¿Cuánto tiempo debes guardar tus facturas y por qué?

¿Sabes cuánto tiempo debes guardar tus facturas? En este artículo aprenderás a organizar bien tus facturas durante todo el tiempo que sea necesario. ¡Toma nota!

• La normativa mercantil reclama conservar las facturas, al menos, por seis años.
• Diferentes normas fiscales pueden exigir que conservemos las facturas por más tiempo.

Si emitimos facturas y albaranes frecuentemente, podemos vernos seducidos por la tentación de limpiar la oficina y tirar a la basura todos los documentos que parecen innecesarios.

Sin embargo, una fuerza nos detiene: la incertidumbre. El sentido común nos indica que no es buena idea deshacerse de algunos documentos, como las facturas. Entender por qué y por cuánto tiempo debemos hacerlo, puede evitarnos problemas en el futuro.

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¿Por qué debemos conservarlas?

Las facturas son un documento legal que avala tres cosas:

• Que hemos realizado un trabajo.
• Que hemos cobrado por él (o, al menos, teníamos derecho a hacerlo).
• El IVA y las retenciones que se derivaron de nuestros ingresos.

El motivo más evidente para conservarlas es la resolución de posibles conflictos, como un malentendido con un cliente. Tener la factura a mano permitirá probar que hemos cumplido nuestra parte. Si este fuera el único fin, lo razonable sería guardar las facturas lo suficiente para zanjar reclamaciones. Incluso podríamos confiar en nuestras dotes de negociación y eliminar el documento.

Mejor no hacerlo. Los autónomos están obligados a conservar sus documentos por dos motivos importantes:

1. El Código de Comercio establece que toda la documentación relacionada con una transacción comercial debe resguardarse por seis años.
2. Hacienda, que obliga a expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias.

Además, desde el punto de vista fiscal, debemos recordar que las facturas documentan una operación que afecta, al menos, a proveedor y cliente. En este caso, la ley marca que debemos conservarlas durante el mayor de los dos plazos siguientes:

• El plazo previsto en la normativa mercantil, los seis años del Código de Comercio.
• El plazo de prescripción de las obligaciones tributarias propias que estén vinculadas a las operaciones que documenta la factura.

Por tanto, para saber hasta qué día hay que conservar las facturas, acudiremos a la normativa de cada tributo. Allí, veremos cuándo se empieza a contar el plazo de prescripción y cuánto dura. Veamos lo que dicen las leyes fiscales más importantes al respecto.

Por lo menos, deberemos conservar las facturas hasta los seis años de la normativa mercantil o un plazo mayor ocasionado por algún impuesto.

Guardar facturas en el IVA

En principio, la normativa del IVA exige que las facturas se conserven hasta la prescripción del impuesto, que es de cuatro años. Esta obligación afecta a las facturas recibidas, los justificantes contables y las copias de las facturas expedidas.

Anteriormente, se consideraba que el plazo comenzaba cuando que se presentaba el modelo 390 (la declaración resumen anual). Esto nos llevaba hasta el mes de enero del año siguiente a la realización de las operaciones.

En 2016, el criterio del Tribunal Económico Administrativo Central cambió. En 2020, la jurisprudencia del Tribunal Supremo disipó definitivamente las dudas sobre cuándo empieza a contarse el plazo.

Este cambio se basa en que el modelo 390 no tiene carácter liquidatorio y, desde hace años, los modelos 303 no deben acompañarse de él. Por tanto, su presentación no interrumpe la prescripción. En definitiva, el plazo de cuatro años de prescripción del IVA (y conservación de facturas) comienza desde la presentación del modelo 303.

Además, hay algunas normas especiales:

• Si las facturas documentan un IVA deducible sometido a un período de regularización, deberán conservarse durante el período de regularización correspondiente y los cuatro años siguientes.
• En el régimen especial de oro de inversión, el período de conservación de facturas asciende a cinco años.

Lo normal es que el IVA nos exija conservar las facturas durante los cuatro años siguientes a la presentación del modelo 303.

Guardar facturas en el IRPF

En el IRPF, hay que conservar los justificantes y documentos acreditativos de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones. Entre esta documentación, se encuentran las facturas. El plazo de conservación es el de prescripción de cuatro años. Como la declaración se presenta al año siguiente, eso nos llevará en muchos casos a más de cinco años.

Como la declaración de la Renta se presenta al año siguiente de las operaciones, el IRPF suele requerir que, al menos, guardemos cinco años las facturas.

Las facturas son, además, básicas para calcular los rendimientos de actividades económicas por estimación directa. En el caso de la estimación objetiva, se exige conservar, numeradas por orden de fechas y agrupadas por trimestres, las facturas emitidas y las facturas o justificantes documentales de otro tipo recibidos.

Guardar facturas en el impuesto sobre Sociedades

La singularidad más importante es la posible presencia de bases imponibles negativas. En ese caso, debemos recordar que la Administración tiene derecho a comprobar las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación durante 10 años. El plazo comienza desde que terminó el de presentación del modelo 200 que generó tal derecho.

¡TUITÉALO! Descubre durante cuánto tiempo puede pedirte Hacienda que conserves las facturas.

¿Por cuánto tiempo?

Como vemos, la razón por la que nos obligan a conservar estos documentos es clara. En una posible inspección o conflicto legal, debemos contar con la documentación requerida. Así, probaremos la transparencia de las transacciones y aclararemos posibles errores.

En definitiva, teniendo en cuenta los plazos establecidos por las normas, lo conveniente será guardar las facturas por:

• 6 años cuando den cuenta de una transacción mercantil.
• 5 años cuando se trate de otro tipo de servicio, ya que forman parte del registro del IRPF.
• 10 años cuando tributamos en sociedades y hemos tenido alguna base imponible negativa.

La única respuesta ante la inevitable necesidad de conservar los documentos es la organización. Un buen consejo es distinguir las facturas de los albaranes que no necesariamente deben conservarse.

Además, actualmente podemos poner orden, ahorrar tinta, papel y espacio utilizando facturas online. Nos será muy fácil gestionar usando un programa de facturación, que se encargará de generarlas y de conservarlas a salvo del basurero.