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Cómo cobrar una factura impagada (caso práctico)

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Estar pendiente de facturas impagadas puede hacerte perder tanto tu energía como tu valioso tiempo para tu negocio.

El mejor modo de evitar retrasos en los pagos es enviar facturas con el formato adecuado, tal y como te contamos en este post desde el que podrás descargar plantillas profesionales para que aprendas a convertir tus facturas en la mejor carta de presentación de tu empresa.

A pesar de todos nuestros esfuerzos, siempre habrá algún cliente que, o bien no tiene fondos para pagarte, o bien retrasa voluntariamente los pagos para controlar su propio efectivo.

Recuerda siempre que tratar con clientes implica también hacer uso del buen juicio, y si, por ejemplo, tienes un cliente desde hace cinco años que de repente deja de pagarte, intenta entender lo que ha ocurrido antes de enviarle un aviso.

En la mayoría de los casos, si no te han pagado una factura atrasada, deberás actuar con rapidez. En este post te explicamos los pasos a seguir para cobrar facturas impagadas.

Qué hacer cuando no te pagan una factura

1. Antes de empezar a reclamar la factura impagada

Una factura con datos incorrectos puede dar lugar a discusiones y retrasos a la hora de cobrar:

  • Comprueba cada dato y cada cifra
  • Revisa la fecha de la factura y los importes
  • Corrobora si los datos del cliente (nombre, nombre comercial y dirección) son correctos
  • Busca en el Registro Mercantil el nombre de la compañía

Si decides recurrir por la vía judicial ten en cuenta que tendrás que demostrar que has seguido un proceso justo, por lo que es aconsejable que guardes bien toda la correspondencia.

2. Anota las fechas y horas de las llamadas de teléfono, así como el nombre de la persona con la que hablaste

Haz un resumen de la conversación que tuvisteis y envía una copia a la persona con la que hablaste, para darles la oportunidad de comprobar lo acordado.

Caso práctico: pasos a seguir cuando no te pagan una factura

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Imaginemos que hemos enviado una factura el 1 de abril, con un plazo de pago neto de 30 días. Pasados los 30 días, es decir, el 30 de abril, vence el pago.

Empieza enviando un recordatorio por email pasados un par de días.

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Los siguientes pasos a seguir serán:

  • Asegúrate de dirigirte a la persona adecuada y pregunta por la persona de contacto para cuestiones de contabilidad
  • Recuérdale educadamente que existe una factura sin pagar y pregúntale directamente si recibió la factura original
  • Adjunta una copia de la misma

Te mostramos cómo sería el e-mail:

Fecha del email: 2 de mayo de 2018

———————————————————–

Asunto del email: Recordatorio de factura

———————————————————–

Hola [cliente],

Espero que todo vaya bien.

Me permito recordarte que tu factura con fecha de 1 de abril de 2018 aún no ha sido abonada.

Te adjunto una copia de la misma para tu comodidad.

Atentamente,

[Tu nombre]

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Después de 7 días:

  • Envía otro email recordatorio
  • Mantén la cordialidad y pregunta directamente si existe alguna razón para el retraso: algún problema con el importe, los servicios, etc. indicados en la factura

Aquí tienes un ejemplo del e-mail:

Fecha del email: 9 de mayo de 2018

———————————————————–

Asunto del email: Nuevo recordatorio de factura

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Hola [cliente],

Como continuación de mi email del 2 de mayo, me permito recordarte que nuestra factura de fecha del 1 de abril de 2018 permanece impagada.

Ruego me indiques si existe cualquier problema con la misma que justifique el retraso.

Atentamente,

[Tu nombre]

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A las 24 horas:

  • Llama por teléfono
  • Coméntale educadamente si recibió los dos emails que le enviaste
  • Pregúntale directamente cuándo tendrá lugar el pago

Un ejemplo de la comunicación podría ser:

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Fecha de la llamada: 10 de mayo de 2018

———————————————————–

Hola [nombre del cliente]

¿Qué tal todo?

