Asesorías y Despachos Profesionales

Errores más frecuentes al implantar Verifactu en asesorías (y cómo resolverlos)

Te explicamos cómo detectar y evitar los errores Verifactu más comunes para acompañar mejor a tus clientes.

28 January, 20265 minutos de lectura Compartir

Descubre cómo tu asesoría puede detectar los errores Verifactu más frecuentes y qué puntos debes reforzar para evitarlos.

• El conocimiento es la base para evitar errores en la aplicación de Verifactu.
• La vigilancia y el control harán más fluida la transición de Verifactu.

El reciente retraso en los plazos de Verifactu puede verse como una oportunidad para las asesorías. Ese tiempo adicional puede servirte para mejorar tu formación y la información que diriges a tus clientes sobre estas novedades en la facturación. Además, puedes destinarlo a revisar cómo se adaptan los procesos de tus clientes y a elaborar planes de contingencia. Por ello, conviene que pongas el foco sobre los errores en la aplicación de Verifactu.

En general, de lo que se trata es de verificar que una vez adaptados a la normativa Verifactu, los clientes de tu asesoría comprendan las implicaciones del cambio. Si todo se ha preparado bien, los fallos en la operativa con Verifactu serán mínimos. Evitarás pérdidas de tiempo y problemas para tus clientes. Mejorarás así su grado de satisfacción con tu servicio y pondrás a punto su facturación. Pero, para ello, se necesitan protocolos de detección de errores. 

¡COMPARTE! Y después de empezar a aplicar Verifactu, ¿qué? ¡Prepara a tus clientes para que su facturación fluya de forma eficiente!

Contenido del post

Sage for Accountants te ayuda a detectar errores, trabajar con más precisión y ofrecer un servicio más seguro y eficiente. Descubre cómo puede reforzar tu día a día en el despacho. 

Errores con el software adaptado a Verifactu

Puedes tener dos tipos de fallos relacionados con el software:

• El principal sería no contar con el software homologado. Puede acarrear importantes sanciones, pero la buena noticia es que no hay nada que temer si cuentas con un proveedor de confianza, como Sage. De hecho, los productores y comercializadores tienen la obligación de que sus soluciones estén adaptadas a las normas antifraude.
• No obstante, lo ideal es que cuentes con soluciones que, como Sage for Accountants, sumen a la garantía de cumplimiento normativo un plus de eficiencia. Se trata de buscar la mayor accesibilidad a los datos y la mayor fluidez en las comunicaciones entre asesor y cliente.

Los errores de entendimiento del contenido con Verifactu

Puede que los clientes de tu asesoría no hayan asimilado correctamente qué implican las dos nuevas menciones en el contenido de las facturas. Por tanto, deberás cerciorarte de su conocimiento sobre algunos aspectos:

• Han de estar familiarizados con el código QR. Debes analizar que entiendan qué es y para qué sirve. Eso implica también ponerse en lugar del destinatario que recibe la factura y que puede facilitar los datos contenidos en el QR a la AEAT. 
• También tiene que quedar claro qué implica que en una factura aparezca “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”. Una vez se da el paso de cumplir con Verifactu, esa será la referencia para los destinatarios de que se está en ese sistema. Por tanto, podrán con el QR verificar que el registro informático de la factura ha sido remitido a través de Verifactu.

Los errores de entendimiento de los registros de facturación

Una cuestión muy importante para evitar la mala comprensión del sistema Verifactu es que tus clientes entiendan la diferencia entre una factura y los registros informáticos que se transmiten. Eso es trascendente porque ayuda a los clientes a asimilar qué es obligatorio, qué opcional y qué es lo que conocerá Hacienda automáticamente. 

En particular, debe clarificarse la diferencia entre varias capas de contenido:

• El contenido común de la factura y su registro de facturación, como datos identificativos, importes o la base imponible.
• La parte del contenido de la factura que no aparece en los registros informáticos, entre las que destacan las menciones voluntarias que se incluyen por mera conveniencia.
• La información que no aparece en la factura, pero sí en su registro informático, como el hash o los datos relacionados con el momento y circunstancias de la generación del registro.

Los asesores deben vigilar el grado de conocimiento de sus clientes sobre la reforma de la facturación para dar fluidez al cambio y evitar posibles errores de sus clientes en la operativa de facturación con Verifactu.

Los errores en la operativa en Verifactu

Si se tiene claro todo lo anterior, lo normal será que los clientes de tu asesoría operen con total fluidez dentro del sistema Verifactu. Sin embargo, las deficiencias de conocimiento pueden llevar a fallos en varios aspectos operativos:

• En diseño de procesos de facturación, pueden surgir ineficiencias. Por ejemplo, pueden destinar tiempo excesivo a realizar comprobaciones de que todo está en orden por el hecho de no tener claros los fundamentos de Verifactu.
• Al ejecutar su operativa habitual de facturación, es importante que haya quedado desterrada la mala práctica de romper facturas y emitir otra. Hay que hacer ver a todos los clientes de la asesoría que todo lo que se haga con las facturas dejará huella y que hay que emitir una rectificativa.
• Tampoco hay que perder de vista que pueden ser los clientes de tus clientes los que cometan fallos en la adaptación a Verifactu. En ese sentido, es conveniente que se colabore entre todos para buscar las soluciones a los problemas que se vayan presentando. Además, la experiencia puede servir para elaborar un plan con tu cliente de acompañamiento a sus clientes.
• Y nunca pierdas de vista el factor humano. Verifica quiénes facturan en las empresas de tus clientes, qué conocimientos tienen, qué formaciones han recibido, cuáles son sus dudas, etcétera.

Con el tiempo, todo este proceso de adaptación será entendido como una inversión. Tus clientes tendrán un cumplimiento normativo reforzado y una experiencia de trabajo más fluida. Si sabes acompañarlos, habrás dado un paso fundamental para evitar los errores con Verifactu y verás la recompensa en forma de confianza de tus clientes.