Cómo optimizar los procesos de tu pyme paso a paso con un ERP

¿Optimización de procesos para ganar más o para satisfacer mejor a tus clientes? En este post encontrarás reflexiones acerca de la importancia de implementar y hacer seguimiento de acciones de mejora continua en la empresa.

• ¿Tu empresa tiene problemas debido al retraso de entregas?, ¿sufres quejas reiteradas por parte del cliente?, ¿se producen cuellos de botella que no logras detectar?
• Utilizar herramientas, como soluciones ERP, que puedan ser modeladas, adaptadas, personalizadas a múltiples necesidades y ámbitos empresariales, serán clave para la optimización de procesos.

Un pequeño paso para el hombre, un gran salto para la humanidad es lo que dijo Neil Armstrong cuando pisó la Luna.

Para una empresa dar pequeños pasos de mejora continuados, al final se traduce en grandes saltos para la organización. Eso es en lo que se basa el método Kaizen, originario de Japón en los años 50, como herramienta de ayuda en la optimización empresarial. Grandes marcas como Toyota, Honda y Sony aplican con éxito esta filosofía, de origen nipona, en su marco empresarial. Resumiéndolo muy mucho, su idea es que, pequeños cambios graduales, aportan mejores resultados que uno de gran alcance como único objetivo.

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Muchas veces nos ponemos grandes retos y los queremos conseguir de golpe. Lo que se traduce en insatisfacción. Nos desmotivamos y nos rendimos antes de llegar a la meta. Lo que nos lleva a pensar en que hemos fracasado y no seremos capaces de lograrlo nunca.

Por ejemplo, si quieres correr una maratón, el primer día no vas a recorrer los 42,195 Km., ¿no? Lo mejor es comenzar por metas más asequibles para ganar fondo, conocerte, etc., y poco a poco ir ampliando hasta conseguir tu meta.

Pues en la empresa algo similar. Eso sí, es necesaria la implicación de todos para lograr los objetivos que se vayan marcando. Hay muchos métodos más, pero éste, es uno de los que se pueden aplicar de forma sencilla y practicarla en cualquier organización.

Si mejoras tan sólo un 1% cada día, al final del año serás un 38% mejor que el primer día. Si empeoras un 1% cada día, al final del año empeorarás un 97%

Tu cliente, la mejor excusa para incentivar la optimización de procesos

Y tú, ¿tienes planes de mejora continua? Toda propuesta de optimizar o mejorar la organización parte, seguramente, de alguna incidencia o situación que desencadena un estudio sobre ello. Otras veces, parte como iniciativa propia de evaluación interna cuando la empresa crece y comienzan a desestabilizarse procesos sobre las estructuras primarias.

No obstante, priorizar mejoras u optimización de procesos, debería estar relacionado, casi siempre, con el cliente. Puesto que somos gracias a ellos. Y son ellos a quienes deberíamos de tener en cuenta para aplicar planes de mejora internos o externos, con el fin de fidelizar y mejorar nuestro servicio. Seas una empresa del sector primario, secundario o terciario.

Qué mejor que preguntarles sobre temas clave que nos induzcan a mejorar para ellos. Qué mejor que vean que nos preocupamos en ofrecerles mejores servicios o productos o aportarles sensaciones positivas.

Y para ello, no hace falta una encuesta de 10 preguntas, sino la realizar la pregunta adecuada que nos aporte el motivo para evaluarnos y optimizar en consecuencia.

Por ejemplo, en cada llamada comercial, hacer esa pregunta. En cada visita, preguntar por temas concretos. En cada interacción online, terminar con la pregunta que corresponda. Mejor si utilizas tecnología ERP o CRM para medir, para recabar y proyectar resultados.

Y según los resultados, evaluar los circuitos correspondientes.

• Problemas con el retraso de entregas: revisar los procesos de cadena de suministros de arriba abajo.
• Mala calidad de un producto: revisar la cadena productiva para detectar qué sucede.
• Problemas de servicio o quejas reiteradas no solucionadas: evaluar cómo funciona nuestra atención al cliente y todos los canales de comunicación.

