Icono de lupa

Programa factura electrónica: Todo lo que necesitas saber antes de elegir

 Descubre cómo un programa de factura electrónica no solo te ayuda a cumplir con la normativa, sino también a reducir errores y a gestionar tu facturación de forma eficaz y segura.

¿Qué es la factura electrónica y por qué es importante?

La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel. Según la normativa española y la Directiva Europea 2014/55/UE, debe garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad durante todo el periodo de conservación. Puedes consultar la definición oficial y los requisitos legales en el Boletín Oficial del Estado (BOE).
 
En la práctica, la facturación electrónica permite trabajar de forma más segura y eficiente, ya que automatiza procesos clave y reduce los errores habituales asociados a la gestión manual de documentos. 

Cumplimiento fiscal y auditoría

La factura electrónica facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) al ofrecer mayor control y trazabilidad sobre cada operación.  

Un sistema adecuado permite: 

  • Trazabilidad completa, para identificar quién emite, envía y recibe cada factura. 
  • Integridad del documento, asegurando que la información no se modifica una vez emitida. 
  • Registro de auditoría automático, con un historial detallado de cambios y envíos.
  • Conservación digital conforme, respetando los plazos legales de archivo. 

Además, un programa de factura electrónica automatiza la numeración, el formato, el cálculo de impuestos y la generación de informes fiscales, lo que simplifica el trabajo diario y reduce el riesgo de errores. 

¿Quiénes deben usar un programa de factura electrónica en España?

El uso de la factura electrónica depende del tipo de operación y del perfil de tu empresa, pero la normativa apunta claramente a una adopción generalizada en los próximos años. 

Obligaciones para autónomos y pymes

Si tienes una empresa o eres autónomo y operas en B2B, todavía no estás obligado a emitir todas tus facturas de forma electrónica. Sin embargo, esta obligación entrará en vigor a partir de 2027 con el despliegue del sistema VeriFactu, tal y como ha anunciado el Ministerio de Hacienda.

Esto significa que 2026 será un año clave para preparar la transición. Adelantarte y empezar a utilizar un software de factura electrónica te permitirá adaptar tus procesos sin prisas, reducir errores y mejorar la eficiencia administrativa desde ahora.

Requisitos en el sector público y privado

B2G (de empresa a administración pública): la factura electrónica ya es obligatoria desde 2015 para las facturas a organismos públicos. Se utiliza principalmente el formato Facturae y plataformas como FACe para el envío. 

B2B (entre empresas)
: la facturación electrónica es voluntaria por ahora, pero cada vez más empresas la adoptan para agilizar los cobros, automatizar procesos y mejorar la visibilidad del negocio. 

Requisitos básicos de un sistema de facturación electrónica

Antes de elegir un software, es importante comprobar que cumple con una serie de requisitos técnicos y legales que garantizan un uso correcto y sin incidencias. 

Compatibilidad con la administración pública

Si tu empresa factura a organismos públicos, necesitas un software de factura electrónica que: 

  • Genere facturas en el formato Facturae, exigido por la Administración. 
  • Permita el envío directo a plataformas oficiales como FACe u otros puntos de entrada habilitados. 
  • Utilice certificados electrónicos válidos y firmas digitales con plenas garantías legales. 

Contar con estas funcionalidades garantiza que las facturas sean aceptadas y procesadas correctamente, evitando rechazos o retrasos en el cobro. 

Legislación aplicable en España

Un programa de facturación electrónica debe estar alineado con la normativa vigente y futura en España, entre ella: 

  • Ley Crea y Crece, que establece la futura obligatoriedad de la factura electrónica para empresas y autónomos.
  • Ley Antifraude, que exige sistemas capaces de garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. 

Próximos sistemas de VeriFactu, que implicarán la comunicación automática con la AEAT para asegurar un control fiscal en tiempo real. 

Elegir una solución actualizada te permite cumplir con la normativa y prepararte con antelación para los cambios que se avecinan. 

Principales beneficios de un software de facturación electrónica

Ahorra tiempo y reduce errores

Automatizar la facturación te ayuda a: 

  • Generar facturas en segundos. 
  • Evitar errores en cálculos o duplicidades. 
  • Enviar facturas directamente por correo o plataformas oficiales. 
  • Llevar un control ordenado de pagos, vencimientos y estados. 

