Consejos para mejorar la gestión de gastos de tu pyme

Actualmente, muchas pymes tienen a algunos de sus empleados trabajando fuera de sus oficinas centrales. Situación que, en la mayoría de los casos, supone una inversión extra en tiempo a la hora de gestionar estos viajes y sus gastos asociados, desde billetes de transporte público, dietas, taxis, hasta pernoctas en hoteles.

Todas las tareas asociadas a reportar, supervisar, contabilizar e imputar estos desembolsos son muy importantes, pero poco productivas y se convierten diariamente en una tarea ardua y complicada, tanto para el empleado que ha de reportarlo, como para el departamento que ha de aprobarlos, gestionarlos o incluirlos en su nómina.

La situación económica actual y su fuerte impacto sobre la liquidez hacen patente la necesidad de una mejora en toda esta gestión. Hemos visto enormes recortes en los gastos de desplazamientos, dietas y otros desembolsos de los empleados. Allí donde se dispone de ellos, se ha ampliado el uso de los recursos y herramientas para reuniones online; las políticas de empresa se han vuelto más estrictas y se han aumentado los niveles de aprobación para los gastos. Pero la gestión de los mismos sigue siendo poco eficiente e impide optimizar los ahorros.

Es por ello que aportar al negocio una solución que lo gestione de forma eficaz para ambas partes es uno de los objetivos principales para cualquier empresa actual, ya que plantea una mejora de productividad y eficacia a todos los niveles. Por suerte, existen ya soluciones para que cualquier empresa, de cualquier tamaño y sector, pueda convertir sus notas de gastos en una documentación valiosa y práctica que ayude a esta mejora.

Así, el reporte de gasto puede pasar de ser un proceso manual y tedioso, a un proceso en el que se minimizan esos errores que tan a menudo se cometen cuando los empleados tienen que guardar los recibos en papel y rellenar hojas de gastos con mucha frecuencia, para que quien los controla no se sature de trabajo.

Por su parte el revisor o responsable de gastos ha de plantearse que tipos de gastos asume y cuales considera innecesarios, lo que conlleva que muchas veces debe preguntar a los diferentes responsables de cada área para la validación del mismo. Ha de verificar las cantidades y conceptos para que no haya error y, una vez validado todo, tendrá que enviarlo al departamento de RRHH o contabilidad.

Y, por último, el departamento de RRHH o financiero ha de introducir todos estos datos en su software de gestión integral (ERP) y ponerse en contacto con el empleado para avisarle de su reembolso.

Todo este proceso comprende una dedicación de horas, tiempo, esfuerzo, conflictos internos y energías que terminan por debilitar la productividad de la empresa.

¿Y cómo se puede mejorar esta gestión?

En este punto de mejora, la tecnología es, una vez más, la mejor aliada para cualquier pyme. Las nuevas Apps de Nota de Gastos, conectadas en tiempo real con el software ERP que utilices en la gestión global de tu empresa, te ayudarán a minimizar este laborioso trabajo y reducirán los errores en tu departamento financiero. Innovadoras, muy intuitivas y prácticas, hay que tener en cuenta ciertas funcionalidades básicas para que esta herramienta sea todo un acierto:

• La primera y fundamental es que la APP esté completamente integrada con tu ERP, así facilitará tiempo, tareas y recursos.
• Que no requiera instalar nada en tu sistema para evitar tanto posibles fallos técnicos como intervención de terceros en tu instalación.
• Que trabaje a tiempo real con tu ERP.
• Que permita la entrada de notas de gastos de forma sencilla para el usuario.
• Validación por el usuario y aviso automático a su responsable, así genera un flujo transparente e inmediato de información.
• Validación y/o cancelación por el responsable, y envío comentario de validación y/o cancelación al usuario.
• Lectura OCR del gasto, que permita adjuntar una foto del comprobante del gasto y así te ahorra el tener que introducir los detalles del mismo, ganando en fiabilidad, optimizando el proceso y permitiendo a su vez no tener que guardar el documento original.
• Que el soporte tenga validez con la Agencia Tributaria.
• Contabilización automática después de validación.
• Que genere las incidencias en la nómina, asientos contables…

¿Cómo beneficia una App de Nota de Gastos a la empresa?

A la hora de invertir en cualquier solución tecnológica, toda pyme ha de valorar los beneficios que ese desembolso de dinero puede aportar sobre todo a su capital humano, a sus empleados.

Capturar y gestionar gastos desde cualquier lugar de modo fácil, poder consultarlos por periodos para saber si están denegados o validados, y mejorar el tiempo en el que se les hace el reembolso son alguna de las ventajas del uso de estas aplicaciones para los trabajadores.

Al mismo tiempo, los responsables o personal que se encarga de estas tareas minimizarán sus errores, invertirán menos tiempo en su trabajo, gestionarán de modo más rápido esos reembolsos, disminuirá todo el papeleo, y podrán acceder a toda la información relativa a las notas de gastos desde su software ERP.

Así, ambas partes salen ganando en seguridad y precisión en los datos, pudiendo acceder a ellos en movilidad, y aumentando la satisfacción de todos al mejorar su relación con entre departamento financiero y de costes.

En definitiva, para lograr una buena gestión del control de gastos es preciso equilibrar y relacionar dos perspectivas diferentes: la del empleado que las genera y la de la empresa. Este objetivo es mucho más fácil de lograr, de una forma rápida y fluida, en entornos automatizados mediante aplicaciones específicas que estén integradas con tu software de gestión.