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La factura electrónica: todo lo que debes saber

La digitalización llega a todos los ámbitos de las empresas (ventas, atención al cliente, etc.) y también a la forma en la que gestionas las facturas de tu negocio. Descubre las ventajas del software de facturación electrónica.

 

Novedades sobre la factura electrónica obligatoria

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica, emitida y recibida en formato electrónico, es ya una realidad inevitable para las empresas. Según la Ley Crea y Crece, desde septiembre de 2022, autónomos y pymes están obligados a utilizarla. Ya sea en formato electrónico o papel, toda factura debe cumplir con tres requisitos fundamentales según el Reglamento de Obligaciones de Facturación: legibilidad, autenticidad en su origen e integridad de su contenido. Además, será necesario contar con el consentimiento del destinatario antes de emitir una factura electrónica.

¿Qué es una factura electrónica hoy?

Una factura que se envía y se recibe en formato electrónico:
  • Formato no estructurado, es decir imágenes (JPG) o documentos (PDF) que son grabadas manualmente o por OCRs, y que han de ser firmadas digitalmente.
  • Formato estructurado, es decir, ficheros generados y tratados automáticamente por sistemas informáticos del emisor y del receptor (XML, UBL, Facturae, EDIFACT, etc.). Son obligatorias para facturar a las Administraciones Públicas).

¿Cómo será la factura electrónica con la Ley Crea y Crece?

  • Todas las facturas entre empresas y profesionales serán obligatoriamente emitidas, enviadas y recibidas electrónicamente en un formato estructurado que facilite su automatización.
  • Para el envío, recepción y conservación de las facturas será necesario utilizar una plataforma de servicios de facturación.
  • Además, no se admitirán formatos no estructurados.
  • Con la nueva ley, no podrá ser considerada factura electrónica una factura en formato PDF que se adjunta y envía por mail a los clientes.

Factura electrónica: las nuevas obligaciones

¿Sabías que hay nuevas obligaciones derivadas de la Ley Antifraude y de la Ley Crea y Crece? Conócelas al detalle y anticípate a las nuevas obligaciones de la facturación electrónica.

Hace más de una década que el uso de la factura electrónica está regulado en España gracias al Reglamento de Obligaciones de Facturación (Real Decreto 1619/2012 en vigor desde el 01/01/2013).

Aun así, existen dos nuevas iniciativas que afectarán a la manera de facturar de las empresas:

  • Ley Antifraude. Tras la publicación de las medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (Ley 11/2021), el reglamento referente a los requisitos del software fue publicado en el BOE en diciembre de 2023.

    NOVEDADES 2024: A partir del 1 de julio de 2025, está previsto que esta normativa sea obligatoria, por lo que autónomos y pymes deberán emitir sus facturas utilizando un sistema informático certificado por Hacienda.
  • Ley Crea y Crece. Desde la aprobación de la Ley 18/2022 y la publicación del borrador del proyecto de Real Decreto en 2023, autónomos y pymes tendrán que adaptar sus sistemas de facturación para poder emitir y recibir facturas electrónicas de forma obligatoria una vez se apruebe el reglamento definitivo.

    NOVEDADES 2024: Está prevista su entrada en vigor en abril de 2025, inicialmente para empresas que facturen más de 8 millones de euros y 2 años después para el resto.

La factura electrónica está sujeta a la evolución tecnológica. Por ello, según lo contempla el reglamento, con el tiempo podrán autorizarse nuevos formatos.

Pero, inicialmente, estarán permitidos los siguientes formatos:

  • Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria: Este formato es un estándar internacional que se utiliza en todo el mundo.
  • Mensajes UBL de factura y nota de crédito: Este formato también es un estándar internacional, pero está más especializado en el comercio electrónico.
  • Mensaje EDIFACT de factura: Este formato es un estándar más antiguo que se utiliza en algunos sectores concretos, como el transporte.
  • Mensaje Facturae: Este formato es un estándar español que se utiliza en España y Portugal.
La factura electrónica no es algo que el emisor pueda hacer en papel, sino que es necesario tener un software de facturación adaptado y que, entre otros requisitos mínimos, cumpla las reglas del  software antifraude.

Una vez se disponga del software adecuado, el contenido de la factura electrónica será el propio de cualquier factura. Pero existen diferencias importantes:
  • Deberá haber sido emitida y recibida en formato electrónico.
  • El destinatario tendrá que dar su consentimiento para recibirla en ese formato.
  • Su autenticidad y origen deberán quedar garantizados por un medio válido (firma electrónica o intercambio electrónico de datos).

