Factura electrónica: Guía básica con lo que necesitas saber

Descubre las claves normativas sobre la reforma de la facturación electrónica y cómo afectan a las empresas que las emiten y reciben.

• La factura electrónica pasará a ser obligatoria en relaciones B2B.
• Con la factura electrónica, se añaden controles sobre la fecha de pago.

Contenido del post

1. Normativa de la factura electrónica
   
2. Qué es una factura electrónica
3. Cómo se hace: Elementos de una factura electrónica
   
4. Formatos y tipos de las facturas electrónicas
   
5. ¿Quién está obligado a presentarla? Obligaciones del emisor y receptor
6. Cuáles son los beneficios de la factura electrónica
7. Diferencias entre la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude de 2021

La factura electrónica sigue avanzando. Lo hace desde los puntos de vista tecnológico y legal. En este último campo, la Ley Crea y Crece y su normativa de desarrollo han introducido un importante impulso. En poco tiempo, irá generalizándose en las relaciones B2B.

Por ello, conviene que las pymes y autónomos vayan conociendo los principales fundamentos sobre factura electrónica. Hoy, de hecho, todavía muchos desconocen lo más básico sobre esta nueva obligación. 

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1) Normativa de la factura electrónica

La factura electrónica es un ámbito en el que convergen diversas normativas, entre las que destacan las siguientes:

• La directiva comunitaria del IVA tiene dos artículos (el 218 y el 232) que pueden afectar a la factura electrónica, en la medida en que se establezca como obligatoria en ciertos casos. En ambos, se habla de la posibilidad de emitir o transmitir facturas en papel. Por ello, las modificaciones que se pretende introducir en la normativa de la factura electrónica necesitarán que España obtenga una excepción.
• Los principios más básicos sobre su impulso y obligaciones vienen recogidos en la Ley 56/2007. Esta ha sido reformada no hace mucho por la Ley 18/2022, coloquialmente denominada Ley Crea y Crece. En particular, ha modificado el artículo 2.bis para introducir nuevas obligaciones. No obstante, se espera para que entre en vigor la llegada de la excepción a la directiva del IVA antes mencionada y del desarrollo reglamentario, pendiente a la redacción de estas líneas, pero del que ya se conoce su borrador.

Otras normativas destacadas

• Además, las facturas electrónicas, no dejan de ser facturas. Por ello, tienen que respetar todo lo establecido en la normativa general, de forma particular en la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido y en el reglamento de facturación. 
• También tiene cierta relación la normativa surgida a partir de la Ley 11/2021, coloquialmente conocida como Ley Antifraude de 2021. Esta norma modificó muchos aspectos, incluidos ciertos artículos de la Ley General Tributaria, que introdujeron el llamado software antifraude. En diciembre de 2023, esta reforma vivió un desarrollo reglamentario que se materializó en el Real Decreto 1007/2023.
• En las relaciones con la Administración, existen unas normas específicas de facturación electrónica. Están contenidas en la Ley 25/2013 y su normativa de desarrollo.

2) Qué es una factura electrónica

A tenor de cómo las configura el reglamento de facturación en sus artículo 9 y 10, puede decirse que es una factura con las siguientes características:

• Como cualquier otra factura, debe guardar todos los requisitos del reglamento de facturación. 
• Ha de haber sido expedida y recibida en formato electrónico. Por tanto, una factura que ha sido confeccionada por medios informáticos y entregada en mano no será electrónica.
• El destinatario debe haber dado su consentimiento para recibir la factura en este formato. No obstante, puede haber casos en los que, por excepción, se han establecido algunas obligaciones de facturación electrónica.
• Su autenticidad y origen deben quedar garantizados por un medio válido. Los principales son la firma electrónica y el intercambio electrónico de datos (EDI por sus siglas en inglés). Además, la Agencia Tributaria puede validar, si lo considera oportuno, cualquier otro medio que tú le comuniques antes de que vayas a emplearlo.  

3) Cómo se hace: Elementos de una factura electrónica

Es sencillo. Una vez dispones del software, el contenido de la factura electrónica será, salvo excepciones, el propio de cualquier factura. Las diferencias más importantes son las siguientes:

• Todas las facturas electrónicas deben ir firmadas por alguno de los medios antes comentados para garantizar su autenticidad y origen. 
• En facturas a otras empresas y autónomos, proveedor y cliente deben acordar la sintaxis y las especificaciones técnicas. Además, podéis pactar un contenido adicional, más allá del mínimo exigible en cualquier otra factura. Esto puede facilitar determinados procesos internos del destinatario. Sin embargo, ello requiere que el destinatario informe al emisor de esos datos que se acuerda incluir antes de que tenga lugar la operación facturada.

Qué solución se puede emplear para la factura electrónica 

Como su propio nombre indica, la factura electrónica no es algo que puedas hacer a mano en un papel. Lo primero será contar con un software de facturación, que debe cumplir, al menos, cuatro requisitos:

• A partir del 1 de julio de 2025, tendrá que cumplir con las reglas del software antifraude. Esto es importante ya que no puedes emplear cualquier programa para hacer tus facturas. El proveedor ha debido ser certificado y, entre otros aspectos, la herramienta debe garantizar que los registros informáticos de tu facturación no son manipulables.
• Deberá permitirte acceder a las funciones que garantizan la autenticidad y origen (por ejemplo, firmar electrónicamente o realizar un intercambio electrónico de datos).

