6 cosas que debes hacer cuando incorpores a nuevos empleados (guía)

Para algunos empleados, el teletrabajo o trabajo híbrido siempre ha sido una forma de vida. Para otros, en cambio, ha supuesto un cambio radical.

• La pandemia del coronavirus (COVID-19) puso al teletrabajo o trabajo híbrido en primera línea, y este trajo consigo una serie de nuevos retos para los empleadores.
• En este artículo hacemos un repaso a cuáles son esos retos del teletrabajo o trabajo híbrido y cómo enfrentarlos.

Uno de ellos, al que puede que hayas tenido que enfrentarte (o tengas que hacerlo en un futuro próximo), es gestionar la incorporación de empleados a distancia: darles la bienvenida a la empresa, ayudarlos a ponerse en marcha y hacer que se sientan parte del equipo.

¿Pero cómo lograrlo cuando los recién llegados no se encuentran en la misma oficina (o ni siquiera en el mismo país) que tú?

Te lo contamos en este post.

Apóyate en un buen software de RR. HH

Con la ayuda de un buen software de RR.HH. en la nube, no solo podrás llevar a cabo el proceso de incorporación de forma eficiente, eficaz y a distancia, sino también contagiar tus ganas y entusiasmo a tus nuevos fichajes.

Tu plataforma en la nube, donde podrás incluir todo el material de incorporación, contratos de trabajo y datos de los empleados, se convertirá en un centro de información fundamental para ti, para tus nuevos trabajadores y para el resto de la empresa.

Despídete de las carpetas y hojas de cálculo

Con el software de RR.HH. podrás optimizar todos los puntos de contacto del proceso de incorporación y planificarlos sin necesidad de perder el tiempo en reuniones presenciales.

Hablamos de un proceso de incorporación evolucionado: más inteligente, con más información, más moderno.

Se trata de un enfoque más inteligente de este tipo de procesos que aborda los factores críticos que conlleva la incorporación de personal a la empresa.

Con este objetivo en mente, te proponemos estos seis pasos para asegurarte de que el proceso sea todo un éxito.

1. Facilita el acceso inmediato a los perfiles de los nuevos empleados

El momento en el que un empleado firma su contrato es fundamental para hacer que se sienta bienvenido y parte del equipo.

El software de gestión de Recursos Humanos te permite conceder a los nuevos empleados una serie de permisos de acceso y uso de tu portal de RR.HH. para que puedan actualizar sus datos personales ya desde el primer día.

• Basta con crear un nuevo perfil con su nombre, dirección, fecha de nacimiento y fecha de inicio.
• Puesto que toda la documentación está disponible online, tus nuevos empleados tendrán acceso inmediato a la política de vacaciones, el calendario de pagos o el organigrama de la empresa.

2. Ahorra tiempo sin preocuparte de la correspondencia y el papeleo

Tener que andar detrás de los empleados para que te envíen documentos o firmen algo puede suponer un obstáculo en el proceso de RR.HH. si se hace de forma manual.

Con un software en la nube, en cambio, puedes automatizar esta labor y enviar a tus nuevos fichajes una lista de tareas a realizar como parte del proceso de incorporación.

El software guiará de forma interactiva a los empleados cargando toda la información requerida, evitándote papeleo innecesario y retrasos en la correspondencia.

3. Permite una configuración rápida de los dispositivos móviles de los empleados

Digamos que necesitas equipar a tus nuevos empleados con un móvil y un portátil. La monitorización y recuperación de dispositivos móviles puede resultar cara para la empresa si tienes que sustituirlos cada vez que alguien no los devuelve al finalizar su contrato.

Un buen software de RR.HH. te permite integrar este paso en tu proceso de incorporación.

