Comparativa entre ERP y software contable: Descubre sus diferencias clave

En este artículo podrás descubrir cuál es la diferencia entre un software de gestión ERP y un software contable.

• El software contable está pensado para tener tus cuentas en orden y sacar el mayor provecho de ello.
• Un ERP se orienta a integrar todos los flujos de datos e información de los diferentes departamentos de tu negocio.

Contenido del post

1. Así es el software contable
2. Diferencia entre un ERP y el software contable
3. Funcionalidades diferentes
4. El alcance integrativo del ERP
5. Las ventajas del ERP

Muchas empresas se plantean cuál es la diferencia entre los ERP y el software contable. Ambas son soluciones de gestión empresarial al servicio de la empresa, pero su enfoque no es el mismo.

Conviene meditar bien cuál es la solución ideal para tu negocio. Existen diversas alternativas y acertar en tu elección es clave para disponer de los mejores flujos de información. Y eso tiene un traslado a decisiones más adecuadas y procesos de trabajo más fluidos.

¡TUITÉALO! ¿Dudas entre un ERP o un software contable? Te explicamos las diferencias. ¡Toma nota!

1) Así es el software contable

El software contable está constituido por soluciones específicas para llevar la contabilidad empresarial y aspectos afines. No obstante, en algunos casos, puede incluir funcionalidades propias de otras áreas, lo que lo acerca a la filosofía de la planificación de recursos empresariales o ERP. En cierto modo, podríamos decir que son conceptos diferentes, pero que entre ellos existe una gama de grises.

Las funcionalidades del software contable

A cualquier software contable hay que pedirle unos requisitos mínimos. Entre ellos, figuran:

• La anotación cronológica de las operaciones en un libro diario y su reflejo en otro mayor que, aunque no sea obligatorio, facilita la llevanza de la contabilidad.
• La confección de estados contables. Entre ellos, figuran el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto y el de flujos de efectivo.

Además, es muy conveniente que tenga funcionalidades adicionales que conecten con tareas de:

• Facturación. Eso facilita la contabilización de compras, ventas y otras operaciones frecuentes de tu día a día.
• Contabilidad analítica. Es de uso interno y te facilitará la gestión.
• Fiscalidad. Puede ser necesario para la contabilización de los impuestos, pero también por aquellas liquidaciones tributarias que toman como referencia datos contables.
• Tesorería. Cobros y pagos influyen en el día a día de tus procesos contables y estos te ayudan a conocer si estás gestionando bien tu tesorería.
• Inventarios. Permiten una correcta valoración y contabilización de las existencias.
• Presupuestos. La contabilidad es una de las grandes fuentes de datos empresariales, lo que te facilita la planificación, presupuestación y el control.

¿Qué alcance tiene el software contable?

Su misión principal es el registro de las operaciones y el reflejo de la situación financiera, el patrimonio y los resultados del negocio. Gracias a ello, puedes:

• Cumplir con obligaciones contables y fiscales.
• Analizar los estados contables de tu negocio y compararlos con los de otros momentos o de otras empresas.
• Contar con información útil en la toma de decisiones.
• Trasladar a terceros informes y presentaciones basados en los datos contables.

¿Qué beneficios te aporta el software contable?

Obtienes un software específico que te permite, entre otras ventajas:

• Trabajar con protocolos ordenados y actualizados tanto desde el punto de vista legal como del tecnológico. Ahorras tiempo y esfuerzo y evitas errores.
• Incorporar a asesores contables externos con acceso a tu solución contable.
• Cuentas con un punto de referencia donde está todo tu trabajo contable. Así, previenes la dispersión y la desorganización.

2) Diferencia entre un ERP y el software contable

A grandes rasgos, lo que hemos hablado del software contable es aplicable al ERP. Te permitirá llevar tu contabilidad. Sin embargo, el ERP nace con un enfoque diferente. Pretende ser una solución de gestión empresarial dirigida a la gestión coordinada de las áreas de tu negocio: clientes, recursos humanos, inventarios, cadena de suministro, tesorería, finanzas, entre otros.

Con Sage, tienes ERP´s adaptados a las necesidades de tu tamaño y sector, como Sage 200 y Sage X3.

3) Funcionalidades diferentes 

El software contable va dirigido de forma específica al trabajo contable. Si incluye funcionalidades adicionales, estas están relacionadas con las cuentas. Por su parte, el ERP busca integrarlo todo. Tiene módulos que están alejados de los procesos y mecánica contables. Y, sin embargo, eso facilita que la información contable sea un input en los procesos de la información de otros departamentos.

El ERP es una herramienta más flexible. Existen modalidades adaptadas a la realidad de sectores concretos. Además, dentro de ellas, cada empresa puede configurar su ERP conforme a las necesidades de sus flujos de datos e información.

4) El alcance integrativo del ERP

Con un ERP, estás rompiendo las barreras entre departamentos. Sin él, cada área es dueña y señora de una cierta parcela de la información de tu negocio. Desde el punto de vista tecnológico, eso puede llevar al empleo de soluciones específicas pensadas para cada departamento.

Con un ERP, estableces un marco de colaboración y la compartición de datos es mucho más fluida. Su objetivo no es que rinda un departamento concreto, sino la empresa en su conjunto.

Un ERP es una inversión en coordinación de la información empresarial procedente de todos los departamentos de tu negocio

5) Las ventajas del ERP

En cierto modo, un ERP es como un traductor que permite que todos los departamentos hablen el mismo idioma. Cuando optas por un software contable, ello no es obstáculo para que emplees otras soluciones informáticas para otros departamentos. Quizá sean más específicas en sus respectivas áreas, pero no estarán tan conjuntadas.

En líneas generales, el ERP es una solución flexible que existe para negocios en los que existe un margen de decisión importante. Necesitan una herramienta que otorgue coherencia a las adaptaciones continuas que reclama el cambio de tamaño, y eso exige una solución que busque el equilibrio entre departamentos.