Nove passos para implementar o teletrabalho na sua empresa

Analisámos como poderia ser a experiência de teletrabalho amplamente generalizado como resposta ao Covid-19 e, como empresa tecnológica que está a facilitar o dos seus Colaboradores dos escritórios de Lisboa e Porto, oferecemos conselhos para a sua implementação nas PME.

• A planificação é uma das chaves do sucesso na superação de situações de crise
• Das decisões acertadas e dos erros poderão advir ensinamentos organizacionais e tecnológicos de grande alcance para o futuro laboral, durante esta experiência
• Como empresa tecnológica, a Sage conta desde já com planos para incentivar o teletrabalho de forma habitual, favorecendo a conciliação, e garantindo que 100% do seu pessoal possa trabalhar remotamente

O teletrabalho passou, nos últimos dias, de ser uma opção de gestão dos recursos humanos a uma necessidade para responder ao Covid-19.

Governos de todo o mundo lançam normas e recomendações de atuação.

Além disso, as multinacionais estão a lançar-se no sentido de serem pioneiras na adoção do teletrabalho perante o Covid-19 A lista aumenta constantemente: Nestlé, EDP, Vodafone, SONAE…

As PME, por seu lado, olham com expectativa para todo o processo. Querem saber como enfrentá-lo e quais são as principais vantagens e riscos que apresenta esta situação.

As multinacionais como a própria Sage devem continuar a ser referências tecnológicas, oferecendo soluções de gestão empresarial online e na cloud para os seus clientes e parceiros.

“É responsabilidade das empresas tecnológicas como a Sage ajudar as pequenas e médias empresas a transformarem-se digitalmente com soluções de gestão empresarial online e na cloud, que possam ajudá-las na adoção do teletrabalho”. Fernando Galvache, CIO Sage Iberia. 

Tudo isto faz parte da nossa responsabilidade, como empresa, de forma a garantir e proteger a saúde de todos os nossos profissionais, e, claro, de todos os nossos clientes e Parceiros.

 Que passos dar para implementar o teletrabalho? 

Para a implementação do teletrabalho é necessário seguir uma série de fases:

Passo 0) Plano de contingência

• O ideal seria tê-lo definido antes desta crise, já que teria servido perante esta e qualquer outro evento semelhante: catástrofes, distúrbios, etc. A maioria das PME não tem e deve redigi-lo o mais rapidamente possível.
• Deve prever o que fazer perante todos os aspetos referidos nos pontos seguintes e constituir um guia de ação, não apenas para decisões que digam respeito à equipa de direção, mas também para orientar como esta deve relacionar-se com os trabalhadores e com outras partes externas interessadas – como clientes, fornecedores, parceiros, administração, etc.

Passo 1) Avaliação de meios

• Uma das vantagens do teletrabalho é que não necessita de equipamentos nem dispositivos sofisticados.
• No entanto, é importante que cada colaborador trabalhe com as soluções e aplicações mais úteis para a situação.
• Por exemplo, dispor de soluções de gestão online ou na cloud é altamente colaborativo e podemos controlá-las a partir de qualquer lugar.

Passo 2) Avaliação de tarefas impossíveis com o teletrabalho

• O objetivo do plano deve ser minimizá-las. É preciso fazer uma avaliação, no início do plano, de todas as tarefas que poderão ser feitas remotamente e estudar se podem ser executadas fisicamente ou se terão de ser abandonadas.
• Neste último caso, há que analisar o impacto nos processos, nos recursos materiais e humanos da empresa e nas suas relações externas.
• As previsões de impacto traduzem em euros e em circunstâncias concretas os problemas que prevemos durante o processo

Passo 3) Avaliação de trabalhadores críticos

• Por experiência, formação e competências, cada colaborador terá uma capacidade para enfrentar o processo.
• Há que seguir mais de perto aqueles que têm mais responsabilidade, mas que prevemos que vão encontrar mais dificuldades com o teletrabalho.
• Pode ser conveniente que alguém se encarregue de os guiar de forma personalizada durante o processo de implementação do teletrabalho.

Passo 4) Elaboração de indicadores de acompanhamento

• Serão necessários para analisar se se avança na experiência do teletrabalho.
• Devem ser objetivos, simples de interpretar, fáceis e continuamente acessíveis e informativos da forma de enfrentar as tarefas e o desempenho dos trabalhadores envolvidos.

Passo 5) Análise do impacto externo

• Será necessário adiar muitos encontros e talvez alguns serviços devam ser prestados ou recebidos de forma diferente.
• É necessário fazer um esforço de agenda e também de comunicação.
• A comunicação é um dos grandes desafios de qualquer experiência urgente de teletrabalho.

Passo 6) Comunicação aos trabalhadores

• A transferência do plano para os trabalhadores dar-nos-á um feedback que, nalguns casos, implicará alguns retoques e o regresso a alguns dos passos anteriores.
• É importante delinear um fluxo adequado de informações, saber quando transmitir cada parte do plano que os colaboradores deverão receber e quem e como será comunicado.

Passo 7) Entrada em funcionamento

• A experiência de teletrabalho inicia. Os indicadores devem orientar-nos no controlo que permite saber se o estamos a fazer bem ou não.
• A partir daí, é preciso estudar os desvios e propor medidas de correção.
• Se elaborarmos bons indicadores, a aplicação do teletrabalho será muito mais organizada e objetivamente orientada

Passo 8) Operação retorno à normalidade

• É preciso planificar o regresso à situação normal. É possível querermos que algumas das tarefas realizadas em teletrabalho que tenham tido sucesso continuem a ser executadas à distância.
• De qualquer forma, volta a ser muito importante o reajustamento de processos e de comunicação com as diferentes partes interessadas.