• Tus nuevos empleados tendrán que demostrar que han recibido sus dispositivos introduciendo, por ejemplo, los números de serie. Esto genera un registro en el sistema, de modo que cuando accedas a sus perfiles, podrás ver qué equipos han recibido.
• Puedes hacer un seguimiento de ese registro durante todo el ciclo de vida laboral de los empleados y reflejar si los devuelven cuando abandonan la empresa.

4. Implanta sistemas de comunicación asincrónica

El correo electrónico, la mensajería instantánea y las videollamadas son formas muy sencillas de conectar con tus nuevos empleados, pero no siempre son las más productivas.

Aunque en un principio pueden ser las más adecuadas, llegado el momento las nuevas incorporaciones dejarán de tener tiempo para métodos de comunicación que requieren una respuesta inmediata (comunicación sincrónica).

Las personas pasan por distintas fases de comunicación conforme avanzan en la empresa.

Si tu equipo trabaja de forma remota, debes procurar no agobiarlos con videollamadas constantes.

En su lugar, opta por una comunicación asincrónica, es decir, que no requiera una respuesta inmediata.

Optimiza tu canal de correo electrónico con herramientas que te permitan enviar anuncios a toda la empresa desde el software de RR.HH. al correo de los empleados. Estos verán que se trata de algo importante porque está en una plantilla de RR.HH. y podrán leerlo cuando más les convenga.

5. Integra la personalización y la empatía

Ahora más que nunca, es importante que tanto tú como tu equipo (o la persona encargada de RR.HH., si la hubiera) aprovechéis cada oportunidad para mostrar aprecio y empatía hacia los empleados.

Un buen software de RR.HH. en la nube incorporará un gestor de flujos de trabajo que te permita crear distintos supuestos de distintas multiplicaciones.

• Por ejemplo, puedes crear un supuesto personalizado que envíe a los gerentes un recordatorio cuando se cumplan los primeros 30 días de un empleado en la empresa.
• Esta función es sobre todo para acontecimientos no directamente relacionados con el trabajo que contribuyen a que los empleados tengan una buena experiencia, como cumpleaños o aniversarios.

6. Sé proactivo con el feedback

Tu proceso de incorporación debe evolucionar constantemente. Para ello, debes mantenerte al tanto de cómo les está resultando a tus empleados, tanto en el momento como a posteriori.

El software de RR.HH. te permite integrar solicitudes de feedback automatizadas en las distintas fases del proceso.

• Por ejemplo, puedes programar el software para que envíe una encuesta en el día 10 con una sola pregunta: “¿Cómo está siendo tu experiencia hasta la fecha?”.
• Esta se enviará automáticamente a todos los nuevos empleados.
• Al hacer esto, estarás creando un punto de referencia y empezarás a ver dónde funciona el programa y dónde falla.
• Incluso con herramientas automatizadas para recabar opiniones, es importante recordar ser directo en las preguntas que formules en estas tomas de contacto.

Puedes hacer preguntas como estas:

• ¿Cómo te va?
• ¿Cómo podemos facilitarte la transición?
• ¿Estás teniendo algún problema para adaptarte?

La crisis del coronavirus nos ha demostrado hasta qué punto pueden afectar a nuestra vida laboral ciertos acontecimientos.

Si no formulas estas preguntas de forma proactiva, puede que las personas no te cuenten cómo se sienten. Lo más importante es ser proactivo y mostrarse abierto.

Conclusiones

Con un software de RR.HH. en la nube, podrás tener en cuenta y gestionar fácilmente los puntos de contacto necesarios para dar la bienvenida a nuevos empleados en remoto.

Si usas un portal de RR.HH., podrás facilitar a las nuevas incorporaciones (y a los empleados existentes) el envío de datos y el acceso a información relevante cuando sea necesario.

Al automatizar tus procesos y facilitar a tus nuevos empleados las herramientas de RR.HH. que necesitan para empezar a trabajar contigo, no solo los estarás ayudando a ellos, sino que también estarás ganando tiempo para centrarte en añadir valor a tu empresa y a tu personal.