Cómo hacer una factura electrónica por primera vez (guía gratuita-e-book)

En este post con contenido actualizado, explicamos cómo hacer una factura electrónica, qué características tiene, cómo se crea, qué requisitos debe cumplir para que tenga validez y la necesidad de que esté o no firmada electrónicamente.

• La factura electrónica o eFactura supone una mejora en el proceso de facturación, aportando muchas ventajas sobre el anterior modelo.
• Desde 2015, su uso es obligatorio para muchas empresas que facturan al sector público. Además, desde julio de 2018 también están obligados a usarla los subcontratistas en relación con el contratista principal.

Contenido del post

1. Qué es la factura electrónica
2. Cómo afecta la factura electrónica a las empresas
3. Cuáles son los requisitos mínimos de una factura electrónica
4. Factura electrónica, ¿qué necesito para crearla?
5. Cómo generar una factura electrónica paso a paso
6. Ventajas de la factura electrónica para las empresas

La factura electrónica o factura digital tiene la misma validez que la factura en papel. La principal diferencia con esta última es el medio de transmisión desde el emisor al receptor. Mientras que la primera se entrega en mano o a través de mensajeros o medios postales, la factura electrónica lo hace por medios telemáticos.

Vamos a ver cómo hacer una factura electrónica y qué requisitos debe cumplir para garantizar su validez.

Una factura electrónica debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y será transmitida de forma telemática con el consentimiento de ambas partes. Esto es fundamental, porque en el caso de las empresas necesitan recabar dicho consentimiento para cambiar del envío postal tradicional a pasar a enviar las facturas por correo electrónico, por ejemplo.

¡Comparte la novedad legal! Desde el 1 de julio de 2018 ya es obligatorio el uso de factura electrónica del subcontratista en relación con el contratista principal.

1. Qué es la factura electrónica

Una factura electrónica es la que se expide y se recibe en formato electrónico. Una expedición que estará siempre condicionada a que su destinatario consienta recibirla en ese formato.

En definitiva, una factura electrónica o eFactura no es más que la versión digital de las facturas tradicionales. Un formato en el que se reducen costes y se aumenta la seguridad en el proceso de facturación.

Y, ¿porqué es más seguro? Porque en un proceso realizado de forma automática en vez de manualmente se reducirán los errores y, por consiguiente, el tiempo invertido en esta tarea.

Está regulada bajo el Reglamento por el que se rigen las obligaciones de facturación, que fue aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre).

2. Cómo afecta a las empresas

El uso de la factura electrónica o eFactura es obligatorio en algunos casos. Desde el 15 de enero de 2015, el proceso de facturación electrónica afecta a las empresas dependiendo de las relaciones empresariales y comerciales que tengan con sus proveedores o clientes.

Además, desde el 1 de julio de 2018 está en vigor la normativa legal por la que es obligatorio el uso de factura electrónica del subcontratista en relación con el contratista.

De aquí la importancia de saber bien cómo hacer una factura electrónica.

A continuación, hacemos un repaso a los aspectos generales para las empresas que estén obligadas a su uso:

• Si tu empresa es proveedora de bienes y servicios a la Administración Pública (*) estarás obligado a trabajar con la factura digital.
• Por el contrario, no será así en los casos de la facturación a un cliente usuario de tus productos o servicios, ni para los clientes que sean empresas.

IMPORTANTE: Además, no estarás obligado a recibir facturas electrónicas.

• Si tu empresa es proveedora de bienes y servicios a empresas de especial trascendencia económica (**), no estarás obligado a enviar factura electrónica. Por el contrario, sí será obligatorio hacerlo cuando trabajes con clientes usuarios de tu producto-servicio, y para los clientes que sean empresas.

IMPORTANTE: En este caso, tampoco estarás obligado a recibir facturas electrónicas.

Sin embargo, las casuísticas que pueden darse son muchas. Si quieres conocerlas en detalle, echa un vistazo a nuestra guía gratuita “Cómo hacer una factura electrónica por primera vez”.

3. Cuáles son los requisitos mínimos de una factura electrónica

Una factura digital no deja de ser el formato digital de una factura. Por eso, los datos necesarios serán los mismos que se exigen a cualquier factura (datos de quién la emite, del destinatario, precios unitarios, etc.)

Tampoco existe un requisito formal con respecto al formato. Aún así, las modalidades más habituales son el formato PDF o el XML (en este último, el formato FacturaE es el exigido por la administración española desde 2015).

Cabe destacar la necesidad de que incorporen la firma electrónica o digital, existiendo una forma peculiar de codificarla:

• • XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES
  • PDF. El formato de firma electrónica se denomina PKCS#7

Finalmente, cada empresa necesita un certificado homologado por la AEAT para ello. Aquí, hay que mencionar a las entidades más habituales de distribución de estos certificados digitales, como son FNMT-CERES o Camefirma, entre otras.

Tipos de formatos

A la hora de generar una factura electrónica, se pueden utilizar diferentes formatos. No es lo mismo una que va destinada a un particular, que aquella que se envía a otra empresa. Fundamentalmente se pueden dividir entre facturas electrónicas en formato no estructurado y estructurado.

