Cómo dedicar menos tiempo al papeleo
En este artículo hacemos un repaso a cómo es posible dedicar menos tiempo al papeleo con la automatización de las tareas administrativas.
La digitalización llega a todos los ámbitos de las empresas (marketing, ventas, atención al cliente, etc.) y también a la forma en la que gestionas las facturas de tu negocio. Descubre las ventajas del software de facturación electrónica.
La factura electrónica se define como aquella que se expide y se recibe en formato electrónico, estando regulada en el artículo 9 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento en el que se regulan las obligaciones de facturación.
Cualquier factura, ya sea electrónica o en papel, debe garantizar:
Que es legible, esto lo facilita, por ejemplo, el programa de facturación electrónica que se elija para elaborar la factura.
Que es auténtica en cuanto a su origen.
Que su contenido se mantiene íntegro y no ha sido modificado ni manipulado.
Según el Reglamento sobre las obligaciones de facturación, la expedición de la factura electrónica se encuentra condicionada a que el destinatario dé su consentimiento.
Básicamente, podemos diferenciar dos tipos de facturas electrónicas:
Las que tienen un formato estructurado. Pueden generarse de forma automática por un software de facturación electrónica. Además, para enviar la factura electrónica se utilizan también medios electrónicos.
Las que no tienen un formato estructurado. Consisten en una imagen que tiene el formato PDF, JPG o TXT, por lo que para ser gestionadas por el programa para facturas electrónicas del receptor es necesaria la intervención de una persona que lo realice de forma manual.
Para emitirlas puedes utilizar un programa para generar facturas electrónicas que las elabore de forma automática en función de los parámetros que hayas establecido.
Los pasos a seguir son los siguientes:
Preparación. En el encabezamiento debe figurar la palabra factura, la fecha y el número, así como la identificación del emisor y del receptor de la factura (nombre, domicilio y NIF). Además, deberán incluirse el concepto, el importe a pagar, los impuestos aplicables y el total.
Creación. Con una programa de facturación electrónica podrás emitir la factura electrónica con todos los datos exigidos por la ley y guardar el documento. Es aconsejable incluir una firma electrónica para garantizar su autenticidad e integridad.
Envío. Para enviar la factura electrónica es posible utilizar el correo electrónico o subirla a una web de la que se la pueda descargar cada cliente accediendo con unas claves personales.
Conservación. Las copias de las facturas emitidas con un programa de facturación electrónica deben guardarse por si el archivo fuera de nuevo necesario (puede que la Agencia Tributaria realice una inspección y pida copia de las facturas emitidas a los clientes).
La factura debe ser expedida en el momento en que se realiza la operación, pero puede darse el caso de que se realicen labores periódicas y se incluyan en una misma factura diversas operaciones realizadas en un plazo de tiempo determinado (un mes), para un mismo cliente. Estas facturas se denominan recapitulativas.
De cada factura solo puede haber un original, por lo que si, por ejemplo, el destinatario pierde la factura que se le envió, se le podrá volver a remitir, pero deberá constar en la factura la palabra duplicado.
Obligatoria con la Administración
Desde 2015, todas las facturas dirigidas a las administraciones públicas deben ser electrónicas. Además, desde julio de 2018 está en vigor la nueva normativa e-factura con carácter obligatorio para el subcontratista en relación con el contratista principal.
Certificado digital
Tras generar la factura con el programa de facturación electrónica se almacena en un fichero de datos y de debe proceder a firmar electrónicamente mediante el certificado digital propiedad del emisor de dicho documento.
Software apropiado
No todas las aplicaciones son capaces de generar facturas electrónicas, por lo que las empresas deben asegurarse de que su software de facturación electrónica es compatible con este tipo de facturas.
Consentimiento mutuo
Para poder emitir facturas electrónicas, tanto el emisor como el receptor tienen que estar de acuerdo. De esta forma, no se puede obligar a ningún cliente a aceptar una factura electrónica.
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