Be Ready para la facturación electrónica

Es una réplica de la factura tradicional en papel y, por ende, tiene su misma validez legal, pero “se expide y recibe en formato electrónico”, según indica la propia Agencia Tributaria.  

No se trata simplemente de crear un documento en formato PDF y enviarlo por correo electrónico. Su autenticidad e integridad deben estar garantizadas con una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido o a través de medios de intercambio electrónico de datos (EDI) o comunicados previamente a Hacienda y validados por esta. 

La factura electrónica solo se podrá emitir, enviar y recibir electrónicamente en un formato estructurado que facilite su automatización. Tendrá que incluir un código QR y un hash para garantizar su trazabilidad e integridad. 

Bajo el marco de la Ley Crea y Crece, todas las empresas y profesionales localizados en territorio español tienen la obligación de utilizar la factura electrónica. Por tanto, si tienes tu negocio en España, tendrás que realizar los cambios necesarios para aplicar este nuevo procedimiento de facturación. 

La normativa se aprobó en septiembre de 2022, pero todavía no se ha publicado el reglamento de desarrollo, por lo que no se puede concretar una fecha. 

Cuando se apruebe, las empresas que facturen más de 8M€ tendrán un año para implementar sus requisitos. En cambio, si tienes un pequeño negocio o trabajas como autónomo, tendrás un poco más de tiempo: dos años.   

Una vez en vigor y pasado el tiempo reglamentario para su ejecución, tendrás la obligación de: 

• Emitir y procesar facturas en formato electrónico estandarizado 
• Informar sobre los estados de la factura 

Para ello, necesitarás contar con un software certificado que te permita emitir dichas facturas, así como con una plataforma online de servicios de facturación interconectadas. Como todo eso implica adaptar tus procesos de trabajo interno, es importante que comiences a formarte en la nueva operativa lo antes posible.

Con el objetivo de luchar contra el fraude fiscal e incentivar el cumplimiento voluntario de las obligaciones fiscales, esta legislación regula fundamentalmente los procesos de gestión internos y los programas informáticos utilizados para facturar y llevar la contabilidad. 

Específicamente, impide el uso de softwares de facturación que permitan la manipulación u ocultación de datos contables y establece la obligatoriedad de utilizar soluciones que impidan la manipulación de las facturas, permitan su trazabilidad y puedan enviar sus registros a la AEAT.

Las fechas clave para cumplir con Verifactu y la Ley Antifraude son: 

• 29 de julio de 2025: Los fabricantes de software deben tener sus programas certificados por la Agencia Tributaria. A partir de esta fecha, solo podrán comercializarse soluciones que cumplan con los requisitos técnicos de la normativa.
• 1 de enero de 2027: Las sociedades anónimas y limitadas estarán obligadas a utilizar software certificado que cumpla con la Ley Antifraude y los requisitos de Verifactu.
• 1 de julio de 2027: La obligación se ampliará a autónomos, sociedades civiles y el resto de empresas, que deberán adaptarse igualmente al software certificado.

Todas las empresas y autónomos deben contar con un software certificado de facturación que impida la manipulación de las facturas y tickets. Sin embargo, esta norma recoge algunas excepciones: no se aplicará a los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII), ni en algunos casos del régimen de agricultura, ganadería y pesca, así como a ciertas operaciones excluidas de la obligación de facturar.  

Una vez en vigor, debes contar con un software certificado por la Agencia Tributaria que incluya un código QR en las facturas, garantice su trazabilidad y pueda comunicarlas a la AEAT (VeriFactu). Dado que este nuevo proceso de facturación implicará cambios importantes en tu operativa diaria y a nivel contable, es importante que comiences a prepararte con antelación.

El sistema VeriFactu es una iniciativa de la Administración Tributaria en el marco de la Ley Antifraude para aumentar la eficiencia, el control y la transparencia en la gestión tributaria, facilitando a las empresas y profesionales el cumplimiento de sus obligaciones fiscales de manera automatizada.  

Básicamente, permite el envío digital, seguro y en tiempo real de los registros de facturación que generan los sistemas informáticos directamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria. De esta forma garantiza la calidad de la facturación y automatiza la comunicación de los datos contables para agilizar el funcionamiento de los negocios y aligerar su carga administrativa.  

VeriFactu prevé el uso de estándares de facturación electrónica y protocolos de comunicación para garantizar un envío eficiente y seguro de los registros de las facturas a la AEAT. Estos deben cumplir las condiciones de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. 

Por cada factura emitida se generará un registro y estas se encadenarán para facilitar su comprobación y certificar que sus datos no han sido alterados después de la presentación. 

Verifactu afecta a todos los empresarios y profesionales en España que estén obligados a expedir facturas, una oportunidad para automatizar su gestión y eliminar el papeleo físico.  

No obstante, existen algunas excepciones. En los territorios forales coexistirá con los sistemas propios (TicketBai) y tampoco atañe a las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII). 

Este sistema nace de la Ley Antifraude de 2021, desarrollada posteriormente por el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, que establecen los requisitos técnicos que deberá cumplir cualquier software de facturación.

Fechas clave:

• Desde el 29 de julio de 2025: los fabricantes solo pueden vender software certificado conforme a la normativa antifraude.
• 1 de enero de 2027: empresas y asesorías deberán utilizar software certificado y adaptado a Verifactu.
• 1 de julio de 2027: la obligación se extenderá a los autónomos y personas físicas.