Factura, factura online y factura electrónica: ¿Cuáles son las diferencias?

La factura online se ha consolidado como una forma fácil y útil en el ámbito empresarial. Sin embargo, se vislumbra un futuro donde la factura electrónica experimentará un mayor desarrollo. Conoce las diferencias entre la factura online y la factura electrónica.

• En este artículo, exploraremos las similitudes y diferencias entre estos dos formatos, analizando cómo las normativas y la evolución tecnológica están dando forma al panorama de la facturación.
• En los próximos tiempos, se prevé que la factura electrónica vaya teniendo más desarrollo.

La factura online y la electrónica tienen muchos puntos de conexión. Es probable que en el futuro sigan un camino convergente, pero lo cierto es que no son idénticas. Aunque algo parece claro: ambas van a tener mucho que decir en los próximos tiempos.

De hecho, las normas están haciendo que las facturas electrónicas sean obligatorias en nuevos campos. Por su parte, la tecnología está convirtiendo la facturación online en una alternativa cada día más empleada por negocios del mundo entero. La convivencia y los aspectos en común de ambos formatos irán siendo cada vez más frecuentes.

¿Qué es una factura?

En principio, cualquier factura es un documento justificante de una operación realizada en el desarrollo de una actividad empresarial o profesional. No obstante, no vale cualquiera, sino aquel que cumpla todos los requisitos que establece el reglamento de facturación.

A partir de esos mínimos, es el propio reglamento general de facturación el que otorga bastante libertad para cambiar lo que se entiende por factura:

• En el artículo 6.1 permite incluir en el contenido de la factura, “cualesquiera otras menciones” además de las obligatorias. Lo mismo dice el artículo 7.1 para las simplificadas.
• El artículo 8.1 permite que puedan expedirse “por cualquier medio”. No obstante, exige que ese medio garantice el cumplimiento de unos requisitos de autenticidad del origen, integridad y legibilidad.

Por tanto, la facturación puede llevarse de muchas formas y materializarse con diferentes contenidos, pero siempre cumpliendo unos mínimos. Como consecuencia, aparecen diferentes tipos de factura que pueden ser convenientes, incluso obligatorios, en algunos contextos. Es el caso de la factura online y la factura electrónica.

En este artículo conocerás las similitudes y diferencias entre la factura online y la factura electrónica.

¿Qué es la factura electrónica?

Es un tipo de factura y, por tanto, debe cumplir todas las exigencias de contenido, forma, plazos, conservación, etcétera marcados para todas las facturas, salvo que su normativa específica marque otra cosa. Sin embargo, tienen ciertas características especiales:

• Han de ser tanto expedidas como recibidas en formato electrónico. 
• Salvo que la normativa específica indique otra cosa, solo se puede emitir una factura electrónica si lo admite el destinatario. No obstante, existen excepciones. Entre ellas, destaca la obligación de recibir facturas electrónicas que los empresarios y profesionales van a tener en los próximos meses en sus relaciones con otros empresarios o profesionales.
• Los medios electrónicos que se emplean para la facturación electrónica deben cumplir con una serie de requisitos derivados de la normativa antifraude. La fecha tope para la adaptación es el 1 de julio de 2025.
• Como en todas las facturas, su autenticidad y origen puede garantizarse por cualquier medio de prueba admitido. Sin embargo, hay tres especialmente previstos: la firma electrónica avanzada, el intercambio electrónico de datos y cualquier otro que apruebe la AEAT. Para disfrutar de esta última opción, deberás presentar antes una solicitud y la AEAT tendrá que validar el medio que deseas emplear.

La llamada ley Crea y Crece ha establecido una próxima obligación de facturación electrónica entre empresarios o profesionales.

¿Qué es una factura online?

A diferencia de los dos conceptos anteriores (el de factura y el de factura electrónica), no existe una regulación propia. Por tanto, no hay una norma que especifique cuándo puede entenderse que nos encontramos ante una factura online y cuáles son sus características. Deberán, por tanto, guardar todos los requisitos que, según los casos, se exijan en la normativa de facturación que se aplique a cada situación.

No obstante, puede decirse que, desde un punto de vista técnico, la facturación online utiliza un tipo específico de medios electrónicos, como son los conectados. Eso, en parte, las aproxima a las facturas electrónicas, que deben utilizar alguna fórmula de conectividad para que sean tanto expedidas como recibidas en formato electrónico. 

Sin embargo, gracias a la computación en la nube, es posible ir más allá. Pueden utilizarse recursos de un servidor online para múltiples tareas de facturación. Por ejemplo, entre ellas destacan las siguientes:

• Confección de las facturas emitidas.
• Recepción de las facturas.
• Contabilización de las facturas.
• Conservación de las facturas en un servidor en la nube.
• Realización de copias de seguridad de datos de facturación.
• Confección de informes que sirvan de apoyo a la facturación (datos de clientes, bancarios, etcétera).
• Análisis de datos de facturación.
• Envío de registros informáticos de facturación con fines fiscales.
• Utilización de herramientas de detección y depuración de errores en la facturación.
• Recepción de alertas de facturación.

Diferencias entre la factura online y la electrónica

Es frecuente que una factura online sea también electrónica y viceversa. Sin embargo, puede que no coincidan:

• La factura online puede emplearse para la llevanza electrónica de algunas de las labores de facturación. Eso no significa que entre ellas estén las que permiten calificar una factura como electrónica (emisión, recepción, medios para garantizar la integridad y autenticidad). Por ejemplo, puedes emplear una solución online incluso para las facturas que entregas físicamente a tus clientes.
• Algo semejante pasa con la factura electrónica. En la comunicación entre el emisor o destinatario, lo normal es que se utilice internet. Sin embargo, la normativa no lo especifica taxativamente. Además, hay empresas que trabajan con facturas electrónicas, que tienen instalados programas informáticos en sus equipos y que solo utilizan la conectividad para la transmisión.

En resumen, la factura online y la electrónica avanzan tecnológicamente de la mano. Su proximidad es grande, pero sus usos pueden ser diferentes en algunas ocasiones.