Cómo afrontar las nuevas obligaciones de facturación

Más allá de los plazos legales, en este artículo conocerás cómo las pymes pueden aprovechar la tecnología y cambiar su cultura organizativa para el éxito en la era de la factura electrónica.

• Para afrontar las nuevas obligaciones de facturación, las pymes solo deberán preocuparse de disponer de un software que cumpla con todos los requisitos y de llevar a cabo un cambio cultural dentro de la empresa.
• El 90% de los contenidos de las nuevas legislaciones están destinados a las empresas de software. Para las pymes, asesorías y despachos, lo importante es saber que en una determinada fecha tendrán que disponer de un software que cumpla con una serie de requisitos y facturar de forma electrónica.

Los asistentes a Accountex España 2023, celebrado los días 7 y 8 de noviembre en Madrid, pudieron asistir a todo tipo de talleres, charlas, coloquios y formaciones que las distintas empresas llevaron a cabo.

Uno de estos interesantes seminarios tuvo lugar en el stand de Sage y fue impartido por Ronald Lozano, Engineering Legal Manager de la empresa. En él pudimos entender con claridad qué implicación en el día a día de las empresas tiene la aplicación de la Ley Antifraude y el reglamento de software de facturación, así como la Ley Crea y Crece y el reglamento de obligación de factura electrónica.

Ronald destacó que el 90% de los contenidos de la normativa están destinados a las empresas de software. Para las pymes, asesorías y despachos, lo realmente importante es que “en una determinada fecha (muy probablemente julio de 2025), tendrán que disponer de un software que cumpla con una serie de requisitos y facturar con una serie de características.” Las empresas deberán facturar electrónicamente al resto de empresas y comunicar electrónicamente, por lo que será fundamental que tengamos el software preparado para poder llevarlo a cabo.

¡TUITÉALO! Prepárate para el futuro de la factura electrónica, descubre cómo tus clientes, las pymes, pueden superar los desafíos y adoptar el cambio cultural necesario.

¿Cuáles son los plazos de cada normativa?

LEY ANTIFRAUDE

Recordemos que la Ley Antifraude establece la obligación de utilizar un software que cumpla los requisitos de la ley y que esté preparado para comunicar.

Están obligadas a cumplir esta norma todas las empresas excepto las del SII (Suministro Inmediato de Información para empresas con facturación anual superior a 6 millones de euros o acogidas al Régimen de Devolución Mensual), forales y Canarias.

Tras la publicación de las medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal recogidas en la Ley 11/2021, de 9 de julio, se publicó en diciembre el Reglamento de Certificación de Software. El mismo desarrolla las especificaciones de la prohibición de programas de facturación de doble uso que introdujo la Ley Antifraude en julio de 2021.

En el Reglamento se establece que será obligatorio para las empresas y profesionales disponer de un programa de facturación adaptado a los requisitos legalmente establecidos, a partir del 1 de julio de 2025. También se especifica que las empresas productoras y comercializadoras de software dispondrán del plazo de nueve meses, a partir de la publicación de la Orden Ministerial en que se detallen los requisitos técnicos de desarrollo del propio Reglamento para ofrecer sus productos adaptados a la normativa.

LEY CREA Y CRECE

La Ley Crea y Crece obliga a facturar y comunicar electrónicamente a otras empresas mediante la factura electrónica. Están sujetos a esta normativa los siguientes casos:

• Empresas que tengan una facturación anual superior a 8 millones de euros. El plazo para estas empresas será de un año desde la aprobación. Fecha prevista y pendiente de confirmar: primer trimestre 2025.
• El resto de las empresas tendrán un plazo de 2 años desde la aprobación de la ley para emitir facturas electrónicas. Fecha prevista y pendiente de confirmar: primer trimestre 2026. Y para la comunicación de pagos las empresas que facturen entre 6 y 8 millones de euros tendrán un plazo de dos años desde la aprobación de la ley y el resto de 3 años.

¿Cómo afecta la normativa antifraude a las pymes?

Todas las pymes deberán disponer de un software que cumpla los requisitos establecidos en la ley. Para ello, previamente las empresas tendrán que tomar una decisión importante, ¿comunico automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria acogiéndome al sistema Verifactu o no?

• Si la empresa se acoge a este sistema tendrá que controlar todo lo relacionado con la edición de facturas.
• Una vez cerrada una factura no se podrá modificar ni eliminar.
• Tendrán que sellarse las facturas y encadenarse, de tal manera que una factura no pueda modificarse nunca ya que de otro modo se modificaría la siguiente.
• Además, con este sistema, toda la información de la factura irá en un código QR.

