Cinco consejos para no confundir administración, contabilidad y fiscalidad (infografía)

Las áreas de Fiscal, Contabilidad y Administración que dan soporte al negocio muchas veces se confunden o no se diferencian bien en las empresas. Esto provoca problemas e ineficiencias, como sobrecargas de trabajo, descoordinaciones o que haya personas atendiendo tareas para las que no están formados adecuadamente, en lugar de expertos que podrían ofrecer mejores soluciones para el negocio.

Para evitar que esto suceda en nuestra empresa, lo primero es empezar por saber cuál es la misión de cada una de estas áreas y hacérsela saber a los que trabajan en ellas.

Funciones de las áreas de Fiscal, Contabilidad y Administración

Antes de entrar en el detalle de las funciones de las áreas de Fiscal, Contabilidad y Administración, es importante distinguir varios conceptos previos que suelen generar confusión.

En primer lugar, no se debe confundir «administrador» con «administrativo». Son conceptos diferentes, con funciones diferentes. El administrador es la persona que administra y gestiona la empresa, mientras que un administrativo es aquella persona que realiza tareas de soporte en el área de Administración.

Una vez aclarado este punto, procede aclarar las principales tareas y responsabilidades de las áreas de Fiscal, Contabilidad y Administración en una empresa:

• Fiscal: gestión de todo lo relativo a impuestos y la estrategia para cumplir con la legislación en la materia de la mejor manera posible.
• Contabilidad: gestión del impacto contable de las tareas que se ejecutan en el negocio, flujos de caja, facturación y previsión de estados contables.
• Administración: gestión y dirección de la empresa de forma global, coordinando al resto de áreas para que se consiga la meta común: el beneficio.

Mecanismos de coordinación, la clave para que Fiscal, Contabilidad y Administración trabajen de forma fluida

Las áreas de Fiscal, Contabilidad y Administración tienen unas funciones y responsabilidades claras, aunque es habitual que se confundan porque tienen muchas interfaces en el día a día. Por ejemplo, la gestión de impuestos que hace el área Fiscal, tiene impacto en la contabilidad de la empresa y requiere ejecutar pagos en unos plazos determinados, tareas que requieren una buena coordinación con el área de Contabilidad y Administración.

Para que haya coordinación entre estas tres áreas, es importante que trabajen con una distribución de tareas clara, la cual puede realizarse partiendo de un organigrama que describa las tareas y funciones de cada puesto y área de responsabilidad.

Una vez delimitadas las responsabilidades, es importante definir y documentar los flujos de trabajo para los procesos más complejos, indicando cómo se relaciona cada departamento y los detalles de cada entrada y salida a lo largo de todo el flujo. Eso sí, teniendo en cuenta que estos procedimientos «están vivos» y van a cambiar con el paso del tiempo. Por ejemplo, porque se encuentre una forma más eficiente de ejecutarlo, porque se implanta un nuevo sistema que permite trabajar mejor o porque surge un cambio regulatorio que obliga a hacer las cosas de otra manera.

En este sentido, las reuniones periódicas de coordinación entre los diferentes departamentos de Fiscal, Contabilidad y Administración, ayudan a revisar los mecanismos de coordinación establecidos y a discutir e implantar soluciones a medida que surjan cambios.

Las herramientas de colaboración también son buenas aliadas para que Fiscal, Contabilidad y Administración trabajen coordinadas, incluso las que están incluidas en programas de gestión que consolidan y comparten toda la información de la empresa. Y hablando de software, la ayuda de un buen software de gestión y de contabilidad es clave para que los departamentos trabajen de forma eficiente y ahorren tiempo en el día a día.

Para que no te quede ninguna duda, Sage ha preparado la siguiente infografía. ¡Que la disfrutes!