Factura electrónica obligatoria: calendario actualizado y cómo preparar tu software
Consulta las fechas de la factura electrónica obligatoria, qué debe cumplir el software de una pyme y cuándo conviene mantenerlo, actualizarlo o cambiarlo.
Nota del editor I Actualización octubre de 2026
La factura electrónica B2B obligatoria ya tiene un marco regulatorio aprobado y la publicación de la Orden HAC/1028/2026 ha iniciado el cómputo de los plazos para su aplicación efectiva. La implantación será progresiva y el calendario varía según el perfil y la obligación correspondiente.
Al mismo tiempo, Hacienda ha anunciado la previsión de aplazar hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes de VeriFactu para pymes y autónomos. La modificación normativa que formalice este nuevo calendario de VeriFactu sigue pendiente.
La factura electrónica B2B no se aplicará en una única fecha para todos. Su implantación será progresiva y dependerá tanto del perfil del obligado como de la obligación concreta (emisión y recepción de factura electrónica, comunicación de estados y pagos, entre otras).
Además, el calendario de VeriFactu está en proceso de cambio. Hacienda ha anunciado la previsión de trasladar las obligaciones pendientes hasta octubre de 2028 para alinearlas con la factura electrónica de pymes y autónomos, aunque esa modificación todavía debe formalizarse normativamente.
Ideas clave
- La factura electrónica B2B y VeriFactu responden a obligaciones diferentes, aunque el nuevo escenario apunta a una mayor coordinación de sus calendarios.
- Una pyme necesita un software capaz de adaptarse a los nuevos requisitos, garantizar la trazabilidad, trabajar con los formatos necesarios y mantener las integraciones que utiliza en su operativa.
- Cambiar de software no siempre es necesario. La decisión dependerá de la versión utilizada, la hoja de ruta del proveedor, el soporte disponible y la continuidad de las integraciones.
- El nuevo margen de tiempo permite revisar procesos, herramientas e integraciones con más planificación y sin precipitar decisiones.
El calendario debe convertirse en un plan adaptado a la situación de cada negocio. Antes de tomar decisiones, la empresa necesita identificar qué obligaciones le afectan, qué sistema utiliza, qué versión tiene instalada y qué procesos dependen actualmente de esa solución.
A partir de ahí, conviene solicitar al proveedor información concreta sobre su hoja de ruta de adaptación, las funcionalidades previstas, las actualizaciones necesarias y el soporte disponible. Con esos datos será más fácil decidir si conviene mantener la solución actual, actualizarla o valorar un cambio.
Contenido del post
- Calendario de la factura electrónica B2B: fechas y obligaciones
- Factura electrónica B2B, software antifraude y VERI*FACTU: diferencias clave
- Qué debe cubrir el software ante los nuevos requisitos de facturación
- Cómo saber si tu software actual será compatible
- ¿Conviene mantener, actualizar o cambiar de software?
- Plan de preparación ante las nuevas obligaciones de facturación
- Convierte el calendario de factura electrónica en un plan para tu empresa
- Preguntas frecuentes
¿Está tu software preparado?
✅ El nuevo calendario da más margen para comprobarlo.
Sage te ayuda a adaptarte con soluciones que evolucionan con los nuevos requisitos.
Calendario de la factura electrónica B2B: fechas y obligaciones
El calendario de facturación electrónica B2B ya cuenta con un marco regulatorio aprobado y su aplicación será progresiva. La publicación de la Orden HAC/1028/2026 ha iniciado el cómputo de los plazos, pero las fechas y obligaciones no serán iguales para todos los perfiles.
En paralelo, Hacienda ha anunciado la previsión de aplazar hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes de VeriFactu para pymes y autónomos. Este nuevo calendario todavía está pendiente de formalización normativa.
