El reto del cambio en la gestión de nóminas y recursos humanos

Uno de los sectores de la empresa que va a cambiar en el futuro más cercano es el de los recursos humanos y las nóminas. Parece que en este área de la empresa es siempre lo mismo: preocuparse de sacar a final de mes el documento, que esencialmente es igual o muy similar al mes anterior, al menos en lo que se refiere a la compañía tradicional. Sin embargo, todo en la empresa está en constante evolución y también hay que afrontar el reto del cambio en la gestión de nóminas y recursos humanos.

Se trata de cuidar de uno de los activos más importantes de la empresa: sus propios empleados gestionando bien la nómina. Vamos a ver cómo mejora la relación laboral o confianza en la empresa un buen trabajo en este aspecto.

Según un reciente estudio de Sage llevado a cabo en el Reino Unido:

• 35% de los trabajadores cambiaría de empresa si les pagaran de forma incorrecta una vez.
• Otro 51% perdería la confianza en su empresa y se sentiría ofendido.

Crear una nómina de forma correcta no es tan fácil como parece. Vamos a ver algunos de los aspectos fundamentales que se tienen que tener en cuenta para afrontar las particularidades y los cambios constantes en las estructuras de dicho documento.

Estructura de la nómina y cambios que debe afrontar

Normalmente, la nómina es un documento complejo, tiene una parte fija, que puede parecer sencilla y también puede tener una parte variable para muchos trabajadores, como incentivos y recompensas, que a menudo son complejas. Sin embargo, existe entre muchos trabajadores la percepción de que la gestión de la nómina es un ejercicio muy simple. Y es todo lo contrario, puesto que puede verse afectado por múltiples cambios, tanto personales del trabajador, internos de la empresa o legislativos.

Además, puede verse afectada por muchos factores. De hecho, mantenerse al corriente de los cambios, tanto internos como externos, es un reto diario. Significa tener en cuenta los salarios, los impuestos, los beneficios, las horas de trabajo, los contratos, los datos personales, las vacaciones, las bajas por enfermedad, etcétera. A esto hay que sumarle la multitud de cambios fiscales y legislativos.

Pero también la gente cambia la manera en la que trabaja, número de horas, lugar, digitalización, viajes, cambia el trabajo que hace en cuanto a su rol, función, o nivel y cambian sus colaboradores (ascenso, traspaso, abandono de la empresa). Cada variación desde el pago hasta el ascenso, desde los planes de pensiones hasta el permiso de paternidad o maternidad, tiene que procesarse con exactitud y ejecutarse como un reloj. Si tu empresa falla en este punto, es hora de poner en marcha procesos que ayuden a predecir estos cambio o, al menos, para gestionarlos con precisión a medida que van ocurriendo.

Además, es necesario comunicar los cambios a los empleados. Debido a las consecuencias legales y empresariales, los trabajadores se beneficiarán de una comunicación clara de los cambios y de un proceso de gestión de nóminas que sea lo bastante ágil en su funcionamiento para ser capaz de afrontar dichos cambios mientras ocurren. Todo ello sin la necesidad de consumir recursos significativos en reajustar los sistemas.

Cinco pasos para encarar el reto del cambio en la gestión de nóminas

1. Entiende los puntos de presión a los que se enfrentan los equipos de recursos humanos y nóminas, la exactitud de los pagos, el cumplimiento de la normativa vigente o la elaboración de informes son algunas de las labores que tienen que llevar a cabo y que se pueden mejorar con la herramienta de gestión adecuada.

2. Dales soporte, aunque las herramientas de que dispones no sean todo lo buenas que te gustaría. Es necesario intentar eliminar los procesos manuales que pueden derivar en errores y facilitarles las herramientas adecuadas que les ayuden a realizar mejor su trabajo y ahorre tiempo.

3. Deja que la tecnología te ayude con la «higiene» de la nómina en procesos que necesitan funcionar de manera fluida, sin errores y en conformidad con las normativas. La nómina tiene que ser un proceso fluido. Cualquier cambio no se puede convertir en un obstáculo para toda la empresa.

4. Comunica el cambio y la gestión de la nómina. La mayoría de las veces los empleados son comprensivos y saben tener la paciencia adecuada y flexibilidad necesaria para saber afrontar el cambio.

5. Celebra el éxito en la gestión de la nómina y dedica más tiempo a tus empleados y menos al proceso de la nómina.