Ventajas de la factura electrónica desde el punto de vista organizativo

De la factura electrónica hemos hablado en entradas anteriores, mostrando los pros y contras de un sistema que, más temprano que tarde, acabará extendiéndose a la totalidad de las pymes y los autónomos. Para quien no lo tenga claro, la factura electrónica es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que reemplaza al documento físico en papel pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura papel.

La integración del proceso de facturación entre clientes y proveedores, y a su vez estos y sus clientes, permite alcanzar importantes beneficios a nivel organizativo. A mayor volumen de facturas emitido, en general, mejores resultados se obtendrán. En los casos de un pequeño número de facturas, merece la pena al menos considerar la conveniencia o no, aunque tarde o temprano es muy probable que el sistema nos acabe absorbiendo y tengamos que entrar sí o sí para poder continuar trabajando con ciertos proveedores o clientes. 

Principales beneficios esperados

Los beneficios esperados en un proyecto de implantación de la factura electrónica son los siguientes:

– Importante reducción de tiempos de ejecución y eliminación de tareas que no añaden valor al cliente en los procesos de gestión de facturas (emisión, recepción, gestión de rechazos,…).
– Mayor grado de integración de la información, lo que permite conectar un mayor número de tareas dentro de los procesos de gestión de facturas (emisión, recepción, gestión de rechazos,…).
– Menor número de errores provocados por el «factor humano».
– Reducción de los consumos de papel y tóner, al no tener que imprimir facturas emitidas o recibidas.
– Reducción del espacio necesario para el almacenamiento de facturas, que se van acumulando, junto con documentación anexa en carpetas o cajas a lo largo del tiempo (la conservación de las facturas en formato electrónico se hace en el sistema informático).
– Posibilidad de acceder fácilmente a ofertas de productos bancarios de confirming o factoring, sobre todo si se trabaja con factura electrónica dentro de el entorno de las entidades bancarias con las que trabaja la empresa.
– La factura electrónica permite desplegar informes para una ágil consulta de volúmenes (importe, número de facturas) a nivel agregado de empresa o por departamento, centro de gasto, proveedor, cliente,…
– Mejora de la imagen de la empresa ante su entorno (innovadora, moderna,…).

Barreras de entrada más comunes

Por contra, al implantar un sistema de factura electrónica hay que superar algunas barreras en la organización, como las que menciono a continuación:

– La resistencia al cambio de algunas personas. El miedo a lo nuevo, a perder el puesto de trabajo o a que una máquina reemplace a las personas, en ocasiones es una barrera increíblemente difícil de superar. Convencer (por las buenas) a quienes participan en los procesos relacionados con la gestión de facturas de las principales ventajas y hacerles ver que hay un futuro tras la implantación, es una de las claves de cualquiera que se quiera enfrentar a un proyecto de este tipo.
– Desconfianza en el sistema, que lleva a algunas personas a montar un sistema paralelo «por si falla el nuevo». He llegado a ver uno que ideó una persona en su empresa de manera «clandestina» (sin que lo supieran los responsables) y tenía «tela» la cosa.
– Cuando no todos los clientes o proveedores están dispuestos a asumir el sistema de facturación electrónica. Habrá que hacer balance del beneficio esperado en una situación de convivencia de un sistema de facturación electrónica y uno normal, así como una previsión a futuro de los que podrían ir accediendo a integrarse.
– Cuando se trata de una empresa que recibe facturas dirigidas a diversos departamentos, es preciso asignar a alguna figura el rol de responsable en caso de que surjan dudas, rechazos,… Normalmente, todo el mundo huye ante la posibilidad de que le caiga esta responsabilidad en su tejado.

Además de pensar en una implantación de la factura electrónica en la empresa tocando nuestros sistemas de información o a través de una aplicación (muy típico en el caso de los autónomos), es importante saber que hay entidades bancarias que ofrecen servicios de factura electrónica a sus clientes profesionales. Estos sistemas, por lo general, permiten enviar facturas a través de un interface de la entidad e indicarle a continuación el destinatario, para que ésta se encargue de enviársela, también en formato electrónico.

Algunos os preguntaréis qué gana la entidad con este servicio. Independientemente de que ésta pueda cobrar una comisión por él, donde realmente obtiene un rédito es a la hora de colocar productos de confirming o factoring a los clientes usuarios de la plataforma.

Conclusiones

No está de más que, si no lo hemos hecho ya, plantearse la conveniencia de abordar un proyecto de implantación de la factura electrónica. Es bastante probable que algún cliente o proveedor ya nos haya preguntado por ello y que, de hacerlo, obtengamos un interesante ahorro de costes en varios frentes, además de otros beneficios ya comentados.

Una opción a tener en cuenta para aclararse y salir de dudas, es preguntarle a gente de nuestro entorno, proveedores, clientes, en alguna asociación de empresarios, para que nos cuenten qué tal ha sido su experiencia en este tipo de proyectos.