La Ley Crea y Crece inició el marco de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales. Desde entonces, el desarrollo reglamentario ha avanzado: el Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026 permiten ya concretar el calendario de aplicación y las principales obligaciones del nuevo sistema.
| Perfil | Fecha de referencia | Qué cambia |
|---|---|---|
| Empresas con facturación superior a 8 millones de euros | 1 de octubre de 2027 | Envío de factura electrónica B2B mediante plataforma y comunicación de estados y pagos. |
| Empresas con facturación inferior a 8 millones de euros acogidas al SII o TicketBAI | 1 de octubre de 2028 | Envío de factura electrónica B2B mediante plataforma y comunicación de estados y pagos. |
| Autónomos y entidades en atribución de rentas | 1 de octubre de 2028 | Envío de factura electrónica B2B mediante plataforma. |
| Autónomos y entidades en atribución de rentas | 1 de octubre de 2029 | Comunicación de estados y pagos de las facturas electrónicas. |
| Facturación electrónica B2B intracomunitaria | 2030 | Horizonte previsto para la facturación electrónica B2B intracomunitaria. |
Importante: la factura electrónica B2B no tiene una única fecha de aplicación. El calendario varía según el perfil y la obligación concreta.
¿Y qué ocurre con VeriFactu?
Hacienda ha anunciado la previsión de aplazar hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes de VeriFactu para alinearlas con el calendario de factura electrónica de pymes y autónomos. La modificación normativa que formalice este nuevo calendario sigue pendiente.
¿Qué implica este calendario para el software de facturación?
La factura electrónica entre empresas y profesionales no exige únicamente sustituir un documento en papel o PDF. Las empresas deberán revisar cómo emiten, reciben, intercambian y conservan sus facturas, así como la información que comparten con clientes, proveedores y asesorías.
En paralelo, los requisitos de la Ley Antifraude afectan al funcionamiento del sistema utilizado para facturar. El software deberá proteger la integridad y trazabilidad de los registros, conservar la información y permitir su acceso o exportación en las condiciones establecidas por la normativa.
Estas obligaciones no significan que todas las pymes deban cambiar inmediatamente de programa. Una pyme necesita una solución con una hoja de ruta de adaptación clara, capaz de actualizarse, conservar la trazabilidad de la facturación y mantener las integraciones necesarias para su actividad.
La compatibilidad tampoco puede deducirse únicamente por el nombre del software. Conviene comprobar la versión instalada, las actualizaciones previstas, el soporte del proveedor y el tiempo necesario para configurar, migrar o probar la solución antes del plazo correspondiente.
El nuevo calendario ofrece más margen para preparar la adaptación con criterio. Conviene identificar quién participa en la facturación, revisar qué aplicaciones e integraciones utiliza cada equipo y conocer la hoja de ruta de adaptación del proveedor. También es útil coordinar este análisis con clientes, proveedores y la asesoría cuando intercambian información con tus sistemas.
Cambiar de software no siempre será necesario. Lo importante es comprobar si la solución actual puede evolucionar con los nuevos requisitos y mantener los procesos e integraciones que necesita el negocio.
Factura electrónica B2B, software antifraude y VERI*FACTU: diferencias clave
La factura electrónica B2B, los requisitos aplicables a los sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU están relacionados con la digitalización de la facturación, pero no son la misma obligación. Cada uno regula aspectos diferentes y exige capacidades distintas al software.
| Concepto | Qué regula | Qué cambia para la empresa | Qué debe cubrir el software |
|---|---|---|---|
| Factura electrónica B2B | La emisión, transmisión y recepción de facturas electrónicas entre empresas y profesionales | Será necesario intercambiar facturas electrónicas estructuradas y comunicar determinada información sobre sus estados y pagos | Emisión y recepción de formatos admitidos, interoperabilidad, conservación y gestión de los estados de la factura |
| Sistemas informáticos de facturación | La forma en que el software genera y conserva los registros de facturación | Los registros deberán cumplir los requisitos de integridad, trazabilidad, legibilidad, accesibilidad e inalterabilidad | Generación, encadenamiento, conservación, consulta y exportación de los registros exigidos |
| Sistema VERI*FACTU | Una modalidad de funcionamiento de los sistemas de facturación basada en la remisión de los registros a la Agencia Tributaria | Los registros de facturación se remiten a la AEAT a través del sistema | Conexión con la AEAT, generación de los registros y gestión de las comunicaciones con el servicio |
La factura electrónica B2B se centra principalmente en cómo se intercambian las facturas entre empresas y profesionales y cómo se comunica información sobre su ciclo de vida. Los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, en cambio, determinan cómo debe comportarse el software utilizado para generar y conservar los registros.