Controla el flujo de caja con mayor precisión

Un buen programa te permite: 

  • Ver ingresos y gastos en tiempo real. 
  • Identificar rápidamente retrasos en pagos. 
  • Prever necesidades de tesorería con datos fiables. 
  • Tomar decisiones financieras más informadas. 

Integra con contabilidad y CRM sin fricciones

Las herramientas modernas se conectan automáticamente con otros sistemas clave, lo que permite: 

  • Sincronizar datos de clientes, productos y facturas.
  • Conectar la facturación con tu CRM, manteniendo actualizada la información comercial y el historial de clientes.
  • Integrar información con el software de contabilidad
  • Simplificar auditorías y declaraciones fiscales. 
  • Obtener informes personalizados en cuestión de segundos.

Cómo elegir el mejor programa facturación electrónica

Elegir el programa de facturación electrónica adecuado no solo influye en cómo facturas hoy, sino también en cómo te adaptarás a los cambios normativos y al crecimiento de tu negocio.  

Soporte y actualizaciones constantes

La normativa sobre facturación electrónica en España sigue evolucionando. Por eso, es fundamental que el software que elijas se mantenga siempre actualizado y se adapte automáticamente a los cambios legales, sin que tengas que preocuparte por ajustes técnicos. 

Además, contar con un equipo de soporte accesible y especializado te aporta tranquilidad. Poder resolver dudas rápidamente—ya sea sobre el uso de la herramienta o sobre requisitos legales—te ahorra tiempo y evita errores que pueden tener impacto fiscal. 

Pruebas gratuitas o demos

Antes de decidirte, es recomendable probar el programa en un entorno real. Las pruebas gratuitas o las demostraciones te permiten comprobar si la herramienta es intuitiva, si encaja con tu forma de trabajar y si cubre las necesidades concretas de tu negocio. 

Este paso es especialmente útil si estás dando tus primeros pasos en la facturación electrónica, ya que te ayuda a tomar una decisión informada y sin riesgos. 

Programa de factura electrónica con seguridad y soporte en la nube

Cifrado de extremo a extremo

Protege tus datos en cada fase del proceso. Esto asegura que solo las personas autorizadas puedan acceder al contenido de tus facturas. 

Envío electrónico de facturas

Podrás enviar facturas con un clic directamente al cliente o a las plataformas de la Administración Pública, garantizando la rapidez y el seguimiento del estado del envío. 

Almacenamiento automatizado y copias de seguridad

Las soluciones en la nube guardan tus facturas de forma segura durante los plazos exigidos por la ley, evitando pérdidas de información y generando copias automáticas. 

Reportes y control financiero

Los informes automáticos facilitan la preparación de auditorías, la declaración de impuestos y el análisis de la salud financiera del negocio. 

Guía rápida para implementar un software de factura electrónica

Poner en marcha un programa de facturación electrónica es sencillo si sigues unas pautas básicas desde el principio. Una buena preparación evita errores y facilita una transición sin sobresaltos. 

Formación básica del equipo

Asegúrate de que todas las personas que emiten o gestionan facturas sepan: 

  • Crear y enviar facturas correctamente. 
  • Utilizar plantillas y automatizaciones para ahorrar tiempo.
  • Consultar los estados de factura, pagos y vencimientos. 

Una formación inicial clara reduce las incidencias y mejora la eficiencia desde el primer día. 

Verificación e integración con sistemas contables

Antes de utilizar el sistema de facturación electrónica de forma definitiva, conviene revisar algunos puntos clave: 

  • La correcta migración de datos desde Excel u otros sistemas anteriores. 
  • La integración con el software de contabilidad y con el CRM. 
  • El formato y la numeración de las facturas.
  • El cumplimiento de los requisitos legales vigentes. 

Esta validación previa permite detectar posibles ajustes y garantiza una puesta en marcha más fluida. 

Descubre nuestro software de facturación electrónica

Descubre nuestro software de facturación electrónica.
Nuestro programa está pensado para que autónomos y pymes cumplan con la normativa, automaticen sus procesos y ganen tiempo para centrarse en hacer crecer su negocio.
 

