Estrategia y Gestión

Cómo adaptar tu empresa a la Ley Antifraude y VERI*FACTU según tu software

La adaptación a los requisitos de la Ley Antifraude y VERI*FACTU depende también del sistema de facturación que utilices. Descubre qué revisar si trabajas con Excel, un desarrollo a medida o una solución de facturación profesional.

Publicado el 7 octubre, 202614 minutos de lectura Compartir

Nota del editor I Actualización octubre de 2026
Hacienda ha anunciado oficialmente la previsión de aplazar hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes derivadas del Reglamento de sistemas informáticos de facturación para pymes y autónomos, con el objetivo de alinearlas con el calendario de la factura electrónica. La modificación normativa que formalice este nuevo calendario sigue pendiente.

Los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes, por lo que sigue siendo importante comprobar cómo puede evolucionar el sistema de facturación que utiliza cada negocio.

La Ley Antifraude y el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación han introducido nuevos requisitos para determinados programas utilizados para facturar.

La adaptación no consiste simplemente en disponer de una herramienta digital: el sistema debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

VERIFACTU es una de las modalidades previstas dentro de este marco. En esta modalidad, los registros de facturación se remiten de forma continuada a la Agencia Tributaria. También existe la modalidad *NO VERIFACTU*, con requisitos específicos de conservación y control de los registros.

Por eso, no todas las empresas necesitan realizar exactamente los mismos cambios ni tienen que sustituir necesariamente su software. La actuación dependerá de la herramienta que utilicen, de la versión instalada, de la hoja de ruta del proveedor y de las necesidades de su operativa.

El nuevo calendario ofrece más margen para revisar esta situación con criterio. Antes de decidir, conviene comprobar si la solución actual puede adaptarse, qué actualizaciones serán necesarias y si los procesos e integraciones del negocio pueden mantenerse.

En este artículo repasamos qué conviene revisar en cuatro situaciones habituales: si facturas con Excel u otras herramientas no profesionales, si utilizas un desarrollo a medida, si trabajas con una versión antigua de Sage o si ya dispones de una solución Sage actualizada.

Ideas clave

• VERI*FACTU no es obligatorio como modalidad en todos los casos. Forma parte del marco de los sistemas informáticos de facturación junto con la modalidad NO VERI*FACTU.
• El software no está “certificado por la AEAT”. El productor debe respaldar el sistema y la versión mediante la correspondiente declaración responsable.
• Cambiar de programa no siempre será necesario. Una actualización puede ser suficiente si la solución actual puede evolucionar con los requisitos aplicables.
• El nuevo calendario ofrece más margen para revisar software, integraciones y procesos antes de decidir qué cambios son necesarios.
• La situación de partida importa: Excel, un desarrollo a medida y un software profesional actualizado requieren planes de actuación diferentes.

Contenido del post

Factura electrónica B2B y VERI*FACTU: qué debe cubrir tu software

VERI*FACTU y la factura electrónica B2B son obligaciones diferentes. VERI*FACTU afecta al funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación y, en esta modalidad, a la remisión de registros a la AEAT. La factura electrónica B2B regula, en cambio, la emisión, recepción e intercambio de facturas electrónicas estructuradas entre empresas y profesionales.

	VERI*FACTU	Factura electrónica B2B
Qué regula	Registros generados por el sistema de facturación	Intercambio de facturas entre empresas y profesionales
Relación principal	Empresa–AEAT	Empresa–empresa/profesional
Qué debe poder hacer el software	Generar registros trazables y remitirlos a la AEAT en modalidad VERI*FACTU	Emitir y recibir facturas estructuradas e interoperar con el sistema B2B
¿Cumplir una implica cumplir la otra?	No	No

Qué requisitos técnicos debe cumplir un sistema de facturación

Un sistema informático de facturación sujeto al Reglamento debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. También debe generar la huella o hash, mantener el encadenamiento de los registros e incorporar los elementos exigidos en las facturas cuando resulten aplicables.

Los requisitos adicionales dependen de la modalidad elegida:

• VERI*FACTU: genera y remite los registros de facturación a la AEAT.
• NO VERI*FACTU: debe incorporar además los mecanismos específicos de seguridad, firma y registro de eventos previstos para esta modalidad.
• Declaración responsable: el productor debe respaldar el sistema y la versión mediante la correspondiente declaración responsable.

