Qué es una reunión «one to one»: Consejos para que sean efectivas

La comunicación en las empresas es una pieza clave para la productividad. Descubre cómo hacer que una reunión “one to one” aporte beneficios a los empleados y a tu empresa

• Según el informe Total Value Index, el 64% de las compañías no consigue resolver los problemas de manera rápida y eficaz. Además, en el 59% de los casos no existen canales de comunicación efectivos.
• ¿Por qué ocurre esto? ¿Los directivos y mandos intermedios no se comunican correctamente con su equipo? En este post te contamos qué es una reunión “one to one” y cómo puede mejorar la comunicación y productividad de tu equipo.
  

Contenido del post

1. ¿Qué es una reunión “one to one”?
2. Consejos para que una reunión “one to one” sea efectiva
3. Errores que debes evitar

Parece que todavía las empresas no han comprendido la gran importancia de la comunicación interna, tanto para alcanzar los objetivos de las compañías, como para incrementar la motivación de los empleados y su sentido de pertenencia al equipo. Seguimos pensando que las reuniones semanales o mensuales del equipo son suficientes para resolver problemas o conflictos. Pero, si las complementamos con reuniones “one to one”, la mejoría en la comunicación puede ser notable.

¡TUITÉALO! Esto es lo que debes hacer (o no hacer) para conseguir que una reunión “one to one” sea más efectiva.

1) ¿Qué es una reunión “one to one”?

Una reunión “one to one” es un encuentro breve entre un miembro de un equipo y su mando inmediatamente superior con la finalidad de detectar problemas, errores o necesidades, mejorar la productividad o impulsar un proyecto con nuevas ideas.

Existen numerosas situaciones en las que puede ser beneficiosa una reunión “one to one”. Por ejemplo: un empleado está teniendo un problema personal que afecta a su trabajo, un miembro del equipo tiene una idea para aumentar las ventas de un producto o servicio, pero siente reparo a exponerla en público. Sin embargo, para que la reunión tenga éxito y sea eficaz debe seguir una serie de pautas y evitar algunos errores que veremos a continuación.

Con la implantación de un modelo laboral híbrido en el futuro, que combine teletrabajo y presencia en la oficina, las reuniones “one to one” pueden contribuir a mejorar la comunicación y alcanzar los resultados de cada proyecto.

2) Consejos para que una reunión “one to one” sea efectiva

Para que una reunión “one to one” sea eficaz y evitar problemas o conflictos en el futuro, es necesario que se sigan algunas pautas:

1. Crea un espacio seguro y cómodo. Si el empleado siente que te va a contar algo que puede ser divulgado, no se sentirá bien y la reunión no cumplirá su objetivo. Crea un clima de confianza mutua y un entorno privado.

2. Establece una duración corta y una periodicidad. Las reuniones no deben ser muy largas, más o menos, deben tener una duración de unos 15 o 20 minutos. Por otro lado, deben tener una periodicidad (semanal, mensual) para resolver los problemas a medida que se presenten.

3. Escucha de forma activa. No olvides que el objetivo de la reunión es conocer los problemas o necesidades del empleado para ayudarle, por lo que tendrás que poner en marcha la escucha activa, hacer preguntas y hablar poco.

4. Prepara la reunión. Es importante que conozcas el trabajo del empleado, su función y que prepares las preguntas que quieres hacerle para ayudarle. Puedes hacer preguntas sobre cómo se siente en el trabajo, si cambiaría algo, si tiene alguna idea, etc.

5. Establece las tareas de cada uno. Al final de la reunión tanto el empleado como tú habréis acordado realizar determinadas tareas. Para que queden claras, plásmalas por escrito en un correo electrónico, por ejemplo. Y, por supuesto, no te olvides de cumplir con lo acordado.

3) Errores que debes evitar

En tus reuniones “one to one” debes evitar algunos errores que pueden suponer que la reunión no cumpla sus objetivos:

• Hablar solo de trabajo. El objetivo de la reunión es conocer todo lo que puede afectar al empleado, tanto desde un punto de vista personal como profesional, por eso es tan importante que se sienta cómodo.
• Cancelar sistemáticamente reuniones. Cancelar las reuniones demostrará que no tienes interés por el empleado y sus problemas, por lo que mantén la cita, salvo que se produzcan circunstancias excepcionales.
• No controlar el tiempo. Recuerda no alargar mucho la reunión y respeta el tiempo previsto.
• No preguntar la opinión del empleado. Lo que opina el trabajador es fundamental para entender su problema y poder solucionarlo.
• No establecer tareas. Como decíamos antes, la reunión acabará con tareas pendientes para ti y para tu empleado, de esa forma se tomará acción para aplicar soluciones.

La mala comunicación en las empresas produce muchos problemas que pueden afectar a su productividad. Las reuniones “one to one” son una herramienta para mejorar la comunicación, lograr empleados más felices y comprometidos con la organización y atraer y retener talento.