Estas son las ventajas de la implantación de la factura electrónica en Europa

El avance de la factura electrónica en Europa es una tendencia imparable que tiene como objetivo simplificar los procesos de facturación y reducir costes. En España, la Ley Crea y Crece, cuyo borrador ya ha sido publicado, marca el inicio de la cuenta atrás para la obligatoriedad de la factura electrónica.

• La facturación electrónica favorece la automatización de procesos administrativos y de gestión.
• Para una pyme, simplificar trámites y procesos administrativos es abrir una puerta a nuevas oportunidades de negocio.

La factura electrónica recibió un impulso en España con la llamada Ley Crea y Crece. Ahora estamos pendientes de la aprobación del borrador que fijará el calendario de implantación en facturación B2B. En todo caso, las fechas estarán cada vez más cercanas y conviene analizar los cambios con tiempo.

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A la espera de ese nuevo avance, la dirección está clara: la facturación electrónica irá llegando a nuevos ámbitos. Ello va a permitir avanzar en la digitalización de los procesos no solo de facturación, sino también contables, fiscales y de toma de decisiones de gestión.

El impulso europeo a la factura electrónica

Las normas comunitarias dejan bastante margen a los estados miembros para decidir el ritmo del proceso de generalización de la factura electrónica. Sin embargo, se centran en algunos aspectos esenciales:

• La Directiva 2006/112/CE del Consejo garantiza un contenido y tipos de facturas armonizado en los diferentes estados. Esto facilita la gestión del IVA, pero también la de todos los datos que han de ‘viajar’ vía electrónica con la factura, con independencia del país de origen y destino. Así, los procesos fiscales y contables que se apoyan en estos datos pueden tener elementos comunes que facilitan la digitalización.
• Esa misma directiva también sienta las bases de los medios que pueden garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura electrónica. Así se consigue generar unos estándares técnicos que no solo cumplan con las obligaciones jurídicas, sino que también generen confianza en la transmisión de datos de facturación.
• La Directiva 2014/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo impulsa la factura electrónica en la contratación pública. Entre sus objetivos estaba el de simplificación de un contexto con múltiples normas. Pretende favorecer la interoperabilidad; promover sistemas más sencillos, baratos y seguros y tener en cuenta las necesidades específicas de las pymes.

¿Cómo se prevé que sea el calendario de implantación?

De momento, en España se vislumbran los siguientes pasos:

• Ya conocemos el texto de la Ley 18/2022. Esta fija la obligación de facturación electrónica en relaciones B2B, pero pospone su entrada en vigor.
• Según dicha ley, el siguiente paso será la aprobación del reglamento de desarrollo. Aún no ha sucedido, pero conocemos su proyecto cuyo texto final podría sufrir modificaciones. La fecha de aprobación quizá pueda coincidir con el fin de 2023 y comienzo de 2024.
• Un año más tarde, la factura electrónica será obligatoria en las relaciones B2B de empresarios o profesionales que facturen más de 8 millones de euros.
• A los dos años de la aprobación del real decreto ya será obligatoria para todos los empresarios o profesionales.
• Por tanto, hay un período de transición entre el año posterior a la aprobación del reglamento y el siguiente. En esos doce meses habrá empresarios y profesionales tanto obligados como no obligados. En ese sentido, durante ese período, el proyecto de reglamento prevé que las facturas electrónicas se acompañen de un PDF. De esta manera, será legible para los empresarios o profesionales aún no obligados (los de menos de 8 millones de euros de facturación).

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7 ventajas del impulso europeo a la factura electrónica

El impulso comunitario se ha reforzado por el de los propios países miembros. Estos están yendo más allá. Para ello, extienden obligaciones y derechos de facturación electrónica y trabajan en estándares avanzados para los procedimientos. De la suma de ambos esfuerzos se obtienen muchas ventajas.