Qué preguntar a tu proveedor de software

Antes de dar por preparada tu solución, conviene confirmar:

• qué versión del software incorpora los requisitos aplicables;
• si el sistema dispone de la declaración responsable correspondiente;
• si permite trabajar en modalidad VERIFACTU o NO VERIFACTU y qué implica cada opción;
• cómo se gestionarán las actualizaciones normativas y técnicas;
• si las integraciones y personalizaciones actuales seguirán funcionando;
• y qué capacidades incorpora para la factura electrónica B2B, si también resulta necesaria para tu negocio.

1. Utilizas Excel u otras herramientas no profesionales

Utilizar Excel o una plantilla para crear facturas no implica automáticamente que tengas que cambiar de herramienta. Lo relevante es qué uso haces de ella y si entra en el ámbito de los sistemas informáticos de facturación.

La Agencia Tributaria distingue entre dos situaciones:

• Uso básico. Si la hoja de cálculo se utiliza únicamente para introducir los datos, expedir o imprimir las facturas y conservar la información, puede quedar fuera del ámbito del Reglamento.
• Uso como sistema de facturación. Si además procesa la información para generar directamente libros de IVA o IRPF, contabilidad u otros resultados utilizados para cumplir obligaciones tributarias, puede considerarse un sistema informático de facturación y quedar sujeto a sus requisitos.

Por eso, el primer paso es revisar cómo utilizas realmente la herramienta y qué procesos dependen de ella.

Qué conviene revisar

• si Excel se limita a crear y conservar facturas o también procesa la información;
• si genera libros fiscales, contabilidad u otros resultados tributarios;
• qué tareas realizas manualmente;
• si necesitas compartir información con tu asesoría;
• qué volumen de facturas gestionas;
• si tu actividad requiere integraciones con bancos, comercio electrónico u otras aplicaciones.

Si tu forma de trabajar entra en el ámbito del Reglamento, necesitarás una solución capaz de cumplir los requisitos aplicables de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

El nuevo calendario ofrece más margen para revisar esta situación antes de decidir si basta con ajustar el proceso actual o si conviene pasar a una solución de facturación profesional.

2. Utilizas un programa a medida

Un software desarrollado a medida puede seguir siendo válido si se adapta a los requisitos aplicables a los sistemas informáticos de facturación. En este caso, es especialmente importante identificar quién mantiene la solución, qué versión utiliza la empresa y quién asume la responsabilidad sobre su adaptación.

Revisa la situación del desarrollo actual

Antes de realizar cambios, conviene analizar:

• qué versión está utilizando la empresa;
• qué componentes forman parte del sistema de facturación;
• qué integraciones o desarrollos específicos dependen de él;
• quién es el productor o desarrollador responsable de mantenerlo;
• qué modalidad de funcionamiento se utilizará: VERIFACTU o NO VERIFACTU.

Este diagnóstico permitirá saber si basta con actualizar el desarrollo actual o si será necesario modificar determinados componentes.

Confirma quién debe emitir la declaración responsable

El productor del sistema debe disponer de la declaración responsable correspondiente al producto y a la versión utilizada.

Si el software ha sido desarrollado por la propia empresa exclusivamente para su uso, será la propia empresa, como productora del sistema, la que deberá asumir esta responsabilidad.

Cuando intervengan distintos desarrolladores o existan ampliaciones y personalizaciones realizadas por terceros, conviene revisar también cómo afectan esos desarrollos al sistema y qué responsabilidades corresponden a cada proveedor.

Comprueba cómo se adaptará el sistema

El desarrollo deberá garantizar los requisitos aplicables de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Si se utiliza la modalidad VERI*FACTU, el sistema deberá además poder generar y remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria conforme a las especificaciones correspondientes.

También conviene comprobar:

• cómo se gestionarán las actualizaciones normativas y técnicas;
• si seguirán funcionando las integraciones existentes;
• qué cambios requerirá la configuración;
• qué soporte ofrecerá el desarrollador después de la adaptación.

Realiza pruebas antes de incorporar los cambios

Una vez actualizado el sistema, conviene probar operaciones habituales, rectificaciones, anulaciones e integraciones con otras aplicaciones.

El objetivo es comprobar que la adaptación normativa no altera procesos necesarios para la actividad y que la trazabilidad de la facturación se mantiene correctamente.

El nuevo calendario ofrece más margen para revisar un desarrollo a medida con criterio y decidir si sigue siendo una solución sostenible o si conviene valorar otras alternativas.

