Ley Antifraude y software: todo lo que debes saber para adaptarte

La Ley 11/2021 incorporó reformas de gran impacto para todo el ecosistema empresarial en materia tributaria. La mayoría de ellas ya llevan unos años en vigor y afectan a cuestiones como:

• La reducción del límite para pagar en efectivo.
• Reformas en recargos, sanciones e intereses de demora.
• Cambios en las listas de morosos.
• Novedades en la regulación del período ejecutivo.
• Criterios para la valoración de bienes.
• Prohibición de amnistías fiscales.
• Modificaciones en las leyes de varios impuestos.

Ahora, el principal foco de atención es el cambio en la facturación y el software que la hace posible. 

• La exigencia de que el software contable, de facturación y gestión y los registros informáticos con los que trabaje ese software cumplan las características exigidas anteriormente comentadas es para todos los que desarrollan actividades empresariales o profesionales. Por ejemplo, nadie puede emplear un programa que permita realizar alteraciones sin dejar huella.
• Las normas específicas contenidas en el Real Decreto 1007/2023 no afectan a los contribuyentes del Sistema de Información Inmediata (SII). También hay que tener en cuenta que en Canarias, Vizcaya, Guipúzcoa, Álava, Navarra, Ceuta y Melilla existen normas específicas.

La Ley Antifraude de 2021 viene teniendo un calendario progresivo de aplicación:

• Entre 2021 y 2022, se pusieron en marcha varias reformas. Por ejemplo, aunque parte de la delimitación del software antifraude ha quedado pendiente del desarrollo reglamentario, muchos aspectos ya hace tiempo que están en vigor. Así, no puedes usar un software de doble uso y, si lo haces, te expones a una sanción, incluso antes de la obligación de usar software certificado.
• La publicación de la orden HAC/1177/2024 ha producido un desajuste en los plazos previstos. Si no se realizan cambios, los usuarios tendrían la obligación de utilizar software certificado cuatro semanas antes de que los productores y comercializadores estén obligados a proveerlo.
• Para solucionar este desajuste, se plantea una reforma del reglamento Verifactu, que situaría las siguientes fechas en el calendario de aplicación:

• 28 de julio de 2025: Fecha límite para los productores y comercializadores de software. A partir de esta fecha, solo se podrá producir y vender software certificado. Las empresas del sector están trabajando para tener sus soluciones listas lo antes posible y siempre antes de esta fecha límite.
• 1 de enero de 2027: Los contribuyentes del impuesto sobre sociedades (como sociedades limitadas o anónimas) estarán obligados a utilizar el software certificado.
• 1 de julio de 2027: El resto de los obligados (como personas físicas o sociedades civiles) tendrán de plazo hasta esta fecha para adaptarse al uso del software certificado.

La Ley Antifraude de 2021 introdujo a partir del 11 octubre de ese mismo año nuevos tipos de infracciones relacionadas con la producción, comercialización o tenencia de software que incumpla las normas. Desde entonces, ya, de hecho, son sancionables conductas como las relacionadas con el software de doble uso. 

No obstante, la ley también prevé infracciones y sanciones relacionadas con el software que carezca de certificación. Sin embargo, estas comenzarán cuando lo haga la obligación correspondiente, que en el caso de los usuarios será:

• 1 de enero de 2027: Los contribuyentes del impuesto sobre sociedades (como sociedades limitadas o anónimas) estarán obligados a utilizar el software certificado.
• 1 de julio de 2027: El resto de los obligados (como personas físicas o sociedades civiles) tendrán de plazo hasta esta fecha para adaptarse al uso del software certificado.

En cuanto a la cuantía, hay dos posibilidades:

• Los empresarios o profesionales pueden verse expuestos a sanciones de 50.000 por cada año que hayas tenido, incluso si no lo has usado, un programa sin certificar o que, una vez certificado, ha sido manipulado.
• Los productores y comercializadores se exponen a sanciones de 150.000 euros por ejercicio en el que hayan vendido programas o sistemas objeto de infracción. No obstante, en las infracciones relacionadas con la falta de certificación, la sanción ascenderá a 1.000 euros por cada programa o sistema comercializado. 

