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Qué es un organigrama de una empresa (y ejemplos prácticos)

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Emprendedor

Te contamos qué es un organigrama de una empresa con ejemplos prácticos ya que es mucho más que la representación de una estructura empresarial.

  • El tradicional organigrama de jerarquía es solo el principio.
  • Existen multitud de tipos de organigrama que, combinados con ciertas herramientas, pueden incluso ayudarnos en la toma de decisiones.

¿Qué es un organigrama de una empresa? Se trata del gráfico que marca las funciones, responsabilidades y relaciones de los recursos humanos de una empresa. Es una forma práctica, fácil y visual de entender quién es quién en una organización, cuáles son las principales funciones de cada miembro y cómo se interrelacionan entre sí.

Beneficios en un organigrama de una empresa

Ahora que sabemos qué es un organigrama de una empresa, vamos a destacar los beneficios o ventajas de contar con uno.

En primer lugar, es una forma eficaz de tener controlado en todo momento cuáles son las responsabilidades y jerarquías de todos los miembros que conforman la empresa. De este modo, será más fácil controlar y conocer quién ha tomado ciertas decisiones y por qué.

El segundo gran motivo es que un organigrama nos permite tener una visión rápida de todos los departamentos, sus funciones y sus objetivos. Esto es primordial en la era de la digitalización, en donde las líneas entre departamentos son cada vez más difusas. E incluso surgen elementos transversales que pueden desempeñar sus funciones en diversas áreas. Un buen organigrama será capaz de plasmar esos elementos y permitir una correcta interpretación de qué puede aportar cada miembro de la compañía y cómo puede hacerlo.

Un organigrama es fundamental en la era de la digitalización, en donde las líneas entre departamentos son cada vez más difusas.

Otra ventaja tiene que ver con su carácter gráfico. Es una forma muy visual de entender rápidamente si es necesario reforzar ciertos equipos, que puedan estar sobrecargados o descompensados con respecto a otras áreas de la empresa.

Por último, el organigrama servirá también a los empleados y colaboradores para saber a quién dirigirse para ciertas cuestiones. Vivimos un momento empresarial que requiere de una toma de decisiones muy ágil. Las buenas iniciativas o acciones diarias no pueden perderse en un entramado que dificulte la comunicación, la solicitud de permisos, etc.

Con un organigrama adecuado, cualquier persona sabrá, de un simple vistazo, quién es el responsable de aprobarle un gasto, una decisión o a quién plantear una nueva idea de negocio.

Tipos de organigrama de una empresa

El tipo de organigrama a utilizar en una empresa variará en función de la información que queremos representar en él.

El más común es el organigrama de jerarquías. Es el que suele utilizarse en presentaciones corporativas, especialmente de altos mandos, para entender en un simple vistazo quién es quién dentro de la compañía.

Sage

Ejemplo de organigrama de jerarquías.

Organigrama funcional

  • El organigrama funcional va más allá. Utiliza un formato de representación jerárquico similar al anterior. Sin embargo, trata de representar las funciones de cada departamento. De manera que todo el mundo sepa a quién recurrir rápidamente, según las necesidades (funciones) que tenga.
  • Normalmente representa las áreas de la empresa. Aunque excepcionalmente también pueden incluir información sobre las funciones que puede desempeñar un trabajador en concreto.

Organigrama vertical, horizontal o mixto

  • Estos tipos de organigramas hacen referencia a cómo se representa la información. En el organigrama vertical se representa la información de forma descendente, ubicando en la zona superior los puestos o departamentos de mayor responsabilidad.
  • Según su representación gráfica, también podríamos citar los organigramas horizontales. Con la misma funcionalidad que el anterior, solo que los puestos o responsabilidades más destacadas se ubicarán en la zona izquierda, desarrollándose hacia la derecha el resto de departamentos y/o responsabilidades.
  • Según su disposición visual podríamos citar un último tipo de organigrama, que sería aquel que incluiría a los dos anteriores. Se trata del organigrama mixto. En él se incluyen algunos trabajadores o grupos de trabajo en formato vertical, representando elementos que tengan una responsabilidad similar. Para continuar posteriormente con el resto del organigrama hacia abajo (con los miembros de menor jerarquía).

Organigramas analíticos

  • Son los más completos, y permiten la toma de decisiones en base a los datos que en ellos se representan. Los más modernos muestran la información que se someterá a análisis en tiempo real, ligándola a la organización estructural de la compañía o departamento.
  • Un ejemplo de organigrama analítico sería aquel que represente los diferentes departamentos o áreas de trabajo de una empresa, junto al cumplimiento % de sus KPIs marcados a final de año. El objetivo podría ser hacer un seguimiento hasta el primer semestre para confirmar qué departamentos están ejecutando en mejor medida los retos marcados en el inicio.
  • Lo bueno de estos organigramas analíticos es que tienen aplicaciones infinitas. Tantas como datos o información podamos ligar y analizar. Para exprimir al máximo este tipo de organigramas resulta casi imprescindible que la información que ofrezcan sea en tiempo real.
  • Esto es relativamente fácil de conseguir mediante el uso de CRM y aplicaciones de gestión que permitan enviar y configurar mediante APIs paneles de información en formato organigrama.

Herramientas online para crear un organigrama

Existen diferentes herramientas online para crear organigramas. Tanto gratuitas como de pago. La forma más sencilla, rápida y gratuita de crear un organigrama es utilizar las Hojas de Cálculo de Google:

  1. Abre una hoja de cálculo en blanco
  2. Haz clic en el menú superior en ‘Insertar’ — > Gráfico
  3. A la derecha se abrirá un cuadro con el título ‘Editor de Gráficos’
  4. Haz clic en ‘Tipo de Gráfico’
  5. Baja hasta Otros
  6. Haz clic en ‘Organigrama’

A partir de aquí podrás insertar campos que abrirán un nuevo espacio en el organigrama. También puedes personalizar las interconexiones entre cuadros, para marcar las diversas relaciones y jerarquías entre los elementos.

La forma más sencilla, rápida y gratuita de crear un organigrama es utilizar las Hojas de Cálculo de Google

Esta alternativa es interesante por fácil y gratuita. Aunque existen otras herramientas online para crear organigramas más intuitivas y profesionales. Sin embargo, en algunas modalidades sí tienen coste. Entre las más interesantes destacan:

  • Lucidchart: con un pack de funcionalidades muy completo, que permite importar datos desde otras aplicaciones para crear organigramas interactivos de forma rápida. Cuenta con una versión gratuita con ciertas funciones limitadas, que puedes desbloquear accediendo a sus planes de pago
  • Canva: un generador de organigramas con plantillas que permite crear diseños tan completos como sