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15 consejos para mejorar tus reuniones por videoconferencia

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Sage

Las reuniones por videoconferencia están más que nunca a la orden del día. Ya sea para negociar con clientes, colaborar con compañeros de equipo o para entrevistas de trabajo, este tipo de reuniones ofrecen multitud de beneficios, como la comodidad del trabajo a distancia (teletrabajo) o la posibilidad de grabar las llamadas.

Pero, a pesar de sus ventajas, reunirse a través de videoconferencia puede resultar fácilmente en un desastre. En este post te proponemos 15 consejos que te ayudarán a ser tan profesional en las videollamadas como en las reuniones cara a cara.

  • Una mala conexión, las distracciones o el riesgo de transmitir una imagen demasiado informal son algunos de los problemas más comunes.
  • Muchas veces obviamos detalles como la iluminación, la perspectiva o la gesticulación, que pueden ser claves para transmitir una imagen positiva.

Comprobaciones previas

1. Prueba el micrófono y el vídeo

Los problemas de audio y de imagen son uno de los más comunes, pero muchas veces, debido a las prisas, no los comprobamos antes de entrar en la videoconferencia. Revisa siempre el equipo, especialmente si vas a reunirte a través de un software que no sueles utilizar.

Que tu micrófono funcione perfectamente en otras aplicaciones no te libra de encontrar problemas de incompatibilidad u otros obstáculos en tu videoconferencia.

Si puedes, accede al programa unos minutos antes de la videollamada para comprobar que todo está en orden. Una vez que empiece la reunión, es conveniente preguntar si todo el mundo puede verte y oírte bien.

Reuniones por videoconferencia

2. Asegúrate de que la conexión es buena

Otro problema muy común son las imágenes pixeladas y el audio entrecortado debido a una mala conexión a Internet. Si estás en casa, asegúrate de que, por ejemplo, tus hijos no estén ocupando todo el ancho de banda viendo series o que tú mismo no tengas una descarga pesada en segundo plano. Asimismo, un exceso de dispositivos conectados a la red puede perjudicar tus reuniones por videoconferencia.

Una alternativa segura puede ser usar un cable Ethernet para una conexión directa en lugar del WIFI.

3. Limpia la cámara

La conexión a Internet no es lo único que puede entorpecer tu imagen: asegúrate de que la cámara está libre de polvo antes de entrar en la reunión. Y, ya que estás, revisa también el nivel de batería del equipo.

4. Comprueba qué perfil estás usando para conectarte

¿Estás utilizando tu cuenta de empresa o un perfil personal? No hay nada de malo en usar tu cuenta de correo personal, pero será mejor que compruebes que tu imagen de perfil y tu nombre de usuario son adecuados para la situación.

5. Modo de acceso a la reunión

Antes de que llegue el momento de empezar la llamada, revisa el modo de acceso. En algunos softwares, necesitarás un enlace para acceder que puedes haber borrado o extraviado sin darte cuenta.

Asimismo, si nunca has tenido contacto con el software de videollamadas que utilizaréis, procura echarle un vistazo antes para conocer sus funcionalidades básicas, como desactivar el micrófono o compartir pantalla.

Si algo sale mal, ten siempre un plan B, como otro software con el que todos estéis familiarizados. Y no olvides que a veces una videoconferencia puede reducirse simplemente a enviar un email.

Equipamiento

6. ¿Cuándo usar el ordenador de sobremesa?

El portátil o el ordenador de sobremesa deberían ser la opción preferente, sobre todo cuando se trata de una reunión grupal. Así, podrás ver al mismo tiempo la imagen de todos los participantes y podrás compartir pantalla o archivos en tiempo real.

7. ¿Cuándo usar el móvil?

Deja las reuniones por videoconferencia en móvil para cuando no te quede otra. Por ejemplo, si estás viajando, si no tienes acceso a un ordenador con cámara o si necesitas moverte para mostrar la oficina.

8. Auriculares y micrófono

Los auriculares son un complemento imprescindible para tus reuniones por videoconferencia, ya estés en el móvil o en el ordenador. Aunque trabajes desde casa, es conveniente evitar distracciones y mejorar la emisión y recepción de audio en la medida de lo posible.

Si no sabes cuáles elegir, apuesta mejor por unos auriculares con cable en lugar de por Bluetooth, ya que estos últimos pueden ralentizar un poco la comunicación.

Asimismo, la calidad de los micrófonos externos suele ser mayor que los integrados en auriculares o en el propio equipo. Sin embargo, tampoco necesitas una calidad de sonido extremadamente buena para reunirte con éxito por videoconferencia.