Formato no estructurado

• La factura electrónica en formato no estructurado es, en realidad, una imagen, por lo que generalmente están destinadas a los usuarios particulares.
• El formato suele ser un fichero en PDF, JPG o TXT.
• Para su introducción y contabilización en sistemas informáticos, se suele hacer de forma manual, lo que implica una mayor inversión y tiempo en costes.

¿Sabes cómo se hace una? Te hacemos un resumen en este artículo y tendrás todo el detalle en la guía gratuita “Cómo hacer una factura electrónica por primera vez”.

Formato estructurado

• La factura electrónica en formato estructurado es aquella cuyos datos son generados por el programa de facturación del emisor y están destinadas a ser tramitadas también a través del sistema informático del receptor de forma automatizada.
• El ejemplo en formato XML es el utilizado por la Administración Pública, Facturae o EDIFACT, siendo el más extendido entre las empresas.
• De esta forma, al recibir la factura, los datos ya están en el sistema del receptor y no es necesario “picarlos” como haríamos con una factura en papel o formato no estructurado.

Si por ejemplo nuestra factura está destinada a una Administración Pública y tenemos que remitirla a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, FACe, es necesario que utilicen el formato Facturae, que puede ser generado por nuestro propio programa de facturación o utilizar el que facilita la administración. En este caso, sí es necesario identificarse telemáticamente para enviar la factura, ya sea a través del sistema [email protected], Firma Digital o Certificado electrónico, lo que puede complicar un poco todo el proceso.

4. Factura electrónica, ¿qué necesito para crearla?

La norma que regula la factura electrónica viene determinada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprobaron las obligaciones de facturación.

• En el mismo se regulan aspectos que afectan tanto a la factura en papel como a la factura digital, como la obligación de expedir factura, los tipos de la misma, la expedición por parte de terceros y otros como:
  • Contenido de la factura
  • Requisitos de la factura: legibilidad, autenticidad, que debe garantizar la identidad de la entidad o profesional que la expide y también que su contenido no ha sido modificado.
  • En el caso de la factura electrónica, la legibilidad la facilita el programa informático que la crea. Respecto a la autenticidad, se puede garantizar de diferentes maneras, ya sea a través de la firma electrónica (aunque no es algo obligatorio), mediante el intercambio electrónico de datos EDI o los controles de gestión de la actividad empresarial que permitan realizar una auditoría que facilite la identificación de la factura con la entrega de bienes o prestación de servicios documentada en la misma.
• Conservación, que tal y como indica la Agencia Tributaria, “se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos”
• Garantizar el acceso a las facturas electrónicas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.

Por lo tanto, hoy en día, la mayor parte de los programas informáticos de facturación pueden hacer una factura electrónica o factura digital sin inconvenientes, que luego puede ser remitida a un particular, una empresa o una Administración Pública. Lo importante es que la remisión se tiene que hacer por medios telemáticos y debemos recabar el consentimiento previo del destinatario para enviarla por dichos medios.

5. Cómo generar una factura electrónica paso a paso

La Ley de impulso de la Factura Electrónica y creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público quiere promover un proceso de facturación seguro, transparente, ágil y eficiente.  Con ello, se quiere proteger al proveedor de cara a las Administraciones Públicas.

A continuación, te contamos cómo crear una factura electrónica, paso a paso:

• Crea la factura de venta cumplimentando toda la información correctamente.
• Descarga la factura electrónica en formato PDF para guardarla en el formato adecuado.
• Firma la factura en formato electrónico, para lo que necesitarás un certificado electrónico.
• Envía la factura electrónica a las Administraciones Públicas accediendo a la web del organismo pertinente.

6. Ventajas para las empresas

No cabe duda de que para las empresas la facturación electrónica tiene una serie de ventajas destacadas. A mayor volumen de facturación, más interesa el uso de estas facturas electrónicas. Entre otras se pueden citar:

• Ahorro de costes, que beneficia tanto al emisor como al receptor. La Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) cifra el ahorro por factura digital recibida en 0,70 euros y 1,85 euros para la entidad emisora.
• Tiempo de gestión de facturas, al incorporarse sus datos en formato estructurado a los programas de facturación y contabilidad.
• Reducción de errores, ya que, al no tener que introducir los datos manualmente, es más complicado encontrar el error humano que puede alterar los datos. Se consigue con ello una mayor eficacia en la gestión de las facturas.
• Ahorro de espacio de almacenamiento, algo muy importante para muchas organizaciones, dado el tiempo que legalmente tienen que conservar las facturas. Lo que antes ocupaba una habitación, ahora está en un disco duro.
• Adiós a las facturas olvidadas en los cajones, que para muchas organizaciones es muy importante, ya que no tienen una visión clara, al tardar en introducirlas en su sistema informático.

Por todo ello, la factura electrónica cada año aumenta su presencia entre las empresas que valoran positivamente la mejora de la productividad en los departamentos contables y, en caso de tener que realizar alguna inversión para su implantación, el retorno de la inversión es muy breve.

¿A qué esperas para usar y aprender a generar tu factura electrónica?

Nota del autor: Este artículo fue publicado por primera vez en mayo de 2018 y ha sido actualizado en septiembre de 2020 por su relevancia.