VERI*FACTU forma parte de este segundo ámbito. Por eso, que un software esté preparado para VERI*FACTU no significa por sí solo que cubra todos los requisitos de la factura electrónica B2B.
Aunque son obligaciones diferentes, afectan a procesos, sistemas y datos relacionados. Analizarlas de forma coordinada permite entender mejor qué capacidades deberá incorporar la solución de facturación a medida que avance cada obligación.
Para profundizar en esta distinción, puedes consultar las diferencias entre VERI*FACTU y la factura electrónica.
Qué debe cubrir el software ante los nuevos requisitos de facturación
Una pyme necesita una solución de facturación capaz de adaptarse a los nuevos requisitos sin complicar su operativa diaria. Además de mantenerse actualizada, debe garantizar la trazabilidad de la información, facilitar el intercambio de facturas y conservar las integraciones necesarias para el negocio.
- Actualización normativa. El proveedor debe explicar cómo evolucionará la solución para incorporar los nuevos requisitos, qué versiones o funcionalidades estarán disponibles y qué condiciones tendrá la actualización.
- Integridad y trazabilidad. El sistema debe generar y conservar los registros de facturación de forma íntegra, accesible, legible y trazable, dejando constancia de las correcciones, anulaciones o modificaciones que correspondan.
- Formatos e interoperabilidad. Para la factura electrónica B2B, el software deberá poder emitir, recibir e intercambiar facturas electrónicas estructuradas y comunicarse con las soluciones o plataformas utilizadas por clientes, proveedores y asesorías.
- Conservación y acceso. La información debe poder conservarse, consultarse y exportarse en las condiciones aplicables, facilitando también su recuperación cuando sea necesario.
- Integraciones. Conviene revisar las conexiones con contabilidad, ERP, CRM, comercio electrónico, bancos o aplicaciones de la asesoría, ya que una actualización del sistema de facturación puede afectar también a estos flujos.
- Soporte e implantación. Además de la adaptación técnica, es importante contar con apoyo para configurar la solución, resolver incidencias y preparar a los usuarios para los cambios que afecten a su trabajo habitual.
- Migración y pruebas, cuando sean necesarias. Si la adaptación exige actualizar o sustituir la solución, conviene comprobar qué datos pueden trasladarse y probar el funcionamiento antes de incorporar los cambios a la operativa diaria.
No todas estas capacidades responden a la misma obligación ni tienen que activarse al mismo tiempo. Por eso, conviene comprobar qué requisitos afectan a cada empresa y qué funcionalidades deberá incorporar su solución en cada caso.
Antes de tomar una decisión, consulta las capacidades de un software de factura electrónica y compáralas con los procesos que ya utiliza tu empresa. El objetivo no es incorporar más funciones de las necesarias, sino contar con una solución capaz de evolucionar con los nuevos requisitos.
Cómo saber si tu software actual será compatible
Para saber si tu software actual podrá adaptarse a las nuevas obligaciones, no basta con comprobar el nombre del programa o preguntar si está preparado para VERI*FACTU. Conviene revisar la versión instalada, las actualizaciones previstas, las funcionalidades que incorporará y cómo afectarán a los procesos e integraciones que ya utiliza la empresa.
Antes de hacerlo, también es importante confirmar qué obligaciones afectan realmente a tu negocio. Por ejemplo, los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información tienen un tratamiento específico respecto a los requisitos de los sistemas informáticos de facturación.
