Ventajas de la factura electrónica desde el punto de vista organizativo

La implantación de la factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresas es una realidad a corto plazo que conviene empezar a abordar.

• Conoce las ventajas de implantar la factura electrónica en tu empresa. 
• La implantación de la factura electrónica también presenta algunos retos que hay que tener en consideración.

En la era digital, la eficiencia y la organización son claves para el éxito empresarial. En este contexto, la factura electrónica se convierte en una herramienta indispensable para optimizar la gestión documental y financiera de cualquier organización.

La integración del proceso de facturación entre clientes y proveedores, permite alcanzar importantes beneficios a nivel organizativo. A mayor volumen de facturas emitido, en general, mejores resultados se obtendrán. 

La factura electrónica o e-factura es un documento digital que cumple lo siguiente:

• Tiene la misma función legal que la tradicional factura en papel. 
• Se diferencia de la factura tradicional en formato papel en que se emite, envía y recibe de forma electrónica. 
• Tiene validez a efectos tributarios si cumple los requisitos que se determinan el  reglamento de facturación. 

A continuación hacemos un repaso a las principales ventajas de la factura electrónica.

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1. Ahorro de tiempo y costes:

• Eliminación del papeleo. Se reduce el tiempo dedicado a la impresión, clasificación, archivo y búsqueda de facturas físicas.
• Automatización de procesos. Las facturas electrónicas se pueden procesar de forma automática, lo que reduce el tiempo de gestión. De esta forma se automatiza la emisión, recepción y contabilización de las facturas, liberando tiempo para tareas más estratégicas.
• Reducción de costes. Se minimizan los gastos en materiales de oficina, impresión, envío y almacenamiento.

Descubre cómo la factura electrónica revoluciona la gestión empresarial: ahorro de costes, eficiencia mejorada, y cumplimiento normativo al alcance de tu mano.

2. Mayor eficiencia y productividad:

• Mejora en la gestión documental. Las facturas se encuentran disponibles de forma inmediata y organizada en un solo lugar.
• Mejora la eficiencia. La e-factura permite un mejor control de las facturas y una mayor transparencia en la gestión financiera.
• Optimización del flujo de trabajo. Se agiliza la aprobación y el pago de las facturas, mejorando la eficiencia financiera.
• Mejora en la toma de decisiones. Se facilita el acceso a la información financiera para una mejor toma de decisiones estratégicas.
• Simplificación de las obligaciones administrativas. Se facilita la presentación de impuestos y el cumplimiento de las obligaciones legales.
• Mejora la integración de la información. Se pueden conectar un mayor número de tareas dentro de los procesos de gestión de facturas (emisión, recepción, gestión de rechazos,…).

3. Mayor seguridad y control:

• Reducción del riesgo de fraude. La firma electrónica y sus sistemas de seguridad garantizan la autenticidad e integridad de las facturas.
• Mejora en la trazabilidad. Se facilita el seguimiento y control de las facturas a lo largo de todo el proceso.
• Minimización de errores. Se reduce el riesgo de errores humanos en la gestión de las facturas.

4. Impacto medioambiental positivo:

• Reducción del consumo de papel. Se contribuye a la protección del medio ambiente al eliminar la necesidad de imprimir las facturas.
• Disminución de la huella de carbono. Se reduce el impacto ambiental asociado al transporte y almacenamiento de las facturas físicas.

5. Adaptación a la normativa legal:

• Cumplimiento de las obligaciones fiscales. La factura electrónica debe cumplir con los requisitos legales establecidos por la Agencia Tributaria.
• Obligación de emitir facturas electrónicas a las Administraciones Públicas. Desde el 15 de enero de 2015 es obligatorio que las facturas dirigidas a las AA.PP. sean electrónicas (Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la facturación electrónica)
• Obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas. Todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales entre sí, deberán emitir facturas electrónicas (Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece). Esta ley establece la obligatoriedad de emitir e-facturas utilizando formatos electrónicos y comunicando los diferentes estados de la factura (aceptación, rechazo, pago, etc.). Esta nueva obligación se espera que entre ya en vigor en abril de 2025 para las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros. 
• Obligación de utilización de un nuevo sistema de facturación electrónica. Los sistemas de facturación de las empresas deberán cumplir determinados requisitos para garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de las facturas (Real Decreto 1007/2023, más conocido como Reglamento Verifactu). Este reglamento, que entrará en vigor el 1 de enero de 2026 para asesorías profesionales y empresas, y el 1 de julio de 2026 para autónomos, establece un nuevo sistema de facturación electrónica que aportará importantes beneficios a empresas, autónomos y a la Agencia Tributaria.

Retos que se presentan a las empresas en relación a la factura electrónica

Para implementar la factura electrónica hay algunos retos que hay que afrontar, entre los que podemos destacar las siguientes:

• Resistencia al cambio. El miedo a lo nuevo, a perder el puesto de trabajo o a que una máquina reemplace a las personas, en ocasiones es una barrera increíblemente difícil de superar. Convencer a quienes participan en los procesos relacionados con la gestión de facturas de las principales ventajas y hacerles ver que hay un futuro tras la implantación, es un reto al que se tienen que enfrentar las empresas. 
• Desconfianza en el sistema. Los cambios tecnológicos pueden generar cierta desconfianza. 
• Convivencia de la facturación electrónica y la tradicional. Las empresas tendrán que facturar electrónicamente a otras empresas, pero no a los particulares. 

Por lo tanto, la factura electrónica ofrece una serie de ventajas para la organización que la convierten en una herramienta indispensable para las empresas que buscan optimizar su gestión documental y financiera.

Nota del editor: Este artículo está actualizado a 6 de noviembre de 2024 tras la publicación del proyecto de modificación del reglamento del software de facturación.