¿Cuánto cuesta a la empresa contratar a un trabajador con el nuevo Salario Mínimo Interprofesional (SMI)?
Aprende a calcular el coste para la empresa de un trabajador, incluyendo salario, cotizaciones y posibles costes extra.
El coste para la empresa de un trabajador es un gran punto de atención, especialmente para los pequeños negocios en expansión. En este artículo de contenido actualizado descubrirás cómo calcularlo y te explicaremos un ejemplo de cuánto paga una empresa para el sueldo mínimo.
- No olvides que a la retribución y la Seguridad Social hay que añadirle otros costes adicionales.
- Actualmente, cada contratación a jornada completa que se haga en España supone un desembolso mínimo anual de cerca de 22.000 euros, al que pueden añadirse muchos otros costes.
El coste para la empresa de un trabajador es un gran punto de atención. En especial, suele generar muchos desvelos en los pequeños negocios en expansión. En cierto modo, es una vara de medir en la que calibran sus posibilidades de crecimiento.
Con todo, calcular a cuánto va a ascender el coste para la empresa de un nuevo trabajador es una labor que implica a su vez otras tres:
- Por un lado, hay que saber cuál será su retribución.
- En función de ella y de las circunstancias del puesto y el trabajador se derivarán unas cotizaciones.
- Finalmente, habrá que considerar todas las repercusiones que la contratación tiene en otros costes.
- ¿Qué incluye el coste de empresa de un trabajador?
- Fórmula para calcular el coste de la Seguridad Social para la empresa
- Un ejemplo del coste del trabajador para la empresa
- Qué costes adicionales podría haber
- Cómo se puede ahorrar costes de personal
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CONTENIDO DEL POST
¿Qué incluye el coste para la empresa de un trabajador?
Como ya hemos comentado, hay dos componentes obvios: el sueldo y las cotizaciones. A ellos, para calcular el coste para la empresa de contratar un trabajador, hay que sumar otros costes, como los siguientes, entre otros:
- Costes de selección, incorporación y acogida.
- Gestión de personal.
- Formación laboral.
- Diversos tipos de equipamiento: ropa, calzado, elementos de seguridad e higiene, vehículos, herramientas, etcétera.
- Gastos propios de la actividad laboral, como, entre otros, los ligados a alojamiento, manutención y transporte.
- Incentivos no salariales, como los ligados a la mejora del ambiente de trabajo, por ejemplo.
Pero la cosa no queda ahí. Con cada nueva contratación, hay un pequeño cambio organizativo que implica nuevos flujos de información y órdenes. En general, en empresas pequeñas, las incorporaciones favorecen la reducción de costes por una mayor especialización y división del trabajo.
Sin embargo, llegado un cierto tamaño, aquel en el que esas ventajas ya están suficientemente aprovechadas, las contrataciones pueden, aunque no siempre, suponer un coste organizativo. Sería fruto de un flujo de comunicación más complicado.
Ahora bien, eso no significa que esa contratación no tenga sentido, ya que el beneficio puede superar a todos esos costes. Al fin y al cabo, el nuevo empleado ayuda a incrementar la producción y las ventas del negocio. Eso es algo que hay que analizar caso por caso.
Fórmula para calcular el coste de la Seguridad Social para la empresa
En el supuesto general, podemos aplicar la siguiente fórmula:
CSSE=BC*(TCCE+TMEIE+TCDE+TCFOGASA+TCFPE+TCITATEP+TCIMSATEP)
- CSSE: cotización a la Seguridad Social a cargo de la empresa, que es lo que queremos calcular.
- BC: base de cotización del trabajador, que se aproxima mucho a la remuneración total que percibe, tanto dineraria como en especie. No obstante, hay algunos ajustes, que puedes consultar en el artículo 147 de la Ley General de la Seguridad Social, cuyo texto refundido se aprobó por Real Decreto Legislativo 8/2015.
- TCCE: tipo de cotización por contingencias comunes a cargo de la empresa. Es, junto a la base de cotización, la cifra más determinante.
- TMEIE: tipo de la parte del mecanismo de equidad intergeneracional que corresponde a la empresa. Este tipo, que se aplica por el nuevo tributo para financiar el fondo de reserva. Va variando año a año.
- TCDE: tipo de cotización por desempleo. Es mayor en los contratos temporales que en los fijos.
- TCFOGASA: tipo de cotización del Fondo de Garantía Salarial. Solo corresponde a la empresa esta cotización.
- TCFP: tipo de cotización por formación profesional a cargo de la empresa.
- TCITATEP: tipo de cotización por incapacidad temporal derivada de accidente de trabajo o enfermedad profesional. Este varía en función de la actividad y viene fijado por una tarifa reflejada en la disposición adicional cuarta de la ley de presupuestos para 2007.
- TCIMSATEP: tipo de cotización por incapacidad, muerte y supervivencia derivadas de accidente de trabajo o enfermedad profesional. Como el anterior, solo la empresa paga por esta contingencia, su importe varía en función de la actividad y viene fijado en la tarifa que aparece en la ley de presupuestos para 2007.
Algunos casos especiales
A este esquema general para calcular el coste de la Seguridad Social a cargo de la empresa, hay que hacerle algunas precisiones. En ciertos casos, se aplican normas especiales. Entre ellos destacan:
- Las horas extraordinarias tienen su propia cotización. Lo normal es que su retribución no se considere en la base de cotización, pero el ministerio puede establecer lo contrario en momentos o para sectores determinados. Por lo demás, se aplican tipos más reducidos a las derivadas de fuerza mayor que al resto de extraordinarias.
- Los contratos temporales de menos de 30 días tienen una cotización adicional. En 2025 asciende a 32,60 euros.
- Los trabajadores que, por edad, podrían estar jubilados, no generan cotizaciones ni a su cargo ni al de la empresa por la mayoría de las contingencias. Están exentos de contingencias comunes, salvo en la parte que corresponde a incapacidad temporal derivada de ellas, y también de desempleo, Fondo de Garantía Salarial y formación profesional.
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Un ejemplo del coste del trabajador para la empresa
Vamos a suponer el caso más simple. Imaginemos, en 2025, un trabajador con las siguientes características:
- Percibe el Salario Mínimo Interprofesional (SMI).
- Su contrato es indefinido y a jornada completa.
- No realiza horas extraordinarias ni trabaja domingos ni festivos.
- En sus cotizaciones, no disfruta de ninguna ventaja especial.
- Todo su salario es dinerario, sin percibir nada en especie.
- No ha generado derecho a ningún complemento.
- Realiza un trabajo exclusivo de oficina.
- No genera ningún otro tipo de costes.
Entonces, tendríamos que su retribución dineraria ascendería, en 2025, a la cifra marcada para el SMI por el Real Decreto 87/2025. En concreto, asciende a 16.576 euros anuales.
La base de cotización serían los 16.576 euros.
En 2025, la empresa tendría que cotizar por los siguientes tipos:
- Contingencias comunes: 23,6 %.
- Mecanismo de equidad intergeneracional: 0,67 %.
- FOGASA: 0,2 %.
- Desempleo: 5,5 %.
- Formación profesional: 0,6 %.
- Incapacidad temporal derivada de accidente de trabajo o enfermedad profesional: 0,8 %. Esta cifra, en otras actividades, podría haber ascendido incluso hasta el 3,45 %.
- Incapacidad, muerte y supervivencia derivadas de accidente de trabajo o enfermedad profesional: 0,7 %. Si su dedicación no hubiese sido de oficina, esta cifra hubiese sido mayor, llegando incluso hasta el 3,7 % en algunas actividades.
Por tanto, la cotización sería:
CSSE = 16.576*(0,236+0,0067+0,002+0,055+0,006+0,008+0,007) = 16.576*0,3207 = 5.315,93 euros.
El porcentaje que habría pagado la empresa en concepto de cotizaciones ascendería al 32,07 %.
En total, la suma serían 21.891,93 euros anuales. De todos modos, recuerda que esta cifra es un mínimo al que es altamente probable que debas sumar costes adicionales.
Qué costes adicionales podría haber
Por un lado, estarían los costes adicionales que aparecen en la nómina. Entre ellos, de forma destacada, podrían figurar:
- Complementos salariales.
- Horas extraordinarias o complementarias.
- Salario en especie.
- Indemnizaciones, suplidos y otras percepciones no salariales.
A ello, hay que añadir todo lo que supone contratar un trabajador y que hemos comentado más arriba.
En la decisión de contratación, la empresa debe ponderar otros costes y ahorros más allá del sueldo y la Seguridad Social y, por supuesto, el impacto en la producción que desea alcanzar.
Cómo se puede ahorrar costes de personal
No siempre es sencillo, pero la clave suelen ser los datos, que te permiten tomar decisiones orientadas por la eficiencia. En ese sentido, una solución como Sage HR te permitirá visualizar mejor hasta qué punto conviene realizar nuevas incorporaciones.
Por lo demás, suele ser muy importante detectar recursos ociosos. En algunos casos, la contratación de personal permite que estos se deterioren menos o más despacio. Especialmente, ese será el caso si reclaman un mantenimiento experto y el desuso les puede afectar.
Es decir, lo que te gastas en el nuevo trabajador podría ser compensado con ahorros en otras partidas. Incluso puede haber situaciones en las que la decisión produzca un ahorro global.
No obstante, no siempre el ahorro de costes de personal es la mejor práctica. No olvides que, aunque te gastes un dinero, las contrataciones permiten expandir tu negocio. Por tanto, la decisión debe tener en cuenta muchas otras cuestiones, como las relativas a la demanda y el ritmo de producción.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.