Otros requisitos

• La solución debe ser interconectable e interoperable gratuitamente. Ello, en términos del proyecto de reglamento, implica que la solución empleada debe ser capaz de “transformar el mensaje de factura entre todos los formatos admitidos garantizando la preservación de la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido”. Por tanto, no podrás emplear un software que solo sea capaz de manejar un formato concreto.
• Debe ofrecer el acceso a una infraestructura tecnológica que permita el direccionamiento de facturas electrónicas entre el emisor de la factura y su destinatario. Lo puedes hacer a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas o de la Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE). Esta última servirá para este y otros propósitos y será compatible con el empleo de soluciones privadas en otras partes del proceso.

En ese sentido, es importante tener en cuenta que esos son requisitos legales mínimos. No obstante, tú puedes utilizar una solución que te ofrezca muchas más opciones.

¿Qué hace el destinatario con una factura electrónica?

Además de las obligaciones habituales de conservación, debes informar al remitente sobre el estado de la factura. Al menos, habrás de hacerlo sobre los siguientes aspectos:

• Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
• Pago efectivo completo de la factura y su fecha.

Con la factura electrónica, queda constancia de cuándo se pagan las facturas, lo que se espera que se traduzca en una reducción de la morosidad en las relaciones B2B.

4) Formatos y tipos de las facturas electrónicas

Como realidad tecnológica que es, la factura electrónica está sujeta al avance. Con el tiempo, pueden ir llegando nuevos tipos de facturas electrónicas. Así lo prevé el proyecto de reglamento, que autorizaría a añadir nuevos formatos por su carácter innovador o su difusión en ciertos sectores. No obstante, en principio, autoriza cuatro formatos:

• Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII). 
• Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015.
• Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735. 
• Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento. 

5) ¿Quién está obligado a presentarla? Obligaciones del emisor y receptor

Por un lado, todos los empresarios o profesionales, incluidos pymes y autónomos, deberán emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones con otros empresarios o profesionales. Esta obligación está pendiente de fecha. 

Desde el momento en el que se apruebe el reglamento de la factura entre empresas y profesionales, estos contarán con los siguientes plazos para adaptarse a esta nueva obligación:

• Un año si su facturación es superior a ocho millones de euros.
• Dos años para el resto.

Además, existen empresas obligadas a facturar electrónicamente que acepten este formato o lo pidan expresamente. Entre ellas destacan los prestadores de determinados servicios esenciales en áreas como las finanzas, las telecomunicaciones, el agua, el gas, la electricidad, las agencias de viajes o los transportes.
Otro ámbito importante es el de la contratación pública. En ella, muchos proveedores deben presentar una factura electrónica, entre ellos las sociedades anónimas y las limitadas.

6) Cuáles son los beneficios de la factura electrónica

Son muchos los terrenos en los que pymes y autónomos pueden sacar provecho de la factura electrónica. Destacan los siguientes beneficios:

• Favorece la digitalización. Contribuye a la automatización de los procesos contables, a una relación más trazable con clientes y proveedores e, incluso, al seguimiento digital de los pagos.
• Introduce medidas de seguridad. Puedes confeccionar por medios digitales una factura, pero para que sea electrónica tiene que tener, además, unos mecanismos de autenticación. Se evita así que alguien pueda suplantarte.
• Puede resultar más cómoda. Muchos usuarios la prefieren por evitar el traslado de papel, pero también por incorporar un protocolo seguro y previsible.
• Debe contribuir a la reducción de la morosidad. Además de la constancia de la fecha de pago, también deberá ayudar la mayor disponibilidad de datos a disposición de la Agencia Tributaria.
• Facilita el pago por adeudo domiciliado. Para ello, deberá incluirse en la correspondiente extensión el identificador de cuenta de pago del deudor y en un anexo el consentimiento del pago.

Puede convertirse en un título que lleve aparejada ejecución. Si así lo acordáis, eso evitará tener que acudir a un juicio declarativo para cobrar la deuda.

7) Diferencias entre la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude de 2021

Aunque ambas normas abordan muchos temas, están íntimamente relacionadas en lo que se refiere al terreno de la facturación. No obstante, sus campos son diferentes. Podemos observar en esta tabla las principales diferencias.

LEY CREA Y CRECE

• Parte de una normativa existente de factura electrónica (la Ley 56/2007) que pretende reformar.
• A consecuencia de la Ley Crea y Crece debe aprobarse un reglamento de la factura electrónica entre empresas.
• El objeto de la reforma es la propia facturación electrónica, en especial lo referido a la realizada en operaciones entre empresas.

LEY ANTIFRAUDE DE 2021

• En materia de facturación, destaca la reforma que introduce en la Ley General Tributaria, en especial en lo referente a los medios electrónicos que se emplean para facturar.
• El coloquialmente llamado reglamento veri*factu es consecuencia de la Ley antifraude.
• Esta reforma se refiere, incluso más que a las facturas en sí, a los registros informáticos que desarrolla el proceso de facturación.

En resumen, tienes un tiempo por delante para adaptarte a la factura electrónica. Por lo que no olvides que será necesario adoptar un software de facturación electrónica que te garantice el cumplimiento normativo de modo sencillo.