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Factura tradicional vs. electrónica: todo lo que se gana por el camino

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Tradicionalmente, la facturación se realizaba en papel, con un mecanismo lento por el cual se entregaba la factura al receptor y el emisor se quedaba una copia. Esto generaba un proceso costoso y lento a medida que el número de facturas iba aumentando. La facturación electrónica viene a mejorar todo el proceso, aportando bastantes ventajas sobre el anterior modelo. Vamos a ver qué se gana comparando la facturación tradicional vs. electrónica.

La factura electrónica es un documento con valor tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza a la factura en papel conservando su mismo valor legal y que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos. Es necesario que disponga de un sistema que verifique la autenticidad del emisor, así como que no se ha manipulado desde su creación. Lo habitual es incluir una firma electrónica y un sello de tiempo para garantizar estos aspectos.

La factura electrónica es obligatoria para muchas empresas que tienen que facturar al sector público desde enero de 2015. Esto ha llevado a muchas de ellas a adaptar sus sistemas para incluir los necesarios mecanismos para poder emitir dichas facturas electrónicamente en los formatos establecidos para un correcto intercambio.

Factura tradicional vs. electrónica

Ahorro de costes tanto para el emisor como para el receptor es uno de los principales impulsos que llevan a las empresas a la adopción de estos sistemas. Se calcula que el ahorro de costes por emisor es de unos 2€ por factura, mientras que para el receptor puede ser de unos 0,45 euros, por lo que ambos salen ganando. A mayor número de facturas, tanto emitidas como contabilizadas, más ahorro por lo que han sido las grandes empresas las más interesadas en impulsar este modelo de facturación.

Estos ahorros fundamentalmente se consiguen gracias a una mejora del flujo de trabajo dentro de la propia empresa, ya que facilita la contabilización automática de las facturas, tanto emitidas como recibidas. No es necesario volver a introducir los datos en un programa contable como en el caso de recibir una factura en papel.

De esta forma, también se evitan muchos errores humanos, que pueden derivarse de un fallo al introducir los datos manualmente. Esta inmediatez en la importación de los datos también facilita conocer el estado de la tesorería de forma inmediata con datos reales, algo casi imposible con facturas de papel en los cajones o que viajan por correo ordinario.

A la vez supone una mejora de la productividad a la hora de encontrar una factura, asociarla a un cliente, el envío de la misma, que se puede realizar por medios electrónicos con total validez legal, etc. Este envío electrónico supone un ahorro de tiempo tanto para el emisor, como para el receptor. Además sólo con el tiempo que se ahorra al localizar las facturas de forma inmediata se compensa el esfuerzo que realizado si se tiene que cambiar de modelo de facturación.

No es necesario un espacio de almacenaje para las facturas en papel, que en muchas empresas y teniendo en cuenta el tiempo que se deben conservar las facturas a efectos legales, supone un coste importante. Además, se reduce el consumo de papel y tinta de impresora, al no tener la necesidad de imprimir facturas, sino que se pueden enviar de forma telemática.

Por contra, va a suponer poner un mayor celo en la necesidad de creación de un sistema de copia de seguridad de los archivos electrónicos eficaz. Tenemos que tener disponibles los archivos, no podemos relajarnos y tener un problema por un fallo informático, un virus que entra en nuestro sistema, etc. La creación de un sistema de copias de seguridad en diferentes medios físicos de forma periódica es fundamental.

Para muchas empresas el principal problema está en la entrega de sus facturas al cliente final, que sigue prefiriendo el papel. Lo cierto es que en muchos casos este papel que se entrega luego no se le presta ninguna atención y si se les da la posibilidad muchos prefieren que se les remita la factura por correo electrónico de manera que si no lo borran saben que siempre estará allí disponible.

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