Cómo cambiar la forma de gestionar tu tesorería

Uno de los principales problemas de las pequeñas y medianas empresas es la mala gestión de su tesorería, ya que los clientes buscan incansablemente formas de prorrogar los pagos. 

• En este post hacemos un repaso a este problema, dando algunos consejos para que las PYMES puedan mejorar la gestión de su flujo de caja. 
• Será clave conocer al cliente, emitir y pagar facturas en los plazos establecidos, controlar el flujo de caja, y tener claro una alternativa de financiación. 

España cuenta con un gran número de PYMES en pleno desarrollo que conforman su panorama empresarial y constituyen la base de su economía. Por eso, puede resultar preocupante que el porcentaje de fracasos sea alto, siendo diversos los motivos:  

1. Uno de los principales suele ser que la demanda de su producto o servicio resulta insuficiente. 
2. Dicho de otra forma, no resuelven ningún problema y no responden a las necesidades de los clientes o de las empresas de una manera viable desde un punto de vista comercial. 
3. Este hecho no es nada sorprendente, ya que la mayoría tenemos algún amigo al que alguna vez se le ha ocurrido una idea genial que a los demás no les parecía tan brillante. 
4. En cuanto al resto, resulta inquietante comprobar que un porcentaje de estas empresas fracasa por no disponer de financiación. 

Porqué se producen tantos fracasos 

Obviamente, algunos de estos fracasos se producen por una inversión inicial insuficiente o un plan de negocios poco realista.  

En muchos casos, aunque los pedidos no dejen de llegar, las empresas son incapaces de continuar con su actividad porque una parte importante de su liquidez está vinculada a las existencias y a los pedidos tramitados, lo cual deja poco margen para cumplir con nuevos compromisos. 

El uso cada vez mayor de la tecnología en los servicios financieros, como puede ser un software de tesorería impulsado por empresas tecnológicas de vanguardia como Sage XRT Treasury, transforma la manera de gestionar y dirigir las empresas y ofrece soluciones innovadoras que facilitan la gestión y la planificación de las finanzas. 

Para aprovechar al máximo las herramientas disponibles y gestionar tus recursos financieros, existen algunos elementos que resultan esenciales para la supervivencia y el éxito. 

La tecnología financiera elimina de un plumazo la necesidad y la carga de una costosa experiencia en esta materia, y permite que los gestores de la empresa dispongan de más tiempo para centrarse en sus actividades y su crecimiento a través de herramientas fáciles de utilizar como recordatorios automáticos de impagos, informes de flujo de caja, programas de contabilidad sencillos e información detallada sobre los riesgos. 

 4 aspectos para tener en cuenta 

1. Aprende a conocer a tu cliente  

Para una empresa resulta fundamental conocer a sus clientes. Igual de importante es saber si pueden pagar por los bienes o servicios, sean cuales sean las circunstancias en las que estos se suministran. 

• En el caso de las empresas B2C, este aspecto es relativamente sencillo porque el pago se suele realizar en el momento en el que se transfiere la mercancía. 
• Si hablamos de empresas B2B, los bienes y servicios suelen suministrarse antes del pago, incluso contra reembolso. 
• En estas circunstancias, el hecho de encontrar una plataforma que permita hacerse una idea de los riesgos de los clientes antes de trabajar con ellos puede ayudarte a conocerlos mejor en un momento previo a la firma de las condiciones de crédito. 

2. Emisión y pago de facturas en los plazos establecidos

Un pago inmediato de los bienes y servicios reduciría notablemente los posibles problemas de tesorería. Lo cierto es que las empresas, especialmente las que empiezan a establecerse, deben ofrecer modalidades de pago razonables a sus clientes, así como asegurarse de emitir las facturas en un plazo apropiado. 

• Aunque esto pueda parecer evidente, es bastante frecuente que la voluntad de dar servicio a los clientes se anteponga a las gestiones necesarias para recibir los pagos. 
• Para facilitar el pago a tus clientes, existen numerosas soluciones profesionales de pago sencillas y rápidas. Muchas son gratuitas o no muy caras, y pueden animar a los clientes a que realicen los pagos con mayor diligencia; en cambio, los métodos de pago en desuso, como los cheques, suelen generar más retrasos. Es mejor cambiar a opciones digitales. 
• Puedes utilizar muchas herramientas para que este proceso sea eficaz, entre las que destacan los programas de gestión en la nube que simplifican al máximo la emisión y el pago de facturas. Siempre habrá clientes que tarden en pagar; es inevitable. 
• Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de reclamar rápidamente las facturas impagadas. 
• Para la mayoría de ellas, esto supone una carga y un freno costoso para el desarrollo de su actividad. 
• Estas tareas podrían agilizarse con el uso de herramientas de gestión de deudas, que permiten a las empresas automatizar el proceso de reclamación de facturas en función de cada cliente. 
• Asimismo, en ciertos casos, se podría ofrecer un descuento por pronto pago para premiar y animar a los clientes a pagar antes. Si se trata de pedidos importantes, negociar un anticipo por el pedido para cubrir parte de los costes podría aliviar nuestro nivel de liquidez. 

3. Previsión eficaz del flujo de caja

Resulta fundamental adoptar una solución de gestión de tesorería y mantenerla actualizada para garantizar que refleje con precisión el rendimiento de la empresa. Además, esto nos ofrecerá una visión concreta de los movimientos de efectivo a partir de la cual podremos hacer previsiones realistas sobre los recursos financieros. 

• Aunque la mayoría de las empresas de nueva creación no cuentan con expertos en finanzas, existen muchas herramientas que facilitan la previsión de los flujos de caja y permiten planificar en función de las necesidades de gestión de tesorería. 
• Estas también ayudan a tomar decisiones fundamentadas en la negociación de condiciones con nuevos clientes o la planificación de gastos. 

4. Acceso a una alternativa financiera

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) tienen acceso a una serie de métodos de financiación alternativa, y es muy importante que encuentren la forma adecuada de financiarse en función de sus necesidades, su recorrido y su capacidad de pago. Financiar las facturas permite recibir un pago anticipado de las facturas impagadas. 

Esta solución para el flujo de caja te ayuda a centrarte en el desarrollo de tu actividad en lugar de esperar a que los clientes paguen las facturas.
De esta forma, se libera el capital circulante inmovilizado de tesorería para el pago de facturas y sueldos o la inversión en futuros proyectos.

Las FINTECH te permiten recibir rápidamente el capital utilizado en tus facturas impagadas sin necesidad de contratos a largo plazo o garantías. A continuación, recopilamos varias fuentes de ayuda para los recursos financieros: 

• Préstamos entre particulares: una opción cada vez más popular que consiste en pedir fondos prestados a conocidos en lugar de a una sola entidad de financiación. 
• Crowdfunding: existen sitios en Internet que permiten a las empresas presentar oportunidades de inversión a cambio de productos, fondos propios o el uso de un servicio. 
• Subvenciones: aunque hoy son menos frecuentes, pueden resultar útiles, especialmente para empresas que se dedican a la innovación y la conservación. 

Reflexiones finales sobre cómo cambiar la gestión de los recursos financieros

Existen muchas formas de reducir las dificultades asociadas a la gestión de la tesorería. Las empresas que hagan uso de la tecnología para entender mejor sus resultados actuales y lo que implican para su flujo de caja futuro estarán en una posición más favorable para alcanzar sus objetivos.

Hemos constatado que, cuando disponen de opciones de financiación flexibles, las pymes están en disposición de crecer y prosperar en lugar de verse condicionadas por la gestión de unos flujos de caja limitados.