Factura tradicional vs. factura electrónica, estas son las principales diferencias (infografia)

Publicado · 3 minutos de lectura

Analizamos las diferencias entre la factura electrónica y la tradicional, así cómo los beneficios del uso de la primera en la empresa.

  • A partir del 1 de julio de 2018 entra en vigor una nueva normativa por la que los subcontratistas deberán utilizar la factura electrónica
  • Usando la factura electrónica, una empresa puede ahorrar más de 250.000 horas de trabajo cada año

Una de las novedades legales que nos trae este año en materia de factura electrónica o e-factura es que, a partir del 1 de julio de 2018, los subcontratistas deberán utilizar esta modalidad de factura en formato digital en su relación con un contratista principal cuando el importe de la factura exceda de 5.000 euros. Un nuevo sector profesional que se beneficiará de las múltiples ventajas que tiene su uso en cualquier negocio.

Y es que la factura electrónica tiene una serie de ventajas sobre la facturación tradicional que benefician notablemente a las empresas. La principal ventaja está en el coste que tiene cada factura generada. Mientras en papel estamos hablando de un coste estimado de 3,53 euros por factura enviada, teniendo en cuenta los costes de impresión, papel y envío al destinatario, en la factura electrónica el coste total se reduce notablemente y se establece en 0,12 euros.

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Si multiplicamos estos costes por el total de facturas emitidas, podemos hacernos una idea del ahorro que supone para las empresas. Según el Ministerio de Industria, las empresas ahorraron en el pasado 118 millones de euros con la adopción de la factura electrónica, lo que les lleva a buscar medidas para su adopción en las empresas de forma generalizada. Pero esto también tiene un coste medioambiental notable, puesto que la no tener que imprimir papel supone una menor tala de árboles, que se cifra en unos 3300 pinos cada año según el ritmo de adopción actual de la facturación electrónica por las empresas. Si queréis conocer más datos, os animamos a ver nuestra infografía comparativa entre la facturación electrónica y tradicional, que también puedes descargar en formato PDF.

El ABC de la factura electrónica

Regulada bajo el Reglamento por el que se rigen las obligaciones de facturación, una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico. Algunas de sus principales características son:

  1. Es un documento tributario que contiene los datos del proveedor y que se genera mediante un software en formato electrónico que sustituye al documento en versión en papel
  2. Su formato electrónico facilita que los datos puedan ser integrados en el sistema de facturación sin ser necesario entrar los datos de modo manual, aumentando las condiciones de seguridad de los mismos
  3. Debe estar firmada digitalmente con certificados cualificados que indican la misma validez legal que las facturas con formato en papel

Infografía: factura tradicional vs. factura electrónica

Pero no sólo supone un beneficio a nivel de costes, también a nivel organizativo la factura electrónica tiene importantes beneficios sobre la factura tradicional. Entre otros se pueden citar la reducción de tiempos de ejecución y eliminación de tareas en los procesos de gestión de facturas (emisión, recepción, gestión de rechazos, etc.), una mayor integración de la información o un menor número de errores provocados por el “factor humano”.

También tenemos que añadir una mayor seguridad en el tratamiento de las facturas, ya que no sólo se pueden escanear, sino que también es más complicado que se pierda en el envío, como ocurre con la factura tradicional o que pueda ser modificada sin notificar al emisor. En el caso de la factura electrónica, una modificación posterior a su creación supone la invalidación de la misma.

Todo esto supone una mejora de la productividad y un ahorro notable para las empresas que adoptan la factura electrónica. Lógicamente a mayor volumen de facturas emitidas, mayor ahorro. Por último, tenemos que añadir la obligación que supone para las empresas que facturan a la administración el uso de la factura electrónica, algo que también supone una agilización a la hora de cobrar de la propia administración.

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