Preguntas que conviene hacer al proveedor:
- ¿Qué versión estará adaptada y cómo se actualizará? Confirma si tu instalación actual podrá evolucionar o si será necesario cambiar de versión o activar nuevas funcionalidades.
- ¿Existe una declaración responsable del productor? Comprueba que la versión adaptada dispone de la declaración correspondiente cuando resulte exigible.
- ¿Qué modalidad de funcionamiento ofrece para VERI*FACTU? El proveedor debe explicar cómo funcionará la solución y qué opciones estarán disponibles.
- ¿Se mantendrán las integraciones actuales? Revisa especialmente las conexiones con contabilidad, ERP, CRM, comercio electrónico, bancos y aplicaciones de la asesoría.
- ¿Cómo se conservarán y exportarán los datos? La empresa debe poder consultar y recuperar la información cuando sea necesario.
- ¿Qué soporte estará disponible? Conviene conocer cómo se gestionarán la configuración, las incidencias y los cambios que afecten a los usuarios.
- ¿Qué ocurrirá si la versión actual no puede adaptarse? En ese caso, el proveedor debería explicar las opciones de actualización o migración y cómo se trasladarán los datos y configuraciones necesarias.
Una respuesta genérica como “el programa estará preparado” no permite confirmar su compatibilidad. La información debe referirse a la versión que utiliza la empresa, a las funcionalidades contratadas y a cómo se incorporarán los nuevos requisitos.
También es importante diferenciar la adaptación a los requisitos de los sistemas informáticos de facturación de la factura electrónica B2B. Una solución puede estar preparada para VERI*FACTU y necesitar funcionalidades adicionales para emitir, recibir e intercambiar facturas electrónicas estructuradas entre empresas.
La expresión “software certificado” puede generar confusión. En este marco, es más preciso hablar de software adaptado acompañado de la correspondiente declaración responsable del productor, ya que no se trata de una certificación previa emitida por la Agencia Tributaria.
Comprobar estos puntos permite decidir con más criterio si conviene mantener, actualizar o cambiar de solución. Si el proveedor confirma cómo evolucionará la versión actual y garantiza la continuidad de las funcionalidades e integraciones necesarias, puede ser suficiente mantenerla o actualizarla. Si no existe una hoja de ruta clara, conviene valorar otras alternativas.
Puedes ampliar esta información en los requisitos de la Ley Antifraude para el software de facturación.
¿Conviene mantener, actualizar o cambiar de software?
No todas las empresas necesitan cambiar su software de facturación. La decisión depende de si la solución actual puede adaptarse a los nuevos requisitos, sigue teniendo soporte y mantiene las funcionalidades e integraciones que necesita el negocio.
Antes de decidir, conviene conocer la hoja de ruta del proveedor y comprobar cómo evolucionará la versión utilizada por la empresa. Con esa información será más fácil valorar si basta con mantener la solución, es necesario actualizarla o tiene sentido estudiar otras alternativas.
| Decisión | Cuándo puede ser adecuada | Qué conviene confirmar |
|---|---|---|
| Mantener | La solución actual puede adaptarse y sigue respondiendo a las necesidades de la empresa | Hoja de ruta de adaptación, soporte, actualizaciones e integraciones |
| Actualizar | El software sigue siendo válido, pero requiere una nueva versión, funcionalidades adicionales o cambios de configuración | Alcance de la actualización, requisitos técnicos, pruebas e impacto sobre los procesos actuales |
| Cambiar | La solución no dispone de una hoja de ruta clara, dejará de tener soporte o ya no responde a las necesidades del negocio | Migración y conservación de datos, integraciones, soporte, formación e implantación de la nueva solución |
Cuándo puede bastar con mantener el software
Mantener la solución actual puede ser adecuado cuando el proveedor confirma que podrá evolucionar para incorporar los requisitos aplicables y sigue cubriendo las necesidades del negocio.
