Factura electrónica obligatoria: Este es el calendario de implementación

En este contenido, te explicaremos cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica. Repasaremos las principales fechas del calendario y qué se espera que pase en cada uno de los próximos años.

• 2025 está destinado a ser el año de mayores novedades en la factura electrónica.
• La mejor estrategia es la anticipación con un flujo natural de cambios sencillos.

En estos momentos, muchas pymes y autónomos se preguntan cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica. Realmente, es una pregunta, hasta cierto punto, equivocada. Lo que hay que ir planteando no es una fecha límite, sino una transición suave.

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Lo que irá pasando es un proceso en el que las empresas y autónomos estarán en contacto con asesores, proveedores de software y diferentes tipos de servicios y con la propia Administración. También habrá una comunicación entre empresas que hará que todo fluya de forma bastante natural.

2024: Cómo sabremos cuándo será obligatoria la factura electrónica

En principio, el pistoletazo de salida lo dará la publicación del reglamento de facturación electrónica. Se espera para la primavera de 2024. En teoría, hasta un año después no surge ninguna obligación nueva respecto a la expedición, remisión o recepción de facturas electrónicas. Por tanto, puede surgir la tentación de cruzarse de brazos. Sin embargo, esa no es la filosofía. Al contrario, debes ser proactivo por varias razones:

• En 2024, vamos conociendo muchos detalles técnicos y normativos. Se aprobará ese reglamento y ya conocemos, desde diciembre de 2023, el texto del llamado reglamento Verifactu. Este último no trata específicamente sobre factura electrónica, pero debes tenerlo en cuenta porque introduce cambios en la forma de entender la facturación. Todo ello, te permite vislumbrar novedades en tus propios procesos administrativos que puedes ir valorando tranquilamente.
• Internamente, te interesará también analizar quiénes facturan en tu empresa. Habrás de trazar perfiles y ver qué tipo de formación adicional necesitará cada uno. 
• También es buena ocasión para ir hablando con clientes empresariales y proveedores. Puede que todavía no les afecten algunas obligaciones, pero están al caer y un buen número querrá pasarse al formato electrónico. De hecho, muchos negocios comenzarán a facturar electrónicamente porque se lo piden otros antes de que sea obligatorio por ley.
• Con tu análisis interno, las peticiones externas y los detalles normativos también las asesorías y despachos profesionales tendrán mucho más que decir. Pide consejo, expón tus dudas y temores, expresa cuáles son tus deficiencias y pregunta cómo superar las dificultades.

Con todo este trabajo adelantado, en el momento que los requerimientos se hagan obligatorios, verás como todo fluye con facilidad. Y recuerda que no necesitas esperar a 2025 para facturar electrónicamente. Si tu cliente te autoriza, ya lo has podido hacer. De todos modos, el nuevo reglamento traerá algunos cambios.

2025: Primeras obligaciones, las plataformas privadas y la solución pública

Parece que habrá una fecha señalada en el calendario: primavera de 2025. Es entonces, cuando las obligaciones de facturación electrónica en relaciones B2B se harán obligatorias para empresas de más de 8 millones de euros. Sin embargo, el cambio va más allá y deberás tenerlo presente:

• Por un lado, junto con las nuevas obligaciones de facturar electrónicamente surge un nuevo protocolo. Hay cambios sutiles pero importantes. Por ejemplo, cada vez que envíes una factura electrónica estarás obligado a ponerla en conocimiento de la Administración. Para ello, se han arbitrado dos posibilidades: utilizar la solución pública de facturación o enviar a esta una copia de la factura electrónica.
• Surgirán plataformas privadas que faciliten el intercambio electrónico de facturas.
• Por su parte, la solución pública contará con ciertas funcionalidades. Por ejemplo, podrá ser utilizada con tu permiso por tu plataforma privada para la interconexión con otra plataforma privada del destinatario de la factura. Además, servirá de repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas y, si lo deseas, para realizar la facturación e, incluso, los seguimientos de los cobros.
• Las grandes empresas (que tienen más de 8 millones de euros de facturación) tendrán que expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones B2B de forma obligatoria.. 
• Muchas pequeñas empresas y autónomos también se moverán hacia una facturación electrónica, aunque aún no sea obligatorio para ellas. Algunas se moverán a ella por el influjo de los acuerdos a los que lleguen con las grandes; otras, por anticipación. 

Cuando te acostumbras y tienes claro quién va a facturar electrónicamente y cómo lo hará, todo fluye de forma mucho más natural.

¿Y la Ley Antifraude de 2021?

2025 también será año de cambios indirectos en la factura electrónica procedentes de la Ley Antifraude de 2021. En particular, destacan dos:

• Por un lado, el 1 de julio de 2025 tendrás que contar con un software certificado para tu facturación, sea o no electrónica. 
• Por otro, es probable que a lo largo de 2025 pueda entrar en funcionamiento Verifactu. Este es un sistema voluntario de remisión automática de los registros de facturación a la AEAT. En ese sentido, puede causar cierta confusión el hecho de que tanto en Verifactu como la factura electrónica haya un envío de un archivo informático a la AEAT. Su estructura será diferente, como también los fines son distintos. En el caso de la factura electrónica, lo primero que se persigue es la morosidad; en el de Verifactu, el objetivo es la lucha contra el fraude.

2026: ¿La gran fecha para las pequeñas empresa?

En teoría, podría parecer que sí. En 2024 se publicará el reglamento que dé dos años para que quienes tengan menos de 8 millones de euros de facturación anual se adapten. Desde esa fecha, deberían emitir facturas electrónicas.

Sin embargo, en la práctica, lo normal es que muchos hayan hecho sus deberes con antelación. Para entonces, la mayoría estarán más que acostumbrados a lo que podemos llamar la nueva factura (producto de las modificaciones de las leyes Antifraude y Crea y Crece). 

¿Y después de 2026?

Todavía quedan algunos detalles por concretar en la normativa reglamentaria. Sin embargo, la orientación es que vayamos acostumbrándonos a informar de los estados de la factura (aceptado/ rechazado, por pagar/pagado, entre otros).

En principio, parece que 2027 podría ser el año en el que quienes facturen menos de 8 millones de euros estarían obligados por primera vez a la recepción de facturas electrónicas y a trabajar con estados de factura y comunicación de pagos.

Por lo demás, la nueva factura será un proyecto vivo en el que irá habiendo cambios y mejoras organizativas, jurídicas y tecnológicas.