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Cómo calcular una nómina

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Abordamos las principales claves que debemos tener en cuenta para calcular una nómina correctamente.

  • Cuál es la mejor manera de calcular una nómina
  • Nómina desglosada, encabezamiento, devengo, deducciones y firma de empresa y trabajador

Retribuir correctamente a los empleados es básico en cualquier empresa. No hay nada peor que, llegado final de mes, el pago por el trabajo realizado está equivocado.

¿Sabes cómo se calcula una nómina? Entérate de forma sencilla con explicaciones y consejos

En la práctica, las pymes más pequeñas suelen tener este servicio externalizado y son las asesorías las encargadas de realizar el cálculo con un programa de nóminas fiable y potente. Las empresas de mayor tamaño tienen a su departamento de recursos humanos que se ocupa de estas cuestiones.

Cuál es la mejor manera de calcular una nómina

Las empresas tienen dos formas de calcular las nóminas, ya sea manual o a través de un programa especializado en nóminas. Para la primera opción se suele utilizar una plantilla, generalmente una hoja de cálculo, para cada trabajador de forma individualizada o la misma para toda la empresa.

Si quieres que el departamento de recursos humanos cuide de los empleados y no gaste todo su tiempo haciendo nóminas, deben tener una buen programa que les ahorre trabajo

El principal inconveniente es que un cambio o un fallo en las celdas puede provocar errores en todas las nóminas sin que sepamos detectarlo. Por eso, la mayoría de las organizaciones utilizan un programa de nóminas que, idealmente, debe ser una solución integral para toda la gestión de recursos humanos.

Para acceder a este software, por tanto, suele haber dos caminos, como venimos comentando. Las empresas más pequeñas suelen preferir delegar en asesorías esta cuestión, mientras que las que tienen su propio departamento de recursos humanos incorporan soluciones específicas en función de su tamaño y necesidades. De otra manera, recursos humanos gastaría todo su tiempo en este tipo de trabajo.

Así es el desglose de una nómina

Si miramos cualquier nómina, aparece dividida en diferentes bloques, el encabezamiento, las cantidades a pagar o cuantías y el espacio destinado a las firmas de empresa y trabajador.

Encabezamiento de la nómina

Aquí es donde aparecen los datos identificativos de trabajador y empresa. Los datos del trabajador serán los siguientes:

  • Nombre y dirección.
  • DNI.
  • Categoría profesional y antigüedad en la empresa.
  • Número de la seguridad social.

Los datos que deben aparecer de la empresa serán:

  • Nombre o razón social de la empresa.
  • Domicilio de la organización.
  • NIF.
  • Código de cuenta de cotización (CCC) en la Seguridad Social de la empresa.

Este bloque se suele cerrar indicando el periodo de liquidación y el total de días para el cálculo, generalmente un mes, pero que puede ser de una semana o quincenales, aunque estas dos últimas son más raras en nuestro país.

Devengo y deducciones de la nómina

Es el segundo gran bloque de las nóminas, donde se van añadiendo los diferentes conceptos por los que se abona una cantidad al trabajador y, a la vez, se indican los importes que se deducen. En los devengos, los conceptos más habituales son:

  • Salario base.
  • Plus de transporte.
  • Paga de beneficios, que suele estar prorrateada en la mayoría de las empresas.
  • Antigüedad o complemento de antigüedad.
  • Horas extras y complementarias
  • Kilometrajes.
  • Salarios en especie.
  • Comisiones abonadas o pluses.
  • Retribuciones voluntarias, que suelen utilizar las empresas para aumentar el salario de empleados que se sitúan por encima de lo que marca el convenio del sector.

La nómina se puede entregar electrónicamente siempre que el trabajador pueda imprimirla. Tampoco es imprescindible ya la firma del recibí, siempre que se realice su ingreso a través del banco.

Después vendrá la parte de deducciones por diferentes conceptos que se aplican sobre la base de cotización:

  • Cotización por contingencias comunes a la Seguridad Social, que aplica normalmente una deducción del 4,70% pero varía según el tipo de contrato.
  • Formación, donde se deduce un 0,10%
  • Desempleo, donde se cotiza por un 1,55%
  • Tributación de IRPF, que dependerá tanto del salario anual, como de las circunstancias familiares y personales de cada trabajador. Para el correcto cálculo es obligatorio que complete el modelo 145.

Este bloque de devengo y deducciones se cierra con un resumen final donde se reflejan el total de cantidades. Por un lado, aparecerá la remuneración total, la base de cotización para la Seguridad Social, la base para el IRPF, el total devengado y el total a deducir.

Descubre cómo se hace y cómo se interpreta una nómina

Aquí también suele aparecer el coste empresa, que además del total devengado incluye la parte de cotización que la empresa realiza por el trabajador a la Seguridad Social. Del resultado de estos cálculos aparecerá el concepto que más importa a la mayoría de los trabajadores, el líquido a percibir, es decir, lo que a final de mes ingresan.

Fecha y firma de la nómina

En el documento hay un espacio final que tiene que indicar la fecha y dejar un espacio para las firmas del trabajador y la empresa. El trabajador firma un recibí, lo que implica que acepta que ya tiene el dinero, por lo que se suele pasar a firma a la vez que se paga en metálico o cheque, o ya se ha ingresado en el banco la nómina.

Conceptos que debemos conocer para entender una nómina

El cálculo de la nómina puede convertirse en un jeroglífico si no entendemos determinados conceptos que van asociados a la misma. Vamos a intentar explicar alguno de ellos:

  • Percepciones salariales y no salariales No tienen la consideración de salario las cantidades percibidas en concepto de indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de la actividad laboral, las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social y las indemnizaciones correspondientes a traslados, suspensiones o despidos. Por lo general, las percepciones salariales no suelen cotizar a la Seguridad Social.
  • Retribuciones en especie, donde se pueden incluir los cheques para comida, para guardería o seguros médicos que la empresa facilite a los trabajadores. También el uso de un vehículo de empresa o la cesta de Navidad podrían aparecer en este concepto.
  • Prorrateo de pagas, que es el cálculo efectuado para repartir una o varias pagas extras a lo largo de la retribución mensual. En España lo habitual es que el salario se pague en 12 o 14 pagas y en este último caso se prorratea la paga extraordinaria.

Pero el trabajo de una empresa no acaba con la creación del documento, sino que habitualmente tiene que enviar las remesas de las nóminas al banco para que realice las transferencias y los empleados tengan ingresado el líquido a percibir a final de mes, aunque tienen hasta el día 5 del mes entrante para hacerlo.

Por ello disponer de un programa de nóminas eficiente, que permita hacer los cambios y cálculos de forma ágil, supone un gran ahorro de tiempo para la mayoría de las organizaciones, además de permitir reducir el número de errores en su cálculo.

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