Descubre cómo asignar las tareas al departamento adecuado, ya sea administración, contabilidad y fiscalidad, y cómo fomentar la coordinación entre todos ellos.
Coordinar tareas administrativas, contables y fiscales es necesario para que el negocio sobreviva y crezca.
La tecnología está sirviendo en bandeja el ambiente adecuado para la coordinación.
Las áreas de Fiscal, Contabilidad y Administración, que dan soporte al negocio, muchas veces se confunden o no se diferencian bien en las empresas. Esto provoca problemas e ineficiencias, como sobrecargas de trabajo, descoordinaciones o que haya tareas que estén atendidas por personas inadecuadamente formadas.
Para evitar que esto suceda en tu empresa, lo primero es empezar por saber cuál es la misión de cada una de estas áreas. Así podrás hacérselo saber a todo el equipo.
1) Funciones de las áreas de Fiscal, Contabilidad y Administración
Antes de nada, no se debe confundir administrador con administrativo. Son conceptos diferentes, cada uno con una función distinta. El administrador es quien administra y gestiona la empresa. Mientras, un administrativo es quien realiza tareas de soporte en el área de Administración.
En cuanto a las tareas y responsabilidades de estos departamentos, las principales suelen ser:
Fiscal. Gestión de todo lo relativo a impuestos y la estrategia para cumplir con la legislación en la materia, de la mejor manera posible.
Contabilidad. Gestión del impacto contable de las tareas que se ejecutan en el negocio. Por ejemplo, flujos de caja, facturación y previsión y elaboración de estados contables.
Administración. Gestión y dirección de la empresa de forma global coordinando al resto de áreas para que se consiga la meta común, que es el beneficio.
Ahorra tiempo en las tareas y fomenta la colaboración de cada departamento usando un software de gestión comercial y contabilidad integrada, como Sage 50.
2) Mecanismos de coordinación, la clave para que Fiscal, Contabilidad y Administración trabajen de forma fluida
Las áreas de Fiscal, Contabilidad y Administración tienen unas funciones y responsabilidades claras. No obstante, es habitual que se confundan porque colaboran estrechamente en el día a día.
Por ejemplo, la gestión de impuestos, encomendada al área de Fiscal, tiene impacto en la contabilidad de la empresa. Además, requiere ejecutar pagos en unos plazos determinados, tareas que requieren una buena coordinación con las áreas de Contabilidad y Administración.
Para que haya coordinación entre estas tres áreas es importante que trabajen con una distribución de tareas clara. Para ello, puede ser útil un organigrama que describa las tareas y funciones de cada puesto y área de responsabilidad.
Una vez delimitadas las responsabilidades es importante definir y documentar los flujos de trabajo para los procesos más complejos. Indicarás cómo se relaciona cada departamento y los detalles de cada entrada y salida a lo largo de todo el flujo.
Las tareas administrativas, contables y fiscales están relacionadas, pero pueden ser desempeñadas por profesionales diferentes.
3) La importancia de los flujos de trabajo
Siempre deberás tener en cuenta que estos procedimientos son dinámicos. La forma de trabajar y las relaciones entre departamentos van a cambiar con el paso del tiempo por diversas razones, entre las que destacan las siguientes:
Eficiencia. Puede que vayas encontrando una forma de hacer lo mismo con menos recursos o más con los mismos. Eso puede ser fruto de un avance técnico u organizativo o del descubrimiento de que algunos de los medios que empleabas no eran necesarios.
Cambios normativos. En ocasiones, las reformas en la regulación sectorial, las leyes laborales y, en general, del marco jurídico condicionan cambios en los flujos de trabajo. Hay numerosos ejemplos, como el control horario, los cambios en los pagos y la relación con los bancos. Esta última propiciada por el PSD2, el SII, la factura electrónica obligatoria en relaciones B2B, el software antifraude y más.
Variaciones en los precios de los factores de producción. Originan modificaciones en la forma de trabajar porque no suelen evolucionar con las mismas tasas de crecimiento. Así, los que en términos relativos se encarecen tienden a ser sustituidos por los que se abaratan.
Evolución del entorno. Toda empresa debe saber adaptar su organización y flujos de trabajo a lo que sucede fuera de ella. Por ejemplo, la transformación digital, los cambios sociodemográficos o las nuevas posibilidades de internacionalización y crecimiento son algunos de los principales puntos de interés actuales.
Aumentos o disminuciones de tamaño. Las empresas en crecimiento o en crisis deben adaptar sus organigramas. De forma destacada, cobra mucha importancia la especialización ganada o perdida.
4) Las reuniones de coordinación
Tradicionalmente eran imprescindibles las reuniones periódicas de coordinación entre los diferentes departamentos de Fiscal, Contabilidad y Administración. Ayudaban a revisar las relaciones y a discutir e implantar soluciones a medida que surgían cambios.
En buena medida eso sigue siendo así, pero en los últimos años está surgiendo un cambio de cultura. Las reuniones son necesarias pero no suficientes. La coordinación ha de ser continua y, para ello, debe haber un lenguaje, unas herramientas y un flujo de datos compartido.
Puede que un día os sentéis todos y habléis de los cambios relevantes. Sin embargo, ya no suele resultar conveniente que, a partir de ahí, cada uno tenga su parcela exclusiva. La colaboración ha pasado a ser algo del día a día.
5) Las soluciones tecnológicas y la colaboración
No hace muchos años, cada departamento contaba con herramientas inconexas. Las reuniones hacían las veces de traductor entre equipos que, en el fondo, hablaban cada uno su propio idioma.
Ahora el enfoque es diferente. Piensa, por ejemplo, en Sage 50. Se trata de una herramienta que pueden compartir contables, administradores, administrativos, los encargados de los impuestos, la gestión comercial, entre otros.
Cada uno de ellos aporta datos y a cambio recibe una información con una visión integral. Los equipos van adquiriendo una cultura de la coordinación y el acompasamiento.
6) La importancia de saber delegar
En pymes en crecimiento es normal que las tareas cambien de mano. Por ejemplo, cuando alguien está de vacaciones, de baja, de viaje profesional, ocupado en algún evento o proceso especial, entre otros.
Sin embargo, hay que seguir trabajando y las tareas de las que no puedes encargarte tienen que salir adelante. Si una ausencia implica un retraso, fomentas el clima ideal para promover cuellos de botella.
Por ello es muy útil trabajar con herramientas modernas que, como Sage 50, partan de la filosofía de la colaboración. Se derriban las barreras que parcelaban el trabajo y se fomenta la confianza en los compañeros. En definitiva, se construye un ambiente en el que es más sencillo delegar.
No olvides aprovechar los consejos de la infografía adjunta. Recuerda, la coordinación es un intangible que aunque no aparezca en la contabilidad es de gran valor para tu negocio. Es una forma de colaboración armonizada que permite a las empresas crecer, resistir a eventos adversos y aprovechar oportunidades.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.