Conviene comprobarlo sobre la versión y configuración concretas de cada empresa. Dos organizaciones que utilizan el mismo programa pueden trabajar con versiones, módulos, integraciones o desarrollos diferentes.
Cuándo puede ser necesaria una actualización
Actualizar puede ser suficiente cuando la solución sigue siendo válida, pero necesita una nueva versión, funcionalidades adicionales o determinados cambios de configuración.
En ese caso, también conviene revisar cómo afectará la actualización a las conexiones con contabilidad, ERP, CRM, comercio electrónico, bancos o aplicaciones de la asesoría, y comprobar que los procesos habituales continúan funcionando correctamente.
Cuándo conviene valorar un cambio
Cambiar de software puede tener sentido cuando no existe una hoja de ruta de adaptación clara, la versión dejará de recibir soporte o la solución ya no responde adecuadamente a las necesidades de la empresa.
Antes de elegir otra herramienta, conviene analizar cómo se trasladarán y conservarán los datos, qué ocurrirá con las integraciones existentes y qué cambios supondrá para las personas que trabajan con el sistema.
Aprovechar el nuevo margen para decidir con criterio
El nuevo calendario permite evaluar estas opciones con más tiempo y más criterio. En lugar de tomar una decisión únicamente por una fecha normativa, conviene revisar la situación actual, conocer la hoja de ruta del proveedor y valorar qué alternativa ofrece mayor continuidad para los procesos del negocio.
El objetivo no es cambiar de software cuanto antes, sino contar con una solución capaz de evolucionar con los nuevos requisitos sin añadir complejidad innecesaria a la gestión diaria.
En resumen, mantener, actualizar o cambiar dependerá de la situación de cada empresa. La mejor opción será la que combine capacidad de adaptación, continuidad de los procesos, soporte e integración con las herramientas que ya utiliza el negocio.
Plan de preparación ante las nuevas obligaciones de facturación
El nuevo calendario permite preparar la adaptación de forma progresiva y con más criterio. El primer paso no es cambiar de software, sino identificar qué obligaciones afectan a la empresa, qué procesos deberán adaptarse y si las herramientas actuales pueden evolucionar para responder a los nuevos requisitos.
La factura electrónica B2B se implantará de forma gradual y las fechas y obligaciones dependerán del perfil de cada empresa o profesional. Por eso, el plan de preparación debe partir del calendario que corresponda a cada negocio y no de una fecha general aplicada a todos.
1. Confirma qué obligaciones afectan a tu empresa
Identifica la forma jurídica, el volumen de operaciones y el sistema de facturación utilizado. También conviene comprobar si la empresa está acogida al Suministro Inmediato de Información (SII) o se encuentra en alguno de los supuestos con un tratamiento específico.
Factura electrónica B2B y requisitos de los sistemas informáticos de facturación son obligaciones diferentes, aunque afecten a procesos y herramientas relacionados. Distinguirlas permite saber qué debe preparar la empresa y en qué momento.
2. Haz un inventario de programas y procesos
Anota qué solución de facturación utiliza la empresa, qué versión está instalada y qué módulos o desarrollos adicionales forman parte del sistema. Incluye también las conexiones con contabilidad, ERP, CRM, comercio electrónico, bancos y aplicaciones utilizadas por la asesoría.
Conviene identificar además quién emite, recibe, revisa y contabiliza las facturas. Este mapa ayudará a detectar qué procesos pueden verse afectados por una actualización, una nueva configuración o un eventual cambio de solución.
3. Solicita una hoja de ruta al proveedor
Solicita al proveedor información sobre cómo evolucionará la versión que utiliza tu empresa, qué funcionalidades incorporará, cómo se gestionarán las actualizaciones y si será necesario activar módulos adicionales o modificar las integraciones existentes.
La hoja de ruta debe diferenciar las funcionalidades relacionadas con los sistemas informáticos de facturación de las necesarias para la factura electrónica B2B. Que un programa esté preparado para VERI*FACTU no significa por sí solo que cubra todas las necesidades de la factura electrónica entre empresas y profesionales.
