitos técnicos mais avançados do que as anteriores, não sendo necessárias provas adicionais para efeitos legais

Com a entrada em vigor da nova legislação, passa a ser exigido este tipo de assinatura (‘QES’) ou o selo eletrónico qualificado. A primeira aplica-se a indivíduos que representam uma empresa enquanto administradores ou gerentes, por exemplo. O selo eletrónico diz respeito a uma empresa.

O que trazem de novo o selo e a assinatura eletrónica qualificados?

Uma assinatura eletrónica qualificada é uma assinatura eletrónica avançada que é adicionalmente criada através de um dispositivo seguro de criação de assinaturas (dispositivos QSCD – ‘Qualified Signature Creation Devices’) e baseia-se num certificado qualificado para assinatura eletrónica. Estas assinaturas eletrónicas qualificadas são explicitamente reconhecidas como tendo o efeito legal equivalente às assinaturas manuscritas em todos os estados-membros da UE.

A entidade de certificação deve ser credenciada pelo Gabinete Nacional de Segurança para a emissão de Certificados Digitais Qualificados e encontrar-se no estado de ‘autorizado’ na Trusted List, publicada pela Comissão Europeia. As assinaturas/selos eletrónicos qualificados devem ser criadas num dispositivo qualificado de criação de assinaturas/selos eletrónicos.

O selo ou assinatura eletrónica resulta de um processo eletrónico de geração de dados suscetível de constituir objeto de direito e destinam-se exclusivamente a ser utilizados para dar a conhecer a autoria de um documento eletrónico. Isto significa que não são passíveis de ser utilizados na assinatura ou selagem de faturas eletrónicas de terceiros. Cada empresa deverá obter o seu certificado, para realizar o selo ou assinatura digital qualificada das suas faturas eletrónicas.

A Assinatura eletrónica individual pode ser utilizada para assinar faturas eletrónicas em nome de uma empresa, desde que tal assinatura possua poderes de representação. Assim, para a assinatura da fatura eletrónica das entidades, pode ser usado um certificado qualificado de assinatura eletrónica do indivíduo que inclua os poderes de representação do titular em relação à entidade. Pode ainda ser usado um selo eletrónico qualificado que representa a empresa para assinar faturas eletrónicas.

A nova legislação para a faturação eletrónica foi desenvolvida no quadro de um regulamento europeu relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança para as transações eletrónicas no mercado interno, o ‘Electronic Identification and Trust Services’ (eIDAS). Esta regulamentação veio estabelecer uma base europeia comum para uma interação eletrónica segura, aumentando a confiança e segurança das transações online em toda a UE, promovendo uma maior utilização de serviços online por parte dos cidadãos, dos operadores económicos e da própria administração pública. Tal foi possível através das diretrizes comuns para serviços de confiança como as assinaturas eletrónicas ou os selos eletrónicos, que passaram a ser transversais aos vários estados-membros e, por isso, mutuamente aceites nas transações entre consumidores ou empresas dos mesmos.

O que se segue agora?

Desde 2019 que estão definidos os novos requisitos para a faturação eletrónica, através do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, mas a sua entrada em vigor tem sido sucessivamente adiada pelo Governo. Espera-se agora que tal aconteça, finalmente, no arranque do segundo semestre.

Nesse sentido, as empresas que emitam, à data de hoje, faturas eletrónicas, devem, até 31 de dezembro de 2023, obter um Selo ou Assinatura Qualificada Cloud para associar a sistema de faturação eletrónica.

No âmbito da medida do programa SIMPLEX+2020 (Medida #73 – Fatura eletrónica mais acessível – Desenvolvimento de serviços de emissão de certificado para assinatura de faturas no Sistema de Certificação de Atributos Profissionais), o estado português através da AMA – Agência para a Modernização Administrativa, disponibilizou o seu Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE), que disponibiliza um Certificado Cloud (HSM) remoto, baseado na chave móvel digital.

As soluções de software Sage optaram por usar este serviço disponibilizado pelo Estado português para proceder a aposição de uma assinatura digital qualificada nas faturas eletrónicas.

Segundo o Despacho n.º 8/2022-XXIII, do SEAF, a partir do dia 1 de janeiro de 2024, as faturas eletrónicas em pdf, para terem validade legal, terão então de ser assinadas recorrendo a um certificado digital qualificado.

Este texto data de 15 de abril de 2021 e foi atualizado pelo autor.