3. Si tienes una solución antigua de Sage

Si utilizas una versión antigua de Sage, el primer paso es comprobar si sigue teniendo soporte y si puede actualizarse para incorporar los requisitos aplicables. No todas las versiones evolucionan de la misma forma, por lo que conviene revisar la situación concreta de la instalación antes de tomar una decisión.

1. Comprueba la versión y el soporte disponible

Consulta con Sage o con tu proveedor qué versión utilizas, si sigue recibiendo mantenimiento y qué hoja de ruta existe para su adaptación.

También conviene revisar si la instalación incluye módulos, personalizaciones o integraciones que puedan verse afectadas por una actualización.

2. Valora si basta con actualizar o conviene migrar

Si la versión actual puede evolucionar, una actualización puede ser suficiente. Cuando la solución ya no dispone de soporte o requiere cambios importantes para incorporar los nuevos requisitos, puede tener sentido valorar una versión más reciente.

Antes de migrar, revisa qué datos deben trasladarse, qué configuraciones deben mantenerse y cómo afectará el cambio a las integraciones existentes.

3. Prepara al equipo para los cambios

Una actualización puede introducir nuevas funcionalidades, configuraciones o procedimientos. Conviene que las personas que utilizan el sistema conozcan qué cambia en su operativa y cómo actuar ante posibles incidencias.

El nuevo calendario ofrece más margen para revisar la situación de una versión antigua y decidir con criterio si basta con actualizarla o es necesario plantear una migración.

4. Si tienes una solución actual de Sage

Si utilizas una versión actual y con soporte de Sage, el primer paso es comprobar qué actualizaciones y configuraciones necesita tu solución para adaptarse a los requisitos aplicables. La situación puede variar según el producto, la versión utilizada y la modalidad de funcionamiento elegida.

Mantén la solución actualizada

Comprueba que utilizas una versión con soporte y aplica las actualizaciones que correspondan. Mantener el software al día permite incorporar las novedades normativas y técnicas previstas para cada solución.

También conviene revisar si existen módulos, personalizaciones o integraciones que puedan verse afectados por una actualización.

Revisa la configuración de tu sistema

Confirma qué modalidad de funcionamiento utilizarás y qué configuración necesita tu solución. En el caso de VERI*FACTU, el sistema deberá poder generar y remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria conforme a las especificaciones aplicables.

Si trabajas en modalidad NO VERI*FACTU, deberán cumplirse los requisitos adicionales previstos para la conservación y protección de los registros.

Comprueba la generación de los registros

Verifica que el sistema genera correctamente los registros de facturación, mantiene su trazabilidad e incorpora los elementos exigidos en las facturas cuando resulten aplicables.

No se trata de enviar la factura en tiempo real a la AEAT. En la modalidad VERI*FACTU, lo que se remite son los registros de facturación generados por el sistema.

Revisa las integraciones y realiza pruebas

Comprueba que las conexiones con contabilidad, ventas, comercio electrónico, bancos u otras aplicaciones siguen funcionando correctamente después de las actualizaciones.

También conviene probar operaciones habituales, rectificaciones y anulaciones antes de incorporar cualquier cambio a la operativa diaria.

Disponer de una solución Sage actual no elimina la necesidad de revisar la versión, la configuración y las actualizaciones aplicables. El nuevo calendario ofrece más margen para hacerlo de forma progresiva y comprobar que la solución continúa respondiendo a las necesidades del negocio.

Tres marcos de facturación que conviene distinguir

VERI*FACTU, la factura electrónica B2B y el SII regulan aspectos diferentes de la facturación y pueden afectar a una empresa de forma simultánea. Por eso, adaptar el software no consiste únicamente en comprobar un único requisito: es necesario identificar qué obligaciones corresponden a cada negocio y si el sistema puede responder a ellas.

Marco	Qué regula	Qué debe revisar la empresa
Sistemas informáticos de facturación / VERI*FACTU	Los requisitos que deben cumplir determinados sistemas informáticos de facturación para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. En la modalidad VERI*FACTU, estos registros se remiten a la AEAT.	Si su sistema está dentro del ámbito del Reglamento, qué modalidad utiliza y si la versión instalada puede adaptarse a los requisitos aplicables.
Factura electrónica B2B	La emisión, recepción e intercambio de facturas electrónicas estructuradas entre empresas y profesionales, así como determinados aspectos relacionados con su ciclo de vida.	Si su software puede emitir y recibir facturas estructuradas, interoperar con el nuevo sistema y gestionar la información exigida durante el ciclo de la factura.
SII (Suministro Inmediato de Información)	La llevanza electrónica de los Libros Registro del IVA mediante el suministro de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.	Si la empresa está incluida en su ámbito de aplicación y si su software permite gestionar correctamente el envío de la información requerida a la AEAT.