Mediante el sistema de facturas verificables, cada vez que una empresa emita una factura normal o simplificada, se comunicará a la Agencia Tributaria en tiempo real. Este sistema se denomina así porque es verificable, ya que escaneando el código QR podremos comprobar que la factura electrónica ha sido remitida a la administración.

En el caso de no acogernos al sistema Verifactu, deberemos disponer de un software que cumpla los requisitos en su máxima extensión, es decir, además del QR tendrá que controlar los accesos a la BBDD, aplicar directivas de seguridad, auditoría de modificaciones, etc. Esto en la práctica significa que debemos controlar casi todo lo que ocurra en dicho software. Por este motivo es fundamental elegirlo correctamente.

La diferencia básica entre acogerme o no al sistema Verifactu radica en que si no me acojo no comunicaré las facturas en tiempo real, pero si la Agencia Tributaria me solicita en cualquier momento alguna o todas las facturas en formato electrónico, se las tendré que entregar.

La importancia de la cultura organizativa y del autoanálisis empresarial

Ronald Lozano también destacó la gran importancia que supone que las empresas se autoanalicen internamente y comprueben cómo están llevando a cabo su proceso de facturación para de esta forma conocer cuál es su cultura organizativa. ¿Cómo son los procesos de facturación? ¿Estamos utilizando algún software especializado?

Hay que profundizar en la cultura organizativa de la empresa, que incluye la revisión del proceso de emisión de facturas y del proceso de comunicación de la información fiscal de las operaciones. Al mismo tiempo, es fundamental que se produzca un cambio en la manera en la que las asesorías se relacionan con los clientes, los cuales están acostumbrados a facilitar las facturas en el último momento y a que se corrija la información fiscal a la presentación de los modelos. Todo esto se va a acabar, ya que a partir de la aplicación de la normativa, la información deberá ser comunicada a la Agencia Tributaria en tiempo real.

Ronald Lozano recalca: “al mismo tiempo es muy importante transmitir a los clientes de los despachos y asesorías que se olviden de la normativa, ya que ese trabajo corresponde al asesor; de los sistemas, ya que ese trabajo corresponde a las empresas de desarrollo; y que se centren exclusivamente en estudiarse y autoevaluarse. “

El autoanálisis y el trabajo conjunto de asesorías y pymes

Ronald Lozano lanza a todas las pymes una recomendación: “es esencial que las pymes hagan una autoevaluación, estudiarse a uno mismo como organización, y para ello deberemos realizar un test de autodiagnóstico.”

La primera fase de este test consistirá en analizar nuestro día a día y nuestros sistemas informáticos y de comunicación. Para ello deberemos plantearnos diversas preguntas identificando los procesos, las personas clave en cada uno de estos procesos, los hábitos de facturación. Estas preguntas nos ayudarán a responder si estamos preparados o no para afrontar los cambios normativos.

Una vez que tengamos las respuestas valoraremos cada una de las preguntas dándoles un determinado peso. De esta forma, podremos establecer un gráfico de situación en el que de forma sencilla podamos ver nuestros puntos fuertes y los débiles, y de esta forma determinar posibles acciones correctivas.

La Ley Crea y Crece supondrá un cambio importante en las nuevas normas de facturación ya que obligará obliga a facturar y comunicar electrónicamente a otras empresas mediante la factura electrónica.

El papel de las asesorías

Las asesorías deberán realizar un trabajo conjunto con el cliente y organizar y establecer las acciones correctivas necesarias, teniendo en cuenta que hay un plano temporal que hay que cumplir, ordenandolas en función de la capacidad que tiene la empresa y la situación en la que está, dedicando más tiempo de asesoramiento a las que más lo necesitan.

Asesorías y despachos deben establecer con sus clientes un único objetivo: “dónde queremos estar en una fecha determinada más allá del cumplimiento normativo”. El hito legal no debe marcar esta fecha, sino ser sólamente un indicador, debiendo asegurarnos de tener el margen suficiente para que cuando llegue la obligación del cumplimiento normativo la empresa esté perfectamente preparada.

Para cumplir con la normativa, las pequeñas y medianas empresas solo tendrán que preocuparse de tener un software que cumpla con los requisitos de facturación de emitir y recibir facturas electrónicas en un plazo determinado y de comunicar pagos en otro plazo.

Lo más importante es que las pymes puedan afrontar un cambio cultural el cual implica un análisis organizativo y de los sistemas, planificar unas acciones correctivas fijando unos objetivos, y ubicar dichos objetivos en un plano temporal que garantice su cumplimiento, y secundariamente el hito legal.