Cómo hacer una factura electrónica por primera vez (e-book)

Publicado · 5 minutos de lectura

Explicamos qué características tiene una factura electrónica, cómo generarlas y qué requisitos debe cumplir para que tenga validez y la necesidad de que esté o no firmada electrónicamente.

  • Qué requisitos debe cumplir la factura electrónica para garantizar su validez, tipos de formatos y la necesidad de que sean firmadas electrónicamente
  • A partir del 1 de julio de 2018, entrará en vigor una nueva normativa legal por la que será obligatorio el uso de factura electrónica del subcontratista en relación con el contratista principal

Contenido del post

  1. Factura electrónica, ¿qué necesito para crearla?
  2. Cómo generar una factura electrónica y tipos de formatos
  3. Ventajas de la factura electrónica para las empresas

La factura electrónica o factura digital tiene la misma validez que la factura en papel. La principal diferencia con esta última es el medio de transmisión desde el emisor al receptor. Mientras que la primera se entrega en mano o a través de mensajeros o medios postales, la factura electrónica lo hace por medios telemáticos. Vamos a ver cómo hacer una factura electrónica y qué requisitos debe cumplir para garantizar su validez.

Una factura electrónica debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y será transmitida de forma telemática con el consentimiento de ambas partes. Esto es fundamental, porque en el caso de las empresas necesitan recabar dicho consentimiento para cambiar del envío postal tradicional a pasar a enviar las facturas por correo electrónico, por ejemplo.

1.Factura electrónica, ¿qué necesito para crearla?

La norma que regula la factura electrónica viene determinada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprobaron las obligaciones de facturación. En el mismo se regulan aspectos que afectan tanto a la factura en papel como a la factura digital, como la obligación de expedir factura, los tipos de la misma, la expedición por parte de terceros y otros como:

  • Contenido de la factura
  • Requisitos de la factura: legibilidad, autenticidad, que debe garantizar la identidad de la entidad o profesional que la expide y también que su contenido no ha sido modificado.
  • En el caso de la factura electrónica, la legibilidad la facilita el programa informático que la crea. Respecto a la autenticidad, se puede garantizar de diferentes maneras, ya sea a través de la firma electrónica (aunque no es algo obligatorio), mediante el intercambio electrónico de datos EDI o los controles de gestión de la actividad empresarial que permitan realizar una auditoría que facilite la identificación de la factura con la entrega de bienes o prestación de servicios documentada en la misma.
  • Conservación, que tal y como indica la Agencia Tributaria, “se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos”
  • Garantizar el acceso a las facturas electrónicas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.

Por lo tanto, hoy en día, la mayor parte de los programas informáticos de facturación generan sin inconvenientes una factura electrónica o factura digital que luego puede ser remitida a un particular, una empresa o una Administración Pública. Lo importante es que la remisión se tiene que hacer por medios telemáticos y debemos recabar el consentimiento previo del destinatario para enviarla por dichos medios.

2.Cómo generar una factura electrónica y tipos de formatos

A la hora de generar una factura electrónica, se pueden utilizar diferentes formatos. No es lo mismo una que va destinada a un particular, que aquella que se envía a otra empresa. Fundamentalmente se pueden dividir entre facturas electrónicas en formato no estructurado y estructurado.

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La factura electrónica en formato no estructurado es, en realidad, una imagen, por lo que generalmente están destinadas a los usuarios particulares. El formato suele ser un fichero en PDF, JPG o TXT. Para su introducción y contabilización en sistemas informáticos, se suele hacer de forma manual, lo que implica una mayor inversión y tiempo en costes.

La factura electrónica en formato estructurado es aquella cuyos datos son generados por el programa de facturación del emisor y están destinadas a ser tramitadas también a través del sistema informático del receptor de forma automatizada. Un ejemplo de estos formatos es XML, utilizado por la Administración Pública, Facturae o EDIFACT, el más extendido entre las empresas. De esta forma, al recibir la factura, los datos ya están en el sistema del receptor y no es necesario “picarlos” como haríamos con una factura en papel o formato no estructurado.

Si por ejemplo nuestra factura electrónica está destinada a una Administración Pública y tenemos que remitirla a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, FACe, es necesario que utilicen el formato Facturae, que puede ser generado por nuestro propio programa de facturación o utilizar el que facilita la administración. En este caso, sí es necesario identificarse telemáticamente para enviar la factura, ya sea a través del sistema [email protected], Firma Digital o Certificado electrónico, lo que puede complicar un poco todo el proceso.

3.Ventajas de la factura electrónica para las empresas

No cabe duda de que para las empresas la facturación electrónica tiene una serie de ventajas destacadas. A mayor volumen de facturación, más interesa el uso de estas facturas electrónicas. Entre otras se pueden citar:

  • Ahorro de costes, que beneficia tanto al emisor como al receptor. La Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) cifra el ahorro por factura electrónica recibida en 0,70 euros y 1,85 euros para la entidad emisora.
  • Tiempo de gestión de facturas, al incorporarse sus datos en formato estructurado a los programas de facturación y contabilidad.
  • Reducción de errores, ya que, al no tener que introducir los datos manualmente, es más complicado encontrar el error humano que puede alterar los datos. Se consigue con ello una mayor eficacia en la gestión de las facturas.
  • Ahorro de espacio de almacenamiento, algo muy importante para muchas organizaciones, dado el tiempo que legalmente tienen que conservar las facturas. Lo que antes ocupaba una habitación, ahora está en un disco duro.
  • Adiós a las facturas olvidadas en los cajones, que para muchas organizaciones es muy importante, ya que no tienen una visión clara, al tardar en introducirlas en su sistema informático.

Por todo ello, la factura electrónica cada año aumenta su presencia entre las empresas que valoran positivamente la mejora de la productividad en los departamentos contables y, en caso de tener que realizar alguna inversión para su implantación, el retorno de la inversión es muy breve.

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