Sage 50

Ideal para pequeñas empresas que buscan una solución sencilla de contabilidad, compras, ventas y control de stock

  • Contabilidad avanzada con automatismos, amortizaciones y contabilidad analítica
  • Declaraciones de IVA, IRPF, IGIC, SII
  • Accesible desde PC

Compatible con  Windows



Sage 50

Características

Precios
A partir de 45€/m
Solución en la nube
Contabilización automática de las facturas de ventas y flujos bancarios
Registro y contabilización automática (OCR) de facturas de compras usando IA
Trabaja más rápido y toma decisiones más inteligentes con Sage Copilot
Sincronización en tiempo real con tus cuentas bancarias (ilimitadas)
Conciliación bancaria
Avanzada €
Libros contables
Informes financieros en tiempo real
Cuentas anuales
Cálculo y envío de declaraciones de IVA (M303)
Modelos de IGIC (Canarias): M417, M420 y M425
Otros modelos: M349, M390, M110, M111, M115, M180 y M190
Activos fijos y amortizaciones
Asientos predefinidos
Contabilidad analítica y presupuestaria
Personalización avanzada de documentos e informes
Colaboración fácil y directa con tu despacho profesional
Soporte telefónico ilimitado
Soporte por chat
Compatibilidad

€ : necesita una edición superior. El uso de algunas de las funciones mencionadas solo está disponible en algunos niveles superiores

La solución de gestión empresarial para medianas empresas de todos los sectores de actividad. Diseñada para crecer a tu ritmo, decides que necesitas y cuando lo necesitas; asequible, modular, personalizable y escalable. Con el mayor ecosistema de soluciones conectadas y socios de desarrollo e implementación del sector.

  • Gestiona todas las áreas de negocio de tu negocio sin esfuerzo desde un único punto
  • Contabilidad, compras, ventas, fabricación, logística, posventa, recursos humanos, nóminas
  • Con la tranquilidad de estar adaptada a la legislación española presente y futura

 

Toma las riendas de todas las facetas de tu negocio. Trabaja de una forma más rápida y sencilla en lo referente a la gestión de la producción y la cadena de suministro, y mantén tus finanzas bajo control. La solución para medianas y grandes empresas que te permite: 

  • Tener bajo control las compras, el inventario, las ventas, los proyectos, la producción y los recursos
  • Supervisa todos los procesos y flujos de trabajo en diferentes ubicaciones desde un mismo lugar
  • Consigue visibilidad en tiempo real en lo referente a presupuestos y contabilidad
  • Apalanca la expansión internacional con presencia en múltiples países, multi-legislación y multi-idioma

Guía sobre factura electrónica y software: el paso definitivo hacia la digitalización empresarial

Descubre los requisitos legales, las ventajas y los pasos para adaptar tu software y automatizar tu facturación de manera segura y eficiente.

¿Eres pyme o autónomo?

 Nosotros nos encargamos de que tu software de facturación cumpla con la normativa.

Preguntas frecuentes sobre el programa de factura electrónica

Es una herramienta digital que permite crear, enviar, almacenar y gestionar facturas electrónicas cumpliendo con los requisitos legales y fiscales. 

Puedes añadir campos como códigos internos, IDs de proyecto, referencias de pedido, descuentos especiales o notas para facilitar la gestión contable. 

Es importante conservar datos clave como clientes, productos, tipos de IVA, series de facturación y numeración. La mayoría de los programas permiten importar esta información mediante plantillas. 

El programa debe garantizar que las facturas no puedan modificarse una vez emitidas, mantener un registro completo y trazable de cada operación y generar un historial de auditoría seguro que permita comprobar cualquier cambio o acceso. 

No. Actualmente la Agencia Tributaria no emite certificaciones oficiales para programas de facturación. Aun así, es fundamental elegir un software que cumpla con los requisitos técnicos exigidos por la normativa y se mantenga actualizado ante futuros cambios, a fin de asegurar el cumplimiento legal. 
¿Qué software necesita tu negocio? Contabilidad, facturación o TPV

¿Qué software necesita tu negocio? Contabilidad, facturación o TPV

Descubre qué software para negocios necesitas según tu actividad: TPV, facturación, contabilidad o una solución integrada para pymes.

Leer más
Leer más
Cómo explicar Verifactu a tus clientes (sin perder tiempo ni energía)

Cómo explicar Verifactu a tus clientes (sin perder tiempo ni energía)

¿Tienes una asesoría y aún no sabes cómo explicar Verifactu a tus clientes? Descarga este kit práctico para que no pierdas tiempo.

Leer más
Leer más
Verifactu para asesorías: Cómo convertir la obligación en ventaja competitiva

Verifactu para asesorías: Cómo convertir la obligación en ventaja competitiva

Descubre las ventajas Verifactu para tu asesoría: más eficiencia, menos errores y una relación estratégica con tus clientes.

Leer más
Leer más