Te llamo a propósito de nuestra factura del 1 de abril de 2018. ¿Recibiste el email que te enviamos ayer?

Me gustaría saber si ha habido algún problema con la factura, algo que quieres que comentemos.

El importe es correcto, ¿verdad?

¿Puedes decirme por favor cuándo podrás pagar la factura?

Muchas gracias [nombre del cliente]. Saludos.

———————————————————–

Haz un resumen de lo que habéis hablado por teléfono y envíale inmediatamente un email como prueba escrita para darle la opción de argumentarlo o confirmarlo.

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Después de 7 días:

  • Vuelve a llamar
  • Sé justo y razonable, pero pregunta directamente los motivos por los que el pago sigue sin haberse realizado
  • Pregunta cuándo se realizará

La comunicación podría ir en este tono:

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Fecha de la llamada: 17 de mayo de 2018

———————————————————-

Hola [nombre del cliente]

¿Qué tal va todo?

Te llamo a propósito de nuestra factura del 1 de abril de 2018 y nuestra conversación telefónica de la semana pasada.

Quisiera saber por qué la factura aún no ha sido pagada.

¿Podrías confirmarme por favor que puedes proceder al pago para el [introduce una fecha 5 días a partir de hoy] 22 de mayo.

Gracias [nombre del cliente]. Saludos.

———————————————————-

Haz un resumen de lo que habéis hablado por teléfono y envíale inmediatamente un email como prueba escrita para darle la opción de argumentarlo o confirmarlo.

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Después de 7 días:

  • Envía una carta formal desde tu empresa
  • Indica que se están empezando a aplicar intereses a la deuda que están incrementando el importe de la factura, y que cuanto antes se abone menos intereses tendrá que pagar

Un ejemplo del e-mail:

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Fecha de la carta: 24 de mayo de 2018

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Estimado/a [nombre del cliente]

Te escribo a propósito de nuestra factura del 1 de abril de 2018 por importe de 1.000 € en concepto de servicios de diseño de folletos.

Te he enviado dos recordatorios por email, concretamente el 2 y el 9 de mayo. Además, hablamos por teléfono el 10 y el 17 de mayo para saber si había algún problema con la

factura o alguna razón por la que aún no se había pagado.

Me confirmaste que la factura estaría paga para el 22 de mayo [o la fecha convenida].

Tampoco mostraste desacuerdo con la factura en sí ni con el importe de la misma.

Por lo tanto, nos vemos obligados a aplicar intereses a la factura en cuestión, cuyo importe se incrementará en 0,23 € por día a partir de la fecha de vencimiento del pago y hasta que dicho importe sea abonado en su totalidad.

El importe total a pagar a día de hoy es de 1.005,52 €.

Ruego procedas al pago total inmediatamente para evitar nuevas medidas.

Atentamente,

[Tu nombre]

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Después de 14 días:

Envía una carta de advertencia por un abogado u otro tipo de carta formal que provenga directamente de ti y que incluya:

  • La fecha de la factura original
  • El importe debido
  • El concepto de la factura
  • El nombre de la persona de contacto que aceptó el servicio prestado o aprobó los productos enviados
  • Tus plazos de pago aceptados
  • Haz un último requerimiento de pago

Informa al cliente de que emitirás una demanda legal o iniciarás un procedimiento judicial y presentarás una denuncia contra él por el impago del importe debido más los eventuales intereses en caso de no realizar el pago en el plazo de 7 días.

Asegúrate de que puedes demostrar la recepción de la carta; utiliza un servicio de entrega firmado.

Solicita los servicios de una asesoría o despacho profesional para que te ayude a redactar la carta.

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Llegados a este punto, se supone que la relación con tu cliente ya es irrecuperable y es poco probable que vuelvas a hacer negocios con él.

Si, a pesar de todo esto, continúas trabajando con él, es aconsejable que cambies los términos de pago de tus facturas, y que estas sean pagadas por adelantado.