Experiencia compartida

Las normas europeas han creado un marco común interpretado con matices singulares en cada estado. Si, por ejemplo, la Ley Crea y Crece va a generalizar su uso en relaciones B2B en España, todos los estados pueden tomar nota de los puntos fuertes y débiles de la reforma. Estamos ante un proceso compartido y la planificación de las medidas jurídicas ha de tener en cuenta los resultados obtenidos por otros países.

La Ley Crea y Crece establece una futura obligatoriedad de la facturación electrónica en las relaciones entre empresas que está pendiente de desarrollo reglamentario.

Disminución de costes de implantación

Maximizar las ventajas de la factura electrónica exige dar respuestas a los retos tecnológicos. Hay que traducir a algoritmos informáticos los objetivos de las normas. La existencia de un ecosistema tecnológico europeo que presta respuestas a los requerimientos facilita la adopción de respuestas más inteligentes. 

Por ejemplo, el software de facturación de Sage genera facturas electrónicas de forma automática en función de los parámetros que hayas establecido. Así podrás enviarlas a tus clientes de una forma segura y sin complicaciones.

Impulso de la automatización

Quizá sea el objetivo más importante. Con la factura electrónica es más sencillo que los datos contenidos en ella fluyan con mayor agilidad. Eso debe beneficiar no solo a los emisores y destinatarios, sino también a todos quienes deben trabajar con esos datos: administraciones, entidades financieras, asesores, etcétera. En el horizonte dibujamos un escenario en el que con unos pocos clics los datos lleguen a todos a quienes tienen que llegar.

Simplificación administrativa

Un flujo de datos más ágil e inteligente debe ser trasladable a muchas tareas administrativas: 

• Los contratos han de ser más sencillos y su cumplimiento más constatable. 
• Se puede seguir avanzando en la contabilización automática de las facturas y en el seguimiento continuo de los pagos. 
• La gestión de los impuestos indirectos puede contar con herramientas facilitadas por la Administración que aprovechen el flujo electrónico de datos de facturación. 

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Nuevas oportunidades para las pymes

La barrera de los procedimientos ha sido un lastre para las pymes durante mucho tiempo. Se han desechado oportunidades de crecimiento por la dificultad para cumplir con requisitos técnicos y normativos. El escenario de automatización simplifica la entrada de las pymes en muchas relaciones comerciales. 

Eso se hace todavía más patente cuando involucran a partes de diferentes países de la Unión Europea. Con ello, las pymes pueden tener nuevas herramientas para ganar en tamaño, especialización departamental y gestión de los riesgos. 

Apoyo de otros aspectos de la digitalización

Se busca un flujo de datos de facturación que sea utilizable por todos los interesados, incluso si se encuentran en diferentes puntos de la Unión Europea. Pero esos datos no solo sirven para cumplir obligaciones legales, sino que, además, refuerzan la mejora de los procesos. 

De hecho, tener en formato digital compatible con múltiples herramientas, cuánto, cuándo, cómo, a quién y dónde compras, vendes (y cobras y pagas) es una gran ventaja. Hoy existen técnicas de análisis que permiten obtener información útil para tu negocio que hasta hace poco podía permanecer oculta. 

Mayor confianza y control

La generalización de la factura electrónica en un mayor número de ámbitos es parte de un proceso de digitalización más amplio. Este se orienta a un control más preciso e inmediato de las obligaciones fiscales, contables y mercantiles. 

En España hay muchos ejemplos como SII, Ticket BAI, VERI*FACTU o el software antifraude. Otros países desarrollan diferentes proyectos y es probable que algunos se trasladen al nuestro. En la meta tenemos un horizonte de mayor confianza y transparencia y en el que se refuerza el cumplimiento normativo. 

La factura electrónica va marcando hitos en el proceso de digitalización de las pymes de toda Europa y del mundo entero. La próxima parada en España la ha marcado la Ley Crea y Crece con la generalización en las relaciones B2B. Ahora aguardamos a su desarrollo reglamentario.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.