Interoperabilidad en la factura electrónica: La piedra angular de la eficiencia empresarial

La interoperabilidad en la factura electrónica es un concepto clave, ya que constituye la piedra angular de la eficiencia de los procesos de facturación.

• Te explicamos al detalle que es la interoperabilidad y los beneficios que aporta.
• Conoce todo lo que se recoge en el borrador del reglamento con relación a la interoperabilidad de los sistemas de facturación.

La interoperabilidad en los procesos de facturación entre clientes y proveedores, permite alcanzar importantes beneficios a nivel organizativo. En general, a mayor volumen de facturas emitidas, mejores resultados se obtendrán. 

Con la próxima entrada en vigor del reglamento de la Ley Crea y Crece la utilización de la factura electrónica será obligatoria entre empresas. A partir de ese momento, los sistemas de facturación de las empresas deberán cumplir determinados requisitos para garantizar:

• La integridad, inalterabilidad y trazabilidad de las facturas
• La interoperabilidad del software de facturas electrónicas.
• La seguridad, control y estandarización de los dispositivos y sistemas informáticos que generan las facturas electrónicas.

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¿Qué es la interoperabilidad en la factura electrónica?

En esencia, la interoperabilidad se refiere a la capacidad de los sistemas de facturación electrónica de diferentes proveedores y plataformas para comunicarse entre sí de forma fluida, segura y sin necesidad de intermediarios. Para ello deben seguir determinados estándares y protocolos previamente definidos. 

La interoperabilidad permite que las empresas puedan emitir, recibir y procesar facturas electrónicas sin importar la plataforma o el software que utilice cada una de las partes involucradas. Gracias a la interoperabilidad de los diferentes sistemas se consigue mejorar la eficiencia de los procesos de facturación.

¿Cuáles son los beneficios de la interoperabilidad en los procesos de facturación de facturas electrónicas?

La interoperabilidad en la factura electrónica ofrece una serie de beneficios que contribuyen a mejorar la eficiencia empresarial. Entre estos beneficios podemos destacar los siguientes:

• Automatización de procesos: La interoperabilidad permite automatizar la emisión, recepción y procesamiento de facturas electrónicas. De esta forma se libera a los empleados de tareas repetitivas y manuales, lo que les permite enfocarse en actividades de mayor valor añadido.
• Reducción de costes al mejorar la eficiencia: Al simplificarse el intercambio de facturas electrónicas entre diferentes sistemas, se consigue optimizar los procesos empresariales, aumentando su eficiencia y productividad. Esto se traduce  en un ahorro de costes para la empresa. 
• Facilita la escalabilidad: Al no existir limitaciones estructurales u operativas en la transmisión de datos, se facilita la expansión de las operaciones de la empresa sin necesidad de recursos adicionales.
• Reducción de errores: Al eliminar la necesidad de intervenciones manuales en el intercambio de facturas electrónicas, la interoperabilidad minimiza el riesgo de errores y discrepancias.
• Mejora de la comunicación: La interoperabilidad facilita la comunicación entre proveedores y clientes, agilizando los procesos de cobro y la resolución de incidencias.
• Mayor transparencia: La interoperabilidad facilita el acceso a la información de facturación, lo que promueve la transparencia y la trazabilidad en las transacciones comerciales.
• Mayor visibilidad y control: La interoperabilidad permite a las empresas tener una mayor visibilidad y control sobre sus datos de facturación, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.

La interoperabilidad en la Ley Crea y Crece y en su reglamento

Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece en España y de su reglamento, la interoperabilidad se convertirá en un requisito obligatorio para las plataformas de las facturas electrónicas. Esta ley busca impulsar la digitalización de las empresas y fomentar la eficiencia en la gestión documental. Y la interoperabilidad juega un papel fundamental en este objetivo.

En borrador de reglamento de la ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), se establece que uno de sus objetivos es determinar los requisitos técnicos para garantizar la interoperabilidad mínima entre los prestadores de soluciones tecnológicas de facturas electrónicas.

Por otra parte, se especifica que  se entenderá por factura electrónica como aquel mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931 definido por el Comité Europeo de Normalización. Además, la factura electrónica debe cumplir determinadas sintaxis definidas en dicho reglamento.

Cómo garantizar la interoperabilidad

Para garantizar la interoperabilidad entre plataformas de factura electrónica privadas, dichos operadores deberán tener capacidad para transformar el mensaje de la factura entre todos los formatos admitidos. De esta forma se garantiza la preservación de la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

La interoperabilidad entre la solución pública de facturación electrónica y las plataformas privadas que forman parte del sistema de facturación electrónica, será garantizada mediante el uso exclusivo de la sintaxis de la solución pública de facturación electrónica a todos los efectos.

Cuando se utilice solución pública para la facturación electrónica, la integridad, inalterabilidad y no repudio de las facturas emitidas se garantizará con los procedimientos que la Agencia Tributaria tenga establecidos para esa finalidad.

Por lo tanto, las plataformas de intercambio de facturas electrónicas privadas deberán tener la capacidad para conectarse con la solución pública de facturación electrónica, además de cumplir con otra serie de requisitos. Entre estos requisitos destaca por su importancia la capacidad para garantizar la interconexión e interoperabilidad de forma gratuita  con otras plataformas.

La interoperabilidad en la factura electrónica se ha convertido en un elemento esencial para las empresas que buscan optimizar sus procesos de facturación, reducir costes y mejorar la eficiencia en la gestión documental. 

La Ley Crea y Crece ha reforzado aún más la importancia de este concepto, convirtiéndola en un requisito obligatorio para las plataformas de factura electrónica en España.

Al incorporar soluciones de facturación electrónica que sean interoperables, las empresas pueden aprovechar una serie de beneficios que les permitirán aumentar su competitividad y lograr un crecimiento sostenible en el mercado actual.