¿Están preparados los directores financieros para la factura electrónica? 

En este artículo, exploraremos los desafíos y oportunidades que trae consigo la implantación de la factura electrónica para los directores financieros. Desde la obligatoriedad de su uso hasta los cambios en los procedimientos internos.  

• La obligatoriedad del uso de la factura electrónica entre empresas es un desafío que hay que empezar a abordar.  
• Según algunos estudios, solo el 13% de los directores financieros están preparados para la facturación electrónica. 

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece, junto con la a Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, supondrán un importante esfuerzo de adaptación, especialmente para las pymes. 

Ante estas nuevas obligaciones, lo esencial es entender que, en una fecha determinada, deberán contar con un software que cumpla con una serie de requisitos y realizar la facturación de manera electrónica. 

Además, entre las últimas novedades con relación a la facturación electrónica, se encuentra la obligación de incluir un código QR en las facturas.  

Sin embargo, según ASSET, solo el 13% de los directores financieros están preparados para la facturación electrónica de extremo a extremo.  

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas? 

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece) y la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, más conocida como Ley Antifraude han introducido importantes novedades en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. 

La Ley Crea y Crece ya está en vigor desde octubre de 2022, en donde se introdujo la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales.  

Con el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, se modifica el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.  

Los sistemas de facturación de todas las empresas deberán estar listos para empezar a facturar con las nuevas exigencias que se establecen en el Real Decreto 1007/2023 a partir del 1 de julio de 2025. 

Cuándo será obligatorio expedir factura electrónica

A partir de la aprobación del desarrollo reglamentario, de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 18/2022, será obligatorio expedir factura electrónica cuando el destinatario de la operación sea empresario o profesional en los siguientes plazos: 

• En el plazo de 1 año desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros. 
• En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros. 

Con relación a la obligación de informar sobre los estados de la factura, se aplicará de la siguiente manera: 

• A los empresarios cuya facturación anual sea inferior a 6.010.121,04 euros, a los 36 meses de la publicación del real decreto en el BOE. 
• A los profesionales cuya facturación anual sea inferior a 6.010.121,04 euros, a los 48 meses de la publicación del real decreto en el Boletín Oficial del Estado.  

Hasta el transcurso de dichos plazos, el suministro de información sobre los estados de factura revestirá carácter voluntario. 

¡TUITÉALO! ¿Los directores financieros están preparados para la factura electrónica? Conoce la visión de los expertos. 

Inclusión obligatoria del código QR en las facturas 

En el artículo 6 del Real Decreto 1007/2023 dicho Reglamento, relativo al contenido de las facturas, se especifica que en las facturas emitidas deberá incluirse el siguiente contenido: 

• La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código QR. En el caso de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código QR. 
• Estas facturas, sean electrónicas o no, incorporarán además la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, conforme a lo dispuesto en los artículos 15 y 16 del citado Reglamento.» 

¿Cómo funcionará el sistema de factura electrónica? 

La Agencia Tributaria desarrollará una solución pública de facturación electrónica con un repositorio donde el Observatorio Estatal de la Morosidad Privada pueda realizar un seguimiento y analizar los datos de los plazos de pagos, para de esta forma poder promover buenas prácticas en la materia. 

Convivirán, por lo tanto, dos sistemas, uno privado y uno público. Por ello, las empresas tienen que afrontar, no solo el reto de utilizar los dos sistemas, sino que además tienen que gestionar las facturas electrónicas emitidas y recibidas.  

Además, también hay que informar sobre siguientes puntos: 

• Los estados de las facturas recibidas para dotar al sistema de transparencia y combatir la morosidad.   
• Los pagos realizados de las facturas recibidas.  

La obligatoriedad de la factura electrónica a todas las empresas en España representa una oportunidad para mejorar la eficiencia en la recaudación fiscal, aunque por el momento su introducción no tiene finalidad recaudatoria.  

Impacto de la factura electrónica en las empresas 

La factura electrónica está transformando los procesos empresariales, desde la emisión, hasta la aprobación y el archivo. 

El uso de la factura electrónica tiene un impacto positivo en las empresas, ya que permite: 

• Agilizar los procesos de facturación 
• Reducir los costes 

• Mejorar la trazabilidad 
• Facilitar el cumplimiento de la normativa 

Retos para las empresas derivados de la implantación de la factura electrónica  

Entre los retos que plantea la implantación de la factura electrónica para las empresas, podemos destacar los siguientes:   

• Abordar la integración en plataformas para la gestión de las facturas emitidas y recibidas.  
• Definición de nuevos protocolos de aceptación de las facturas. 
• Cambios en el archivo de facturas, ya que se tendrá acceso a un repositorio digital de facturas. 
• Adaptar el software de gestión y los procedimientos internos para facilitar el reporte de los pagos.   

Consejos para abordar la implantación de la factura electrónica 

Para abordar los retos derivados de la implantación de la factura electrónica, te dejamos los siguientes consejos:  

• Planifica y estudia el impacto de la Ley Crea y Crece, y de la Ley Antifraude en tu empresa con tiempo, antes de la entrada en vigor. 
• Cuenta con socios tecnológicos fiables. Hay que prepararse tecnológicamente, ya que hay un esfuerzo tecnológico a desarrollar. 
• Tener presente la fecha de implementación, para evitar posibles sanciones por la falta de cumplimiento normativo.  

Cómo nos pueden ayudar las herramientas digitales a abordar el proceso de cambio en nuestros sistemas de facturación 

Es una realidad incuestionable que la tecnología desempeñará un papel fundamental en la adaptación a la ley y en la mejora de la eficiencia en la facturación.  

En esta época turbulenta, las empresas tendrán que trabajar con diferentes tipos de clientes, los cuales tendrán que gestionar por diferentes canales de facturación. Esto es así, ya que las empresas tendrán que facturar mediante una factura electrónica a otra empresa, pero no a los particulares.  

Además, los sistemas de facturación deben garantizar la autenticidad de la factura mediante una firma digital avanzada y el software tiene que estar verificado.  

Uno de los problemas más importantes que pueden encontrarse las empresas es una importante resistencia al cambio, ya que en muchas organizaciones nunca se encuentra el momento oportuno para afrontar cambios de calado. En estas empresas están demasiado centrados en su operativa diaria, para levantar la cabeza y ver más allá. Es importante que las empresas puedan vencer esta resistencia al cambio y ser capaces de gestionar la diversidad en los procesos de facturación durante varios años.  

Por lo tanto, tenemos que ser conscientes de la importancia de la factura electrónica. Hasta el 2028 estaremos en un proceso de cambio permanente, pero el viaje hacia una economía digital más eficiente y transparente ya ha comenzado.