¿Cómo pueden los directores financieros aprovechar el poder de los datos?

El uso de datos para impulsar la eficiencia, ahorrar costes y generar crecimiento se ha convertido en parte integral de las funciones del director financiero moderno.

Sin embargo, con el aumento exponencial de los datos a los que pueden acceder las empresas, encontrar la información útil más valiosa para lograr un crecimiento sólido basado en los datos rara vez es una tarea rápida o sencilla.

En este post vamos a analizar los retos a los que se enfrentan los directores financieros para sacar partido a los datos.

Evaluaremos cómo el uso de la automatización de software permite generar una mejor cultura de los datos en los equipos financieros y cómo puede impulsar el crecimiento, minimizar el riesgo e identificar nuevas oportunidades.

No permitas que los datos financieros agoten a tu personal

Puede que suene como una advertencia alarmista pero, después de participar recientemente en un taller con nuestros socios y clientes, quedó claro el impacto que tienen los procesos de datos financieros complejos e ineficaces en el personal del área de tecnología.

Todos los presentes plantearon los principales problemas del departamento de tecnología en relación con la elaboración de informes financieros, que he recopilado en estos cinco obstáculos principales:

Obstáculo uno: los datos sin procesar

• Evidentemente, el punto de partida son los datos almacenados en sistemas ERP, cuentas y software financiero, además de, prácticamente en todas las organizaciones (digan lo que digan), toneladas de hojas de cálculo de Excel.
• Para muchos equipos de tecnología que tienen que elaborar informes para su director financiero, lo que debería ser la tarea sencilla de conectar con estos sistemas y acceder a ellos a menudo se convierte en un gran desafío.

Obstáculo dos: complejidad e incompatibilidades

• Existen demasiadas capas de complejidad con las que hay que lidiar en los informes financieros,  como por ejemplo divisas, países y distinta terminología/semántica.
• En cuanto a las incompatibilidades, es justo decir que integrar, consolidar y comprender las relaciones entre los datos y las bases de datos es un trabajo en sí mismo.

Obstáculo tres: sincronización y ajustes

• Plazos límite, prisas y entregas con retraso… Según el registro mercantil «Companies House» del Reino Unido, se ha producido un aumento del 10 % de las entregas con retraso de cuentas en los últimos años, a pesar de las inversiones constantes en ERP, cuentas y sistemas financieros.
• Sin duda la elaboración rápida de informes es un problema que no deja de aumentar, y los ajustes, revisiones y nuevas versiones siguen siendo una tarea larga, manual y laboriosa.

Obstáculo cuatro: corrección de errores

• La detección y corrección de errores en informes financieros es el siguiente obstáculo principal, que también se puede cuantificar.
• Si nos fijamos en un ejemplo del Reino Unido, 176.000 empresas fueron multadas el último año por errores en sus informes financieros (de nuevo, según «Companies House»), y el total de las sanciones alcanzó los 89 millones de libras (117 millones de dólares).

Obstáculo cinco: seguridad

• Por encima de todos estos obstáculos, existe una tarea global de seguridad y gobernanza de los datos que es crucial para cualquier organización.
• También hay que tener en cuenta el cumplimiento del RGPD y de numerosas normas financieras y de auditoría, que varían en función de la región.  Es otra tarea manual que tradicionalmente ha implicado mucho tiempo.

Cómo puede ayudarnos el software

¿Existe una solución para todos estos obstáculos?

Aunque está claro que no tenemos una varita mágica que lo solucione todo, están apareciendo sistemas de automatización de software para tareas vitales para la empresa y que llevan mucho tiempo, relacionadas con la elaboración de informes financieros, algo que vale la pena analizar.  Es un factor importante para el departamento de tecnología y algo de lo que el director financiero (y también el CIO y el CEO) debería ser conscientes.

En los últimos años la automatización de software ha llegado al mundo de las finanzas y el procesamiento de datos, cuyo objetivo es solucionar todos los obstáculos mencionados.  En mi opinión, hay cuatro maneras en las que automatizar la gestión de los datos con software puede reducir los problemas relacionados con los datos asociados con la elaboración de informes financieros.

1. En primer lugar, ser capaz de automatizar la integración de datos es un avance importante. El software permite consolidar todos los datos automáticamente, para que no se pierda información. Gracias a ello, tareas que hasta ahora habrían implicado semanas o meses de trabajo de tu equipo financiero se pueden convertir en clic rápidos de aplicaciones.
2. Para la elaboración de informes propiamente dicha, se puede implantar un software que proporcione un “núcleo de datos” central y consolidado con el que se puedan generar análisis eficaces y precisos en cualquier momento.
3. Con el software, el modelado de datos también se puede convertir en un proceso rápido e intuitivo, en vez de manual y laborioso. Algunas variantes de software de gestión de datos incluirán una interfaz de usuario que facilitará la preparación de datos financieros complejos para crear informes a nivel de usuario/TI, sin necesidad de expertos técnicos.
4. Por último, tenemos la seguridad y la gobernanza. Si consigues automatizar toda la gestión de datos, una de las consecuencias más útiles es que contarás con un sistema global que te permitirá controlar, auditar y registrar toda la actividad, desde el control de accesos y contraseñas a la reconfiguración de datos incompatibles.

Qué opinan los analistas

Si quieres tener una segunda opinión sobre este asunto, te recomiendo leer los informes de Helena Schwenk. Trabaja de analista jefe en IDC, organización que evalúa tanto la tecnología subyacente (en este caso procesos de “extracción, carga y transformación”, o ELT) como la perspectiva general.

Helena nos cuenta que:

“Las rutinas de ELT (en el software de gestión de datos) proporcionan transformaciones y creación de perfiles automatizados para fuentes de datos, lo que incluye la capacidad de identificar y gestionar aspectos personalizados de las implementaciones, junto con modelos de almacenes de datos prediseñados para aplicaciones empresariales concretas”.

Desde la perspectiva de la seguridad y la gobernanza de datos, el software de automatización de gestión de datos puede, según IDC, “proporcionar capacidades de administración y seguridad configurables, con apoyo adicional para obtener seguridad de los sistemas ERP, a fin de ayudar a garantizar que se respeten los requisitos de acceso y cumplimiento.

Además, la auditoría de módulos proporciona a los administradores de tecnología de datos sobre la actividad de los usuarios y el uso de recursos, así como supervisión de sistemas, para mejorar el rendimiento”.

Elaboración de informes financieros sin dolores de cabeza

En conjunto, considero que con el software de automatización de gestión de datos, los directores financieros y los equipos de TI consiguen, en un nivel básico, crear informes con rapidez y sin los problemas asociados con los datos.  También les permite gestionar mejor sus datos al eliminar las trabas del acceso a sistemas antiguos, sin perder la posibilidad de sacar partido de sus datos antiguos.

Su capacidad de pasar por periodos de crecimiento, y de recesión, sufre menos a causa de los datos bloqueados en depósitos aislados.  En su lugar, confían más en la inteligencia financiera a su disposición, sin importar si proviene de la nube, de sus instalaciones o de una combinación de ambas.

El uso de soluciones de automatización de software que mejoran la accesibilidad y la facilidad de gestión de los datos en la división financiera de la empresa permite a los directores financieros identificar tendencias y problemas antes (no después) de que afecten al negocio.  También mejora los procesos e impulsa la eficiencia.

La elaboración rápida de informes y la obtención instantánea y sencilla de información útil permiten al director financiero tomar la delantera y anticiparse al siguiente dilema antes de que se plantee.