A la hora de contabilizar determinadas facturas, los contables se pueden encontrar con que en las facturas emitidas por sus proveedores o acreedores se incluyen suplidos. Aprende a contabilizar suplidos con un ejemplo práctico.
- Te explicamos cómo contabilizar suplidos y qué son, con un ejemplo práctico.
- Si tienes que emitir una factura con suplidos, también te explicamos cómo lo debes hacer.
La contabilización de los suplidos puede ser algo esporádico para las empresas por lo que puede generar algunas dudas que conviene aclarar.
Los suplidos no son ni un ingreso ni un gasto y no se deben incluir en la base imponible del IVA.
También puedes encontrar suplidos en una nómina por gastos en los que incurre un trabajador.
A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo contabilizar suplidos.
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¿Qué son los suplidos en una factura?
Los suplidos de una factura son un pago delegado o una cantidad abonada por cuenta de otra empresa. Esta última será la que debe registrar el gasto o la factura que irá a su nombre cuando la reciba.
Un suplido es la forma de registrar una actividad que se realiza por cuenta de otra empresa, en la que se ejerce el papel de intermediario.
Algunos ejemplos de suplidos pueden ser pagos de tasas, portes o seguros, pero también pueden ser facturas, como la del registro mercantil que paga la asesoría en nombre de sus clientes.
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¿Cómo se declaran los gastos suplidos?
En la factura que realiza un profesional, no se puede aplicar el IVA ni el IRPF sobre los servicios prestados por otro profesional, ya que estos se facturan como suplidos.
También es frecuente que se facturen como suplidos determinadas tasas que hay que pagar para poder prestar un determinado servicio.
Cuando se facturan suplidos se debe enviar al destinatario de la factura los documentos o facturas que conforman estos suplidos. Por ejemplo, un arquitecto que paga una licencia de obra por cuenta de su cliente debe enviarle el justificante de pago de esta tasa.
¿Se repercute el IVA de los suplidos que se incluyen en una factura?
Los suplidos no deben aparecer en la base imponible de la factura, por lo que van sin IVA.
En el art. 78. Tres. 3º Ley 37/1992 se especifica que las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente en virtud de un mandato expreso del mismo no se incluirán en la base imponible del IVA.
En este mismo artículo se determina que el sujeto pasivo estará obligado a justificar la cuantía efectiva de estos gastos.
Por lo tanto, cuando se realiza un pago por cuenta de un cliente se facturará como suplido y se le aportarán los justificantes del pago o factura a su nombre.
- En el caso de que el suplido sea una factura, nuestro cliente será el que podrá contabilizar la factura a su nombre y deducirse el gasto y el IVA de esta factura.
- En el caso de que sean tasas u otros gastos sin factura, el cliente con los justificantes que le aportemos los podrá contabilizar y si son gastos deducibles, podrá deducírselos en sus declaraciones tributarias.
Veamos a continuación cómo contabilizar una factura con suplidos por parte del que la recibe y para mayor claridad realizaremos un ejemplo práctico.
¿Cómo se contabiliza una factura con suplidos?
Uno de los ejemplos de suplidos que se suelen dar todos los años es el de aquellas empresas a las que su asesoría les gestiona el depósito de sus cuentas anuales. La factura del registro mercantil se emite a nombre de la empresa de cuyas cuentas se realiza el depósito, pero puede ser que la asesoría anticipe el pago y luego facture a su cliente el importe pagado en forma de suplidos.
En la factura que emita la asesoría se repercutirá el IVA del servicio prestado por la asesoría, pero no el del importe de la factura del registro mercantil, que aparece en la factura como un suplido por el importe neto pagado al registro.
El importe del suplido, según el ICAC en su resolución 19 de diciembre de 1994, se podrá contabilizar usando cuentas del subgrupo 55 del Plan General de Contabilidad. Otra forma de cómo contabilizar suplidos, puede ser utilizando la cuenta 410 de acreedores del registro mercantil, lo que nos permitirá saldar la cuenta 410 cuando contabilicemos la factura del registro mercantil.
Cuando la empresa reciba la factura del registro mercantil la contabilizará con su IVA y retención correspondiente y la cuenta acreedora del registro mercantil quedará saldada con el saldo deudor recogido en la misma cuenta al contabilizar el suplido.
Lo veremos más claro con un ejemplo práctico.
Ejemplo práctico de contabilización de una factura con suplidos
Registro contable de la factura de la asesoría que incluye suplidos de 43,52 € por el pago realizado en el Registro Mercantil de Madrid.
Supongamos que se pagan 300 € a la Asesoría FERCISA. El asiento contable a realizar sería el siguiente:
300 € (623 o 629) Servicios de asesoría (*)
63 € (472) IVA Soportado
43,52 € (410) Registro Mercantil de Madrid (Suplido)
a 410 Asesoría FERCISA 406,52€
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(*) Los gastos de la asesoría se deben contabilizar en una cuenta 623 si incluyen retención, pero si la asesoría es una sociedad, se pueden contabilizar en la cuenta 629.
Cuando se reciba la factura del registro mercantil se contabilizará de la siguiente manera:
41,06 € (623) Gastos del registro mercantil
8,62 € (472) IVA Soportado
a (475) H.P. retenciones a profesionales 6,16 €
(410) Registro Mercantil de Madrid 43,52 €
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Como podemos observar el mayor de la cuenta del Registro Mercantil de Madrid quedaría saldado.
¿Qué es un suplido en una nómina?
Las nóminas de los trabajadores también pueden incluir suplidos. En este caso serian percepciones que no retribuyen el trabajo realizado. Serían indemnizaciones para sufragar gastos del trabajador ocasionados en la realización de su trabajo.
Por ejemplo, gastos de manutención, estancia, locomoción, ropa de trabajo, parkings, etc. Por lo tanto, cómo contabilizar suplidos no es una tarea compleja.
En resumen, la correcta contabilización de los suplidos es esencial para mantener una contabilidad precisa y evitar problemas fiscales. Aunque puede parecer complicado al principio, con la información adecuada y ejemplos prácticos, cualquier empresa puede gestionar estos pagos de manera eficiente. Recuerda siempre justificar los suplidos con la documentación correspondiente y seguir las normativas vigentes para asegurar una correcta gestión contable.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.
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