Cumplir los requisitos de uno de estos marcos no significa automáticamente estar preparado para los demás. Una empresa puede necesitar que su sistema responda a más de una obligación, por lo que conviene analizar el conjunto de su operativa antes de actualizar, adaptar o sustituir el software.

Si quieres consultar específicamente cuándo entra en aplicación la factura electrónica B2B según cada perfil, puedes consultar nuestro calendario actualizado de la factura electrónica obligatoria.

Adapta tu sistema de facturación según tu situación

La adaptación a la Ley Antifraude y a VERI*FACTU no exige la misma actuación en todos los negocios. El punto de partida depende del sistema que utilices, de la versión instalada, de las integraciones existentes y de la capacidad del proveedor para evolucionar la solución.

Si trabajas con Excel, un desarrollo a medida o una versión antigua, el primer paso es revisar cómo funciona hoy tu sistema y qué requisitos le afectan. Si ya utilizas una solución actualizada, conviene comprobar qué actualizaciones y configuraciones serán necesarias.

El nuevo calendario ofrece más margen para hacer esta revisión con criterio, sin precipitar decisiones ni introducir cambios que no sean necesarios.

El objetivo es contar con una solución capaz de mantener la trazabilidad de la facturación, adaptarse a los nuevos requisitos y seguir respondiendo a las necesidades reales del negocio.

Preguntas frecuentes sobre la Ley Antifraude, VERI*FACTU y el software de facturación

¿VERI*FACTU y la factura electrónica B2B son lo mismo?

No. VERI*FACTU y la factura electrónica B2B regulan procesos diferentes. VERI*FACTU es una de las modalidades previstas para los sistemas informáticos de facturación y permite remitir los registros de facturación a la AEAT. La factura electrónica B2B regula el intercambio de facturas electrónicas estructuradas entre empresas y profesionales.

Cumplir los requisitos de uno de estos sistemas no implica automáticamente estar preparado para el otro.

¿Necesito un software certificado por la Agencia Tributaria?

No existe una certificación u homologación previa del software por parte de la AEAT. El productor del sistema debe emitir una declaración responsable que identifique el producto y la versión y manifieste que cumplen los requisitos exigidos por la normativa aplicable.

Por eso, al revisar tu software conviene comprobar tanto la versión utilizada como la existencia de su correspondiente declaración responsable.

¿Tengo que cambiar de software para adaptarme a VERI*FACTU?

No necesariamente. Si tu solución actual puede actualizarse para incorporar los requisitos aplicables, puede ser suficiente con instalar la versión correspondiente y realizar las configuraciones necesarias.

Antes de cambiar de programa, revisa su hoja de ruta, el soporte disponible, las integraciones y personalizaciones existentes y las necesidades reales de tu empresa.

¿Qué requisitos técnicos debe cumplir un sistema de facturación?

Un sistema informático de facturación sujeto al Reglamento debe garantizar aspectos como la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Además, los requisitos concretos varían según se trabaje en modalidad VERIFACTU o NO VERIFACTU. Por ejemplo, en VERIFACTU los registros se remiten a la AEAT, mientras que los sistemas NO VERIFACTU deben incorporar mecanismos adicionales para garantizar su conservación y seguridad.

¿Un software preparado para VERI*FACTU sirve también para la factura electrónica B2B?

No necesariamente. Son marcos distintos y exigen capacidades diferentes.

Además de los requisitos asociados a los sistemas informáticos de facturación, una empresa afectada por la factura electrónica B2B necesitará comprobar que su software puede emitir y recibir facturas estructuradas, interoperar con el sistema de factura electrónica y gestionar la información necesaria durante el ciclo de la factura.

¿Puedo seguir utilizando Excel para hacer mis facturas?

Depende del uso que hagas de la herramienta. Utilizar Excel para introducir datos, generar o imprimir una factura y conservarla no implica automáticamente que la hoja de cálculo sea un sistema informático de facturación.

Sin embargo, si la herramienta procesa la información para generar libros fiscales, contabilidad u otros resultados utilizados para cumplir obligaciones tributarias, puede quedar dentro del ámbito del Reglamento. En ese caso, conviene revisar si el sistema utilizado responde a los requisitos aplicables.

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