La transición está encima, pero no estás solo. Cuentas con apoyos importantes:

• La Administración. Trabaja en la redacción de nuevas normas, en la interlocución con las otras partes, en mejorar los servicios de ayuda al contribuyente (ahora más sencillo con la llegada de más y mejores datos), en la puesta en marcha de una aplicación informática pública que permita llevar la facturación o la convocatoria de subvenciones que faciliten la adaptación (en especial las ligadas a Kit Digital), entre otros aspectos.
• Los productores y comercializadores. Están en contacto permanente con todas las partes implicadas y buscan la mejor solución para aportar sencillez a la adaptación y asegurar el cumplimiento normativo e, incluso, aprovechar estos y otros cambios para impulsar avances en el uso de datos contables y de facturación para la toma de decisiones empresariales.
• Los asesores y despachos profesionales. Intentan ‘traducir’ las reformas al lenguaje de sus clientes, anticipar sus necesidades y guiarlos por el mejor sendero para la adaptación, al tiempo que se preparan para una relación más basada todavía en la planificación fiscal.
• Otros recursos. La formación será esencial. También deberás hacer un esfuerzo especial en la colaboración con clientes y proveedores. Y no pierdas de vista los recursos web. Por ejemplo, el diagnosticador Factura Flow te guiará sobre los principales hitos de la adaptación.

• La Ley Antifraude de 2021 persigue, en primer lugar, un incremento del control fiscal.
• Por su parte, la Ley Crea y Crece pretende introducir reformas en la facturación electrónica que, sobre todo, favorezcan la lucha contra la morosidad en las relaciones entre empresas.

La Ley Antifraude afecta a todos los sistemas y programas informáticos que soportan los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollan actividades económicas. En concreto, exige que los registros informáticos cumplan con ciertas características esenciales:

• Integridad.
• Conservación.
• Accesibilidad.
• Legibilidad. 
• Trazabilidad. 
• Inalterabilidad.
• No tener interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas.

Para asegurar el cumplimiento de estos principios, se ha desarrollado el Real Decreto 1007/2023, conocido coloquialmente como reglamento Verifactu. Este reglamento introduce un sistema voluntario de remisión automática de los registros de facturación a la AEAT, denominado, precisamente, Verifactu.

Por tanto, el software antifraude (que será el único que podrá usarse), puede entenderse como aquel que permite que los registros informáticos de facturación posean las características marcadas por la ley. Por contra, existe un software prohibido, cuya producción o comercialización implica una infracción y puede ser sancionada. 

En concreto, se prohíbe aquel en el que concurra cualquiera de las siguientes circunstancias:

• Servir para llevar una doble contabilidad.
• Dejar que algunas transacciones no se anoten total o parcialmente.
• Permitir registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas.
• Dar la oportunidad de que alteres las transacciones fraudulentas ya registradas.
• No cumplir las especificaciones técnicas que permiten que los registros informáticos tengan las características antes comentadas.
• No estar certificado, una vez ya sea obligatorio.

El software de doble uso es aquel programa de contabilidad, facturación o gestión que permite a cualquier empresa llevar una facturación paralela a la oficial.

En términos generales, las implicaciones de la Ley Antifraude en materia de software pueden resumirse en:

• Prohibiciones, como las del software de doble uso, a las que se ha aparejado un régimen de infracciones y sanciones.
• Una regulación técnica, que vendrá de la mano de los reglamentos que desarrollen los principios marcados por la ley.
• Nuevos procedimientos relacionados con los registros informáticos.
• La creación de los sistemas de emisión de facturas verificables.
• Contenidos adicionales para la factura y su registro informático, como el QR y el hash.

• En Verifactu, voluntariamente, podrás decidirte por la remisión automática de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT). Se entenderá que te decantas por esa opción cuando comienzas con la remisión automática a la AEAT de los registros de facturación de forma sistemática. A partir de ahí, deberás mantenerte, al menos hasta que acabe el año, en Verifactu.
• Puedes elegir no incorporarte a Verifactu. En ese caso, deberás cumplir más requisitos técnicos y Hacienda podrá entrar en cualquier momento en tus sistemas.
• Si te incorporas a Verifactu, no tendrás la obligación de firmar electrónicamente los registros de facturación de alta y anulación.
• El receptor de la factura podrá decidir remitir la información contenida en el QR a la AEAT. Si el emisor está en Verifactu, esta circunstancia debe figurar en la factura. Además, el sistema permitirá comprobar al receptor si una factura que aparece como del sistema Verifactu ha sido efectivamente remitida de forma automática a la AEAT.

Para comprobar si tu software está certificado y preparado para la Ley Antifraude, conviene verificar varios aspectos: 

• El proveedor debe disponer de una declaración responsable que acredite el cumplimiento de los requisitos del software Verifactu establecidos en el Real Decreto 1007/2023.
• El sistema debe generar los elementos exigidos por la normativa, como el hash y el código QR de las facturas. Si opera en modo Verifactu, también debe permitir la remisión automática de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.