Opciones de recuperación de deudas para pequeñas empresas o personas físicas

1. La mediación

En los primeros momentos de cualquier litigio o controversia, siempre es mejor tratar de resolver la situación a través de la mediación.

El simple hecho de sentarse a hablar puede resolver un problema que puede haberse debido simplemente a una falta de comunicación, a una mala interpretación o incluso hacer sentir al cliente menos molesto por una situación que, sin quererlo, se le ha ido de las manos.

La mediación suele ser más barata que cualquier procedimiento legal, y puede ser suficiente para cobrar tu deuda.

2. La demanda legal

Una carta formal de requerimiento de pago no pasará desapercibida para un cliente que no haya pagado una factura.

Una vez recibida, el cliente tiene 21 días para responder.

Si este ignora la carta o no paga, puedes apelar a la Justicia para que le declare en quiebra o liquidar su empresa.

Puedes enviar la carta tú mismo, pero debes saber que existen estrictos criterios para defenderla.

Te aconsejamos que solicites asesoría legal para que te ayuden a redactar correctamente una carta de demanda legal.

3. La acción judicial

Si no se ha emitido ningún argumento en contra de la factura en cuestión en ningún momento de vuestras comunicaciones, puedes recurrir a la acción judicial. .

Antes de proceder a la denuncia, asegúrate de que puedes probar que ha habido suficiente comunicación con tu cliente, de manera que se entienda el objeto de la denuncia.

Un nombre o dirección incorrecta en una factura pueden ser suficientes para invalidar una reclamación y tener que volver a presentarla.

Una vez completada tu reclamación, tu cliente tiene 14 días para responder.

4. Agencias de cobros o compras de deudas

Como último recurso, siempre puedes vender la deuda a una agencia especializada para recuperar un porcentaje de la factura. Aunque esto podría ser económicamente ridículo, puedes añadir el coste del cobro de la deuda a tu reclamación.

En cualquier caso, sí debes tener en cuenta que el hecho de recurrir a un tercero puede enterrar definitivamente cualquier posibilidad de relación futura con tu cliente.

Si decides recurrir a un tercero para cobrar tu deuda, recuerda los siguientes puntos:

  • Contrata solamente empresas fiables, ya que estarán representando tu nombre y tu marca
  • Pide referencias y estudia bien tu elección
  • No pagues nada por adelantado ni ninguna cuota de inscripción
  • Contrata solamente un servicio que te garantice que solo pagarás si cobras tu factura
  • Lee bien sus términos y condiciones
  • No contrates a nadie que creas que emplee «métodos sospechosos».

Cobrar a tiempo puede depender simplemente de que tus facturas sean claras y contengan toda la información necesaria.

Otra solución más, que puede ayudarte a gestionar mejor tu tiempo, es utilizar un programa de contabilidad, que puede enviar las facturas profesionales por ti mientras tú te encargas de los pedidos, y evitar así la pérdida de tiempo que supone hacer y enviar las facturas una por una.

Así tendrás más tiempo para concentrarte en lo que mejor haces: mejorar tu negocio.

Aviso legal
La información proporcionada en esta página es una simple guía, no una fuente de información legal.
Referencias
https://www.procopywriters.co.uk/2015/06/invoice-payment-well-overdue-heres-what-to-do-next/
http://payontime.co.uk/
https://www.moneyclaim.gov.uk/web/mcol/welcome
http://www.justice.gov.uk/courts/procedure-rules/civil/rules/pd_pre-action_conduct
https://www.gov.uk/statutory-demands/forms-to-issue-a-statutory-demand
https://www.gov.uk/options-if-youre-owed-money
http://civilmediation.justice.gov.uk/
https://www.gov.uk/statutory-demands/forms-to-issue-a-statutory-demand

¿Cuánto crees que sabes sobre facturación?

Si tienes un negocio autónomo o una pequeña empresa, en esta guía entenderás porqué la facturación es un proceso esencial para tu negocio.

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