4. Decide si debes mantener, actualizar o cambiar
Mantener el programa puede ser adecuado cuando existe una hoja de ruta de adaptación clara y la solución sigue respondiendo a las necesidades del negocio. Una actualización puede ser suficiente si es necesario incorporar una nueva versión, funcionalidades adicionales o cambios de configuración.
Conviene valorar otras alternativas cuando la solución no puede evolucionar, deja de tener soporte o ya no responde adecuadamente a los procesos de la empresa. La normativa es un criterio importante, pero la decisión también debe tener en cuenta la continuidad de la actividad, las integraciones, los datos y las necesidades futuras del negocio.
5. Prepara la configuración, las pruebas y, si es necesario, la migración
Una adaptación no termina con la instalación de una actualización. Conviene comprobar que las series de facturación, permisos, clientes, impuestos e integraciones continúan funcionando correctamente antes de incorporar los cambios a la operativa habitual.
Si es necesario migrar a otra versión o solución, revisa qué información podrá trasladarse y cómo se conservará el histórico. Las pruebas deberían contemplar tanto situaciones habituales como rectificaciones, anulaciones, devoluciones o incidencias en el intercambio de información.
6. Forma al equipo y coordina a terceros
Administración, contabilidad, ventas y compras pueden intervenir en distintas fases de la facturación. Cada perfil debe conocer qué cambia en su trabajo y cómo actuar ante las situaciones que puedan producirse con el nuevo modelo.
También conviene coordinar el plan con clientes, proveedores y la asesoría cuando intercambian información con los sistemas de la empresa. La adaptación no afecta únicamente a una herramienta: también puede modificar la forma en que circulan los datos entre las distintas partes.
El nuevo margen de tiempo permite abordar esta preparación de forma ordenada, sin precipitar decisiones. Confirmar qué obligaciones afectan a la empresa, conocer la evolución de las herramientas actuales y preparar los cambios necesarios ayudará a que la transición tenga el menor impacto posible en la operativa diaria.
Al comparar alternativas, revisa las capacidades de un programa de factura electrónica y contrástalas con los procesos reales de tu negocio. La mejor solución no es la que acumula más funciones, sino la que puede evolucionar con los nuevos requisitos y mantener la continuidad de la facturación.
Convierte el calendario de factura electrónica en un plan para tu empresa
Conocer las fechas es solo el punto de partida. Cada empresa debe identificar qué obligaciones le afectan, revisar sus procesos de facturación y comprobar si las herramientas que utiliza pueden evolucionar para responder a los nuevos requisitos.
El nuevo calendario ofrece más margen para hacerlo de forma ordenada. Antes de decidir si mantener, actualizar o cambiar de solución, conviene conocer la hoja de ruta del proveedor, revisar las integraciones actuales y valorar cómo afectarán los cambios a las personas y procesos que intervienen en la facturación.
El objetivo no es anticipar cambios innecesarios, sino preparar una transición progresiva que permita mantener la continuidad de la actividad y adaptar la tecnología cuando corresponda.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B?
La implantación será progresiva y no existe una única fecha para todos. El calendario depende del perfil del obligado y de la obligación concreta, por lo que cada empresa o profesional debe comprobar qué fecha le corresponde.
¿VeriFactu y la factura electrónica B2B son lo mismo?
No. VeriFactu está relacionado con el funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación, mientras que la factura electrónica B2B regula el intercambio de facturas electrónicas entre empresas y profesionales. Son obligaciones diferentes, aunque afectan a procesos y sistemas relacionados.
¿Tengo que cambiar mi software por la factura electrónica?
No necesariamente. Si la solución actual puede adaptarse a los nuevos requisitos, mantiene el soporte y conserva las funcionalidades e integraciones que necesita el negocio, puede ser suficiente actualizarla.
Facturación Electrónica
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