Esta podría ser una forma de detectar motivos de mejora continua y optimización de los procesos, directamente relacionados con tus clientes.

En definitiva, se trata de optimizar internamente para mejorar externamente.

Tu equipo, fuente de sabiduría y experiencia

En la introducción se hacía mención a la importancia de tus colaboradores, empleados, dirección, etc. En definitiva, de todas las figuras que conforman la empresa para aplicar mejoras continuadas. Y es ahí donde radica otro de los factores clave para la optimización de procesos. Dar luz verde a que sean ellos mismos quienes analicen cada día lo que hacen y propongan mejoras proactivas sobre su trabajo.

Otra cosa será el que se puedan implementar de inmediato. No obstante, quedarán como aportaciones para ser analizadas y ser debatidas más adelante.

Si uno se implica en ello, detectando y aportando ideas de mejora, se sentirá como parte fidelizada del grupo. Si se le escucha, se debaten sus propuestas y se van aplicando según prioridades, el éxito está asegurado. A rasgos generales, surgirán mejoras para ser adoptadas en temas como, por ejemplo:

• Turnos.
• Tiempos efectivos de trabajo.
• Número de personas activas en momentos clave.
• Retenes.
• Sustituciones.
• Uso de equipos o herramientas de trabajo.
• Etc.

Que un determinado documento se demore en su cumplimentación, entrega o validación, o una sucesión de aprobaciones en cadena por parte de alguien que, como consecuencia, repercuta en otros procesos.

También puede ocurrir que determinadas actividades en remoto se registren a través de medios manuales y retrasen informaciones y tomas de decisión.

O tal vez, un elemento físico, en un proceso determinado, es obsoleto o necesita ser reemplazado o evaluado y afecta a otros que ya están optimizados.

Y seguro que muchos más pueden ser objeto de mejora. Y en todos los casos es nuestro equipo quien lo sabe, quien lo sufre y no tiene la seguridad o medios para darlo a conocer. Pues rompamos con esos tabús y dotémosles de empoderamiento para ser libres, con el fin de identificar esos posibles cuellos de botella y aportar mejoras objetivas y reales.

Los ERP’s como ayuda para la optimización de procesos

Invertir en tecnología, en ERP’s especialmente como solución, sin más, para optimizar procesos, no sería lo más adecuado, porque por sí solos, tal cual, como salidos de fábrica, no son capaces de dar la respuesta que se precisa.

Ahora bien, conociendo las necesidades, las incidencias, las propuestas de mejora evaluadas y proyectadas, si ese ERP se personaliza para dar respuesta a esos requerimientos, entonces sí que pasará a formar parte de la solución y aportará a la organización la ayuda precisa, a modo de bisturí, dotándola de herramientas útiles para mejorar, medir y comprobar que esa optimización de procesos esté dando los resultados esperados.

Porque evaluar resultados es fundamental para conocer si todo lo anterior da sus frutos. En eso un ERP nos será de gran ayuda. Los indicadores o KPI’s que hayamos creado, nos darán visibilidad de ello.

Y si, finalmente, el resultado no es el esperado, no hay que desfallecer. Volvamos a la casilla de salida. Toca estudiar los porqués de todo ello y preparar un nuevo plan de acción más eficiente y resolutivo.

En este sentido, utilizar herramientas, como las soluciones ERP cloud de Sage, que puedan ser modeladas, adaptadas, personalizadas a múltiples necesidades y ámbitos empresariales, serán de gran ayuda a las organizaciones para optimizar sus procesos de negocio.

En definitiva, gracias a la aplicación de acciones de mejora continua sobre tecnología ERP, nos aporta el incrementar la productividad y competitividad, la satisfacción de clientes, la autoestima y crecimiento de nuestro equipo, la agilidad de respuesta frente a incidencias y errores, y la comunicación interna y externa.