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Contabilidad para todos: Cómo utilizar información contable en la toma de decisiones

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Números. Resultados. Rentabilidades. Gastos. Ingreso. ¡Socorro! Cuadrar las cuentas es una de las cuestiones más ingratas de una empresa. Pese a ello, de una buena gestión de contabilidad podemos obtener una gran utilidad y extraer información imprescindible para la buena marcha de la empresa.

Y es que la contabilidad va más allá que un “simple” asiento contable. Sin un correcto registro de los distintos movimientos para su posterior análisis y síntesis, es muy probable que la empresa vaya en caída y sin rumbo. ¿La solución? Saber cómo convertir la contabilidad en información útil para la toma de decisiones en la empresa.

Contabilidad fácil para todos

Todo comienza por registrar de forma conveniente todos los movimientos que tiene nuestra empresa. Para ello disponemos de dos instrumentos básicos: el libro diario y el libro mayor. En el primero de ellos se anotan las operaciones realizadas por la empresa en el día a día. En el libro mayor se anotan las cuentas correspondientes al debe y el haber, sus importes, el número de asiento y la fecha en la que se producen.

Para realizar una anotación en el libro diario, debemos analizar la operación para saber a qué cuenta cargarla, después se anota la fecha de la transacción, el nombre de la cuenta en la que se carga, el importe del débito en la columna de la izquierda y el importe del crédito en la de la derecha. Gracias a ello, tenemos un registro cronológico que facilitará descubrir errores.

Pero si tenemos la opción de automatizar determinados procesos, todo este control, que puede parecer muy tedioso, se alivia mucho. Podemos configurar nuestro sistema contable para predefinir asientos, de manera que sin introducir ni siquiera todos los datos se insertan subcuentas, conceptos, etc. Esto es muy útil cuando recibimos facturas periódicas o casi periódicas. Además, se pueden automatizar informes, definir alarmas para que avise si tenemos descubiertos o para determinados límites de crédito, etc.

La toma de decisiones con la información contable

Con la información que nos proporcionan los datos que vamos registrando, podemos ver la contabilidad desde diferentes planos:

  • La contabilidad financiera nos permite saber de forma fehaciente la situación y composición del patrimonio de nuestra empresa, así podemos controlar su evolución con un registro de datos ordenado. Toda esta información se resume en las cuentas anuales.
  • La contabilidad analítica se dedica a captar, medir, registrar, valorar y controlar la circulación interna de los valores de una empresa. De esta forma, podemos decidir nuestra política de producción, ventas, precios, etc.
  • La contabilidad fiscal nos ayudará a efectuar las liquidaciones de impuestos de forma periódica de nuestra empresa y cumplir con nuestra obligaciones fiscales.
  • La contabilidad presupuestaria permite registrar, clasificar y resumir las operaciones relativas al presupuesto de nuestra empresa con la finalidad de ejecutar el presupuesto aprobado y cumplir con las metas y objetivos fijados en su plan operativo.

Otros conceptos contables que debemos conocer

Pero también tenemos que tener en cuentas otros conceptos como la gestión de la tesorería, y de los pagos, cobros, excedentes y necesidades financieras a corto plazo, o el control y gestión de las condiciones bancarias, básicas para planificar el control y liquidez de la empresa.

En la gestión del inmovilizado, como maquinaria, aplicaciones, equipos informáticos, oficinas, patentes, etc., tenemos que tener clara la premisa de que el valor de un bien inmovilizado evoluciona con el tiempo.

Por último, toda nuestra contabilidad debe resumirse en las cuentas anuales, que deben contener los siguientes elementos: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios del patrimonio neto (ECPN), el estado de flujos de efectivo (EFE) y la memoria. Todos estos documentos son una unidad en sí misma que se debe presentar en el Registro mercantil, aunque podremos hacerlo telemáticamente.

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