Es importante destacar que existen empresas obligadas a facturar electrónicamente a quienes acepten este formato o lo pidan expresamente. Entre ellas destacan los prestadores de determinados servicios esenciales en áreas como las finanzas, las telecomunicaciones, el agua, el gas, la electricidad, las agencias de viajes o los transportes.

Además, en el ámbito de la contratación pública muchos proveedores tienen la obligación de presentar una factura electrónica (entre ellos las sociedades anónimas y las limitadas).

Además de las obligaciones habituales para conservar una factura al uso, el receptor deberá informar al remitente sobre el estado de la factura. Principalmente sobre:

  • La aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
  • El pago efectivo completo de la factura y su fecha.

La facturación electrónica es una realidad cada vez más extendida que aporta muchos beneficios a las empresas:

  • Facilita el cobro de las facturas: La facturación electrónica permite incluir en la factura los datos necesarios para realizar el pago por adeudo domiciliado, lo que puede agilizar el proceso de pago.
  • Puede resultar más cómoda: La facturación electrónica evita el traslado de papel, lo que puede suponer un ahorro de tiempo y costes.
  • Introduce medidas de seguridad: La factura electrónica tiene que cumplir con unos requisitos de seguridad que la convierten en un documento más fiable y seguro que la factura en papel.
  • Favorece la digitalización: La facturación electrónica contribuye a la automatización de los procesos contables, a un mejor seguimiento de la relación con clientes y proveedores e, incluso, al control digital de los pagos.

Ventajas de la factura electrónica

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Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica

Una e-factura es simplemente una factura electrónica. Una factura electrónica es aquella que se emite, transmite y recibe en formato electrónico, con una cantidad mínima de datos de manera estructurada, diferenciándose así de las facturas en papel o en formato PDF convencional.  De este modo se asegura su autenticidad e integridad facilitando así su automatización.
No serán consideradas facturas electrónicas las imágenes, los documentos escaneados, los documentos en formato PDF, etc. que estén grabados manualmente o por OCRs, y firmados digitalmente.
Alrededor de la factura electrónica coinciden distintas normativas, entre las que destacan la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude.
 
Actualmente están obligadas aquellas empresas que facturen a una administración pública. Bajo el marco de la Ley Crea y Crece, y a partir de su aprobación definitiva, estarán obligadas todas las empresas y profesionales localizados en territorio español que facturen, inicialmente, más de 8 millones de euros. Posteriormente, se extenderá al resto.
Inicialmente, está previsto que entre en vigor en abril del 2025 para empresas que facturen más de 8 millones de euros al año y 2  años después el resto.
Es muy sencillo. Una vez tu empresa dispone del software adaptado a la facturación electrónica, los elementos que tienes que incluir en una factura electrónica son básicamente los propios de cualquier factura. No obstante, existen algunas diferencias, siendo la más importante que todas las facturas electrónicas deberán ir firmadas (firma electrónica o intercambio electrónico de datos – EDI).
Para garantizar la autenticidad e integridad de una factura electrónica mediante la firma electrónica, existen dos opciones:
  • Firma Electrónica Avanzada basada en un Certificado Electrónico Reconocido.
  • Firma Electrónica Avanzada basada en un Certificado Electrónico Reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma (también conocida como firma electrónica reconocida).
En este sentido, el software de facturación electrónica o el proveedor de servicios de facturación electrónica indicarán si es posible utilizar esta opción para garantizar la autenticidad e integridad de una factura electrónica, así como cómo emplear el certificado electrónico reconocido con este propósito.
 

Sí. Para poder hacer una factura electrónica tendrás que contar con un software de facturación que deberá cumplir unos requisitos mínimos:

  • A partir del 1 de julio de 2025, deberá cumplir con las reglas del software antifraude, certificado por un proveedor y asegurando que los registros informáticos no sean manipulables.
  • Debe permitir funciones que garanticen la autenticidad y origen, como la firma electrónica o el intercambio electrónico de datos.
  • La solución debe ser interconectable e interoperable gratuitamente, capaz de transformar el mensaje de factura entre todos los formatos admitidos.
  • Debe ofrecer acceso a una infraestructura tecnológica que permita el direccionamiento de facturas, ya sea a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas o de la Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE), compatible con soluciones privadas en otras partes del proceso.








Verifactu es la calificación que se da a los sistemas de emisión de facturas verificables. En principio, son sistemas informáticos empleados para cumplir las obligaciones de facturación que deben enviar facturas a Hacienda. Como tales, deben cumplir con todos los requisitos de la Ley Antifraude y garantizar determinadas propiedades de los registros de facturación, además de una comunicación fluida de los obligados tributarios con la AEAT.
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