9. Cámara

La cámara debería quedar a la altura de tus ojos, algo que en ocasiones es difícil de conseguir debido a la ubicación de la lente en determinados ordenadores.

El problema de tener la cámara demasiado alta o baja es lo que comunica a tus interlocutores. Es como si en una reunión presencial tu silla fuera notablemente más alta o baja que el resto. Un detalle como este puede influir en la forma en que te perciben los demás, que pueden verte como una persona soberbia o, por el contrario, demasiado apocada.

En cuanto el encuadre, tu cabeza y tus dos hombros deben poder verse. Para ello, no te acerques demasiado a la cámara, pero tampoco te alejes en exceso.

Puedes utilizar una webcam con trípode para conseguir la perspectiva perfecta en tus reuniones por videoconferencia, o bien elevar tu ordenador con una pila de libros.

Cuida tu imagen y tu entorno

10. ¿Qué llevas puesto?

No sirve de mucho tener la mejor configuración técnica para tu videoconferencia si vas a aparecer en pijama. Llevar ropa cómoda está muy bien para trabajar desde casa, pero obviamente no es lo ideal para una reunión seria. Si trabajas a distancia o teletrabajas en casa, también tendrás que vestir como lo harías en una reunión presencial o, al menos, deberías cumplir el código de vestimenta mínimo de tu empresa.

Entrando en más detalle, evita estampados o rayas que puedan distraer o crear efectos ópticos. Asimismo, vestir ropa blanca o negra puede hacer que tu cámara tenga que ajustar el brillo a niveles donde no se te vea bien la cara. Por tanto, es recomendable vestir colores intermedios.

En último lugar, no olvides comprobar tus dientes en busca de restos de comida y asegúrate de que la temperatura de la habitación es la adecuada.

Aunque solo se te vean la cara y los hombros, nunca sabes si vas a tener que levantarte por alguna razón, ¡así que no olvides la parte inferior de tu vestuario!

11. ¿Qué hay detrás de ti?

A veces obviamos este factor, pero el fondo va a estar visible durante toda la videoconferencia. Por eso, no es buena idea colocarse delante de una cama sin hacer, de un póster con mensaje político o de una ventana por donde pasa la gente.

Si puedes, busca una pared blanca, sin elementos que te roben el protagonismo. Una estantería con libros o unas plantas tampoco son una mala opción como fondo.

12. Cuida la iluminación

La elección del fondo está muy condicionada también por la iluminación. Ten en cuenta que tener una luz justo encima de la cabeza no es muy adecuado, ya que proyecta sombras bajo tus ojos y te puede dar un aspecto casi cadavérico.

En situaciones importantes, como una reunión con un inversor, deberías cuidar estos detalles. Si no cuentas con una ventana cerca u otro tipo de iluminación, puedes encender una lámpara que funcione como luz ambiente para suavizar el efecto de la luz cenital.

13. Ruido y distracciones

El teletrabajo puede dar lugar a múltiples distracciones. Los niños jugando o el perro ladrando pueden arruinar rápidamente una reunión. Si se trata de una muy importante, asegúrate de que todos en la casa sepan que deben permanecer en silencio.

Tono y lenguaje corporal

14. Tono de voz

El tono de voz puede ser incluso más importante que tu aspecto. Hay pocas cosas más desagradables que una persona que habla a voces; por eso, es fundamental controlar el volumen de la voz. Si bien es cierto que deberás hablar un poco más alto que cara a cara, no hay necesidad de gritar.

El problema de elevar la voz demasiado se debe en parte a que no nos escuchamos bien a nosotros mismos con los auriculares, además de que puede parecernos que nuestros interlocutores están muy lejos.

Es recomendable comenzar la videoconferencia con una pequeña conversación para romper el hielo antes de entrar en los temas importantes, así puedes comprobar que todos te escuchan bien.

15. Postura

Tu postura también comunica energía, entusiasmo y profesionalidad. No tendrías la misma impresión hablando con una persona encorvada y con los pies encima de la silla que con alguien con una postura adecuada. Aunque solo se te vea la parte superior del cuerpo, esto no significa que tu postura o tus movimientos de piernas vayan a pasar desapercibidos.

 También es importante sonreír para mostrar interés y simpatía con tu interlocutor.

No olvides cuidar tus gestos con las manos, ya que pueden revelar nervios e inseguridad, incluso a través de una pantalla. Evita tics como tocarte las orejas o la nariz e intenta gesticular para apoyar tus palabras. Hablar con las manos no es menos importante en las reuniones por videoconferencia.

Por último, queremos hacer hincapié en la importancia de preparar la reunión con unos minutos de antelación. Además de que deberías ser puntual, nunca sabes qué problemas puedes encontrar a la hora de conectarte.