Passo 9) Controlo de resultados

Aquando do encerramento da experiência de teletrabalho em situações de crise, interessa-nos conhecer, principalmente, três aspetos:

• Qual foi o impacto da crise, e em que medida o teletrabalho contribuiu ou não para moderá-lo.
• Como se comportou a nossa empresa em comparação com os seus concorrentes diretos, durante a crise.
• Os ensinamentos que o episódio trouxe sobre a aplicação do teletrabalho à nossa empresa e sobre a robustez da organização face a situações de crise.

As vantagens e oportunidades do teletrabalho face ao Covid-19 

São muitas, quer no curto quer no longo prazo, e de um ponto de vista de organização interna e de projeção exterior:

• Saúde. Se as empresas tomam uma medida deste tipo é, em primeiro lugar, porque consideram que pode contribuir para que a doença se propague menos entre os seus colaboradores. Além disso, tentam contribuir com o seu grão de areia para controlá-la a nível do conjunto da população.
• Pessoal imprescindível. Se uma pessoa for contagiada, é mais provável que o mesmo aconteça àqueles que colaboram fisicamente com ela. Nalguns casos, pode alastrar e afetar muitos funcionários ao mesmo tempo, o que pode gerar um constrangimento importante. Com o teletrabalho, as probabilidades de colapso de uma secção, fábrica ou escritório completos diminuem.
• Continuidade. Não se pretende apenas evitar baixas médicas, mas também o medo do contacto. A confiança perdida pode ser restaurada e muitos encontros podem ser marcados telefonicamente, em vez de serem cancelados ou adiados.
• Organização. O coronavírus pode ser o empurrão que muitas empresas precisam para enfrentar os desafios organizacionais do teletrabalho. Não é uma solução simples, mas permite ter, em contrapartida, avanços na depuração de processos e digitalização.
• Impulso tecnológico. O teletrabalho é muito mais simples do que um ambiente no qual se usam soluções informáticas colaborativas. O facto de se transformar numa necessidade durante uns dias pode ser o trunfo para se convencer de que as ferramentas da sua empresa devem ser modernizadas.
• Ocorrência de erros. O Covid-19, como qualquer outra situação de catástrofe, gera o ambiente perfeito para se cometerem muitos erros. Deles, podemos retirar lições valiosas para implementar futuras experiências de teletrabalho.

As soluções que permitem trabalhar online ou na cloud são um bom exemplo de tecnologia que facilita a colaboração durante o teletrabalho.

Os riscos que é preciso enfrentar 

A experiência, certamente, não será simples para muitas empresas, nomeadamente para aquelas com menos hábitos de teletrabalho e mais expostas a problemas como os seguintes:

• Sobrerreação. Dependendo do contexto, o teletrabalho devido ao Covid-19 pode ir de uma ação responsável a um excesso. Pode contribuir para a geração de desconfiança, medo e sensação de perplexidade. É muito importante saber em que momento é preciso tomar a decisão, sem pressas nem demoras injustificadas.
• Possível ineficácia. Um menor contacto físico laboral poderá gerar outro tipo de exposições ao vírus. Um exemplo disso poderá ser a dos respetivos ambientes familiares.
• Falta de preparação. Sendo o teletrabalho uma das opções mais difundidas de smart working, talvez as empresas que ainda não o praticam não o tenham feito porque não sabem como resolver os seus desafios (estilos de liderança, gestão da confidencialidade, desafios tecnológicos, disponibilidades horárias, inserção nos processos, aceitação pelos clientes, síndrome do pijama, etc.).
• Deterioração da cultura digital. Se o teletrabalho for uma má experiência, pode-se gerar, entre os colaboradores, um má predisposição ao uso de tecnologias digitais para a colaboração com pessoas que se situam em diferentes lugares.

O teletrabalho pode ter muitas vantagens para a empresa e para o trabalhador, mas não é um desafio simples; o ambiente gerado pelo Covid-19 pode ser especialmente desafiante e é preciso estar preparado para cometer muitos erros e aprender com eles.

Lidando com a incerteza 

O Covid-19, que até há umas semanas não existia, gera um ambiente muito difícil de prever. Não se pode saber com a precisão de que gostaríamos como evoluirá, quantas pessoas infetará (até mortalmente) e quanto tempo permanecerá entre nós.

O Covid-19 é uma situação de incerteza, o teletrabalho uma medida que tenta contorná-la.

Além disso, o teletrabalho é, em essência, uma técnica colaborativa de trabalho, que envolve pessoas situadas em diferentes locais – umas vezes da mesma empresa ou organização e outras como forma de contacto entre organizações diferentes. É muito difícil prever a forma como poderá afetar os nossos contactos habituais. É preciso ser muito flexível e estar preparado para requisitos diversos.

Em resumo, a ampla difusão do teletrabalho, por uns dias ou semanas, é um facto inédito e as empresas devem saber gerir o seu impacto presente e futuro.

A experiência será uma amostra interessante da capacidade de adaptação tecnológica e organizacional face a situações excecionais, mas também da habilidade para introduzir tecnologias e modelos organizacionais que envolvam a colaboração à distância.