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Hazte estas cinco preguntas antes de elegir un software de contabilidad

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¿Quieres elegir un software de contabilidad para tu empresa? No es exagerado decir que conseguir el software adecuado puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Incorporar el mejor software de contabilidad a tu empresa te permitirá gestionar sin esfuerzo el flujo de caja y conocer el estado financiero de tu negocio en todo momento. Puedes emitir facturas y realizar un seguimiento de ellas, te resultará sencillo controlar los pagos de tus cuentas pendientes de cobrar y también podrás perseguir los pagos atrasados de manera eficaz.

En este post nos centramos en cinco factores en los que puede que no hayas pensado antes de elegir un software de contabilidad, con algunos datos prácticos, cortesía de un grupo de expertos empresariales.

1. ¿Se ampliará el software de contabilidad al ritmo de mi empresa?

A Carl Reader se le conoce como “The Startup Coach” (el coach para nuevas empresas) y es el autor de The Startup Coach y The Franchising Handbook (El coach para nuevas empresas y El manual para franquicias). Tiene opiniones muy interesantes sobre cómo examinar las credenciales de la empresa que comercializa el software.

Carl comenta: “Plantéate dónde va a estar el proveedor de software en un plazo de 10 años. Analiza el nivel de capitalización de la empresa. ¿Cuenta con los fondos suficientes para poder competir de cara al futuro? ¿Tiene el personal, la infraestructura y los sistemas que esperarías para que pueda continuar avanzando?”.

“Y en 10 años, ¿seguirá siendo la misma empresa o es probable que sea absorbida o que cambie su modelo de negocio, cosa que podría implicar una transición incómoda?”.

Esperas que tu empresa crezca. A medida que lo haga, las funciones que se esperan de ti como propietario se volverán más sofisticadas, y también la necesidad de saber más sobre la gestión empresarial.

Por eso un buen software de contabilidad crecerá contigo, con paquetes adicionales del mismo proveedor de software que entrarán en juego a medida que tu empresa desarrolle nuevos requisitos, como el procesamiento de pagos o nóminas.

2. ¿Pueden las personas adecuadas acceder a la información que necesitan?

Carl explica que: “Las empresas deberían dirigirse basándose en una comprensión sólida de los datos financieros por parte de todos los equipos. Cuanto más comprendan los empleados cómo sus acciones contribuyen al conjunto de la empresa, mejor”.

Esto subraya lo lejos que queda el pasado, cuando los datos financieros eran algo guardado celosamente por quienes “necesitaban conocerlos”.

En una empresa moderna y con visión de futuro, los datos financieros se comparten con los que los necesitan, y se hace de forma instantánea. Por ejemplo, es posible que un equipo de ventas tenga acceso a un panel con datos prácticos sobre las finanzas de la empresa, que les servirán de ayuda en su trabajo.

Es un tipo de cultura que promueve el éxito y el crecimiento, y su núcleo es el software de contabilidad adecuado. La capacidad de crear paneles o informes personalizados es una necesidad, al igual que la capacidad de compartirlos con facilidad con las partes interesadas clave.

El mejor software de finanzas adopta un enfoque democrático con respecto a los datos financieros. Evidentemente no se deben compartir todos los datos, pero permitir que las personas adecuadas conozcan la información pertinente puede suponer una auténtica revolución para un negocio.

Pregunta lo siguiente al proveedor de software antes de realizar la compra:

  • ¿Está mi software de contabilidad diseñado solo para profesionales de las finanzas, o está pensado para toda la empresa?
  • ¿Y hasta qué punto es sencillo compartir datos clave con aquellos que lo necesiten dentro del negocio?

3. ¿Seguirá el ritmo de la tecnología del futuro?

Roger Knecht es el presidente de la organización de formación con sede en Utah Universal Accounting Center y es un experto en cómo el software de contabilidad puede beneficiar a empresas de todos los tamaños.

En referencia a las tecnologías futuras y sus repercusiones en las empresas, explica: “El software de contabilidad ayuda al empresario a estar más presente en su negocio”.

“Con el uso de la inteligencia artificial (IA), tan solo estamos en la primera fase de esta evolución para ofrecer a los empresarios la información contable que necesitan de un modo que les permita usarla y comprenderla para tomar decisiones con más fundamento”.

Otra tecnología sumamente prometedora que se vislumbra en el horizonte desde la perspectiva de la contabilidad es el blockchain.

Su aplicación más conocida es la criptomoneda, como por ejemplo bitcoin y similares. Muchas empresas de todo el mundo ya aceptan las criptomonedas y los gobiernos están experimentando con la tecnología; también se está usando para realizar inversiones.

Aún es demasiado pronto para que el software de contabilidad procese criptomonedas (la mayoría de programas de software solo se centran en monedas de curso legal), pero no es descabellado plantearse si el proveedor del software de contabilidad está atento al mismo panorama tecnológico que tú, o incluso cuál es su postura acerca de tecnologías futuras como el blockchain.

Pregunta al proveedor si tiene un enfoque progresivo hacia las tecnologías existentes, como los dispositivos móviles y la nube.

4. ¿Me ayuda el software con el cumplimiento normativo?

Adam Prince es vicepresidente de gestión de productos, cumplimiento y migración en Sage. Concretamente en relación con el software de contabilidad, comenta: “Nunca ha sido tan importante cumplir las normativas”.

“Los impuestos, la legislación laboral, la protección de los datos y otros aspectos deben ser prioritarios para cualquier empresario, sin importar el tamaño del negocio, y todos ellos se ven empujados por el ritmo de la digitalización”.

“Pero el software adecuado te ayuda a hacer las cosas bien sin estrés y sin tener que preocuparte por todos los detalles”.

Nadie dijo que hacer negocios fuera sencillo, especialmente si eres un nuevo empresario, cuando se acumulan los requisitos legales que debes cumplir.

Lo más obvio es asegurarte de gestionar los impuestos, ya que una empresa que no puede pagar sus impuestos básicamente está arruinada. Otro aspecto de cumplimiento común son las nóminas y las pensiones, donde las normas pueden resultar complejas pero el software permite simplificar con rapidez la carga de trabajo.

Y luego está la necesidad de mantener los datos seguros para no infringir las leyes de protección de datos.

Sin duda un buen software de contabilidad te ayudará a cumplir la ley al proporcionarte funciones y prestaciones que te facilitan mantener la conformidad. Básicamente, los responsables del software ya se habrán encargado del grueso del trabajo y estudiado detenidamente los procesos, lo que te ayudará a cumplir los requisitos.

5. ¿Qué informes y paneles tendrás disponibles desde el principio?

Igual que en tu coche, el panel en el software de contabilidad tiene como objetivo proporcionarte la información clave que necesitas de un vistazo. El mejor software de contabilidad incluye al menos un panel, que puede ser revolucionario para un negocio. En vez de tener que generar un informe cada vez que quieres ver datos en contexto, basta con echar un vistazo al panel para ver información en tiempo real.

Poder ver los datos de esta forma significa que puedes reaccionar ante ellos y realizar un verdadero seguimiento de las tendencias y avances, o simplemente evitar un problema antes de que se produzca. No tiene comparación con la época pasada de informes básicos y periódicos, que forzaba a las personas a ser reactivas y tomar decisiones basadas en hechos que ya habían sucedido.

Sin embargo, la información de contabilidad clave no es la única que se beneficia de aparecer en un panel. La capacidad de configurar paneles personalizados (o de generar informes personalizados) puede proporcionar perspectivas únicas y revelar relaciones entre los datos que hasta ahora no era posible ver. Los paneles permiten que distintos departamentos de una empresa también colaboren con mayor eficacia, ya que cuentan con una perspectiva más amplia.

Por tanto, la capacidad del software de contabilidad de permitirte ir más allá del panel básico se convierte en una necesidad. Y ese tipo de funciones solo las incluye el mejor software de contabilidad.

Cómo elegir el software de contabilidad: conclusiones

Las empresas comienzan con una idea y una pasión, y deben continuar para permitirte avanzar. Elegir el software de contabilidad adecuado puede significar más que gestionar las cuentas, puede ayudarte a respaldar tu misión y objetivos.

El software adecuado apoyará a tu empresa a medida que crezca y te preparará para los desafíos futuros. Tomar la decisión adecuada cuando tienes otras cosas en la cabeza puede requerir esfuerzo pero, igual que con el resto de cosas en esta vida por las que hay que esforzarse de antemano, hacerlo significará mucho menos trabajo a largo plazo.

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