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Kurzarbeit

Das Coronavirus zwingt viele Unternehmen zur Kurzarbeit – und sorgt so für Verwirrung in der Buchhaltung. Der Sage Support und der Professional Services stehen seinen Kunden in dieser schwierigen Zeit mit Rat und Tat zur Seite.

Die derzeitige Corona-Krise hat nicht nur Auswirkungen auf unser Privatleben, sondern bringt auch Schweizer Unternehmen in Bedrängnis. Um die wirtschaftlichen Schäden möglichst zu begrenzen und Arbeitsplätze zu erhalten, beantragen sie Kurzarbeit – so rege wie noch nie zuvor. Unternehmen können dadurch die Arbeitszeiten ihrer Angestellten reduzieren oder den Betrieb ganz einstellen, während die Arbeitslosenkasse einen Teil der Lohnkosten übernimmt. Im Rahmen der aktuellen Corona-Pandemie hat der Bund ein vereinfachtes Verfahren für die Voranmeldung von Kurzarbeit eingeführt und den Fonds der Arbeitslosenversicherung auf 8 Milliarden Franken aufgestockt.

So hilfreich diese Massnahmen für Schweizer Unternehmen sind, so schwierig gestaltet sich der neue Umgang mit Kurzarbeit aus buchhalterischer Sicht. Das Support- wie auch das Professional-Services-Team von Sage bekamen das deutlich zu spüren. «Durch die Corona-Krise sind wir ausserordentlich stark belastet worden», blickt Petra Wespi, Team Manager Customer Support Payroll bei Sage, auf die turbulente Zeit zurück. «Hätte es sich um reguläre Abrechnungen von Kurzarbeit gehandelt, wäre der Aufwand überschaubar gewesen. Durch die Neubestimmungen des Bundes im Zuge von Corona – die sich während der letzten Monate auch mehrmals geändert haben – waren wir und unsere Kunden sehr stark gefordert.» Dabei wurde das ganze Fachwissen des Lohn-Supports und von Professional Services zusammengelegt: Die Mitarbeitenden beider Abteilungen standen noch enger als sonst zueinander in Kontakt und haben jede Änderung des Bundes diskutiert.

Hilfe von der Anmeldung bis zur Abrechnung

Beim vereinfachten Verfahren werden die Anmeldungen und Auszahlungen für Kurzarbeit nicht mehr für jeden betroffenen Arbeitnehmenden einzeln ausgewiesen, sondern summarisch für den Gesamtbetrieb. Das entlastet zwar die Amtsstellen bei der Prüfung der Gesuche; die korrekte Abrechnung für einzelne Mitarbeitende wurde dadurch aber deutlich komplexer. Gerade auch dann, wenn noch Provisionen und sonstige Zulagen berücksichtigt werden müssen. In solchen Fällen boten der Sage-Support und Professional Services den betroffenen Unternehmen Hilfestellung an. Sie mussten dabei selbst feststellen, wie knifflig die korrekte Lohnabrechnung bei Corona-Kurzarbeit ist: «Sogar jetzt gibt es immer noch viele Unklarheiten, die uns auch Ende Jahr wieder beschäftigen werden», ist sich Petra Wespi sicher.

Petra Wespi

«Durch die Corona-Krise sind wir ausserordentlich stark belastet worden.» Petra Wespi, Team Manager Customer Support Payroll, Sage Schweiz.

Doch nicht nur Fragen zur Lohnabrechnung hielten das Support-Team von Sage auf Trab: Gerade zu Beginn der Corona-Krise war das Thema Kurzarbeit für Unternehmen so akut, dass die Hotlines der Arbeitslosenkassen stark überlastet waren. Deshalb richteten die betroffenen KMU ihre administrativen Fragen direkt an Sage. Das Sage-Support-Team traf dabei schnell die dazu nötigen Vorkehrungen: Als klar war, dass immer mehr Unternehmen Kurzarbeit beantragen müssen, haben sich die Support-Mitarbeitenden mit dem Anmeldeverfahren und den generellen Fragen rund um die Kurzarbeit befasst; und sie verfassten Dokumentationen, die Kunden in der Knowledge-Datenbank nachlesen konnten: Was heisst überhaupt Kurzarbeit? Wie und wo stelle ich ein Gesuch? Wo finde ich das Abrechnungsformular? So hielt Sage auch auf diese Fragen stets Antworten bereit.

Spürbare Dankbarkeit

Die gesteigerten Support-Bedürfnisse der Kunden spürte auch Bastian Schmidig, Head of Professional Services bei Sage: «Die derzeitige Lage ist eine Ausnahmesituation, die Leute waren und sind nervös – natürlich machen sich da plötzlich auch Existenzängste breit.» Der Professional Services von Sage berät und unterstützt Kunden bei der Erweiterung bestehender Systeme und Sage-Lösungen. Das Know-how ist und war gerade im Zusammenhang mit Corona und Kurzarbeit, wo entsprechende Funktionen teilweise noch entsprechend eingerichtet werden mussten, besonders gefragt. Rund 140 Kunden hat das Team in dieser Zeit intensiv betreut. Laut Schmidig war dies eine positive Erfahrung, trotz der schwierigen Umstände: «Unsere Kunden waren aufgrund der ausserordentlichen Lage teilweise verunsichert. Umso schöner war dafür die Dankbarkeit, die uns entgegengebracht wurde. Für mich und unsere Mitarbeitenden waren solche Erlebnisse ein wertvoller Motivationsschub.»

Bastian Schmidig

«Die derzeitige Lage ist eine Ausnahmesituation, die Leute waren und sind nervös.» Bastian Schmidig, Head of Professional Services, Sage Schweiz.

Ob die Unternehmen diese schwierige Situation auch ohne Unterstützung seitens Sage hätten bewältigen können? Für Bastian Schmidig sei es letztlich immer ein Abwägen der Opportunitätskosten; «Die Kunden hätten zu viel wertvolle Zeit investieren müssen», fügt er hinzu. «Der Hauptfokus der Unternehmen lag ja nicht auf der Abrechnung von Kurzarbeit, sondern darauf, das eigene Business und die Arbeitsplätze zu retten. Unsere Mitarbeitenden vom Support und vom Professional Services konnten ihnen bei der Lohnbuchhaltung unter die Arme greifen, damit sie sich voll auf ihr Kerngeschäft konzentrieren konnten.»

Inzwischen ist wieder etwas Ruhe in den Sage-Support und den Professional Services eingekehrt. Wie viele Überstunden die beiden Teams während der letzten Monate geleistet haben, können Petra Wespi und Bastian Schmidig nicht genau sagen. Wichtig sei, dass man den Kunden helfen konnte. Für die unermüdliche Einsatzbereitschaft ihrer Teams zeigen beide Anerkennung: «Ich bedanke mich bei unseren Mitarbeitern für ihr Engagement und ihren Ehrgeiz. Sie haben eine tolle Leistung hingelegt», sagt Schmidig. Petra Wespi schliesst sich ihm an: «Ein grosses Dankeschön an unsere Mitarbeiter. Für ihren Einsatz und dafür, dass sie sich trotz hohem Druck und vieler Anfragen die Zeit für unsere Kunden genommen haben und dabei immer freundlich geblieben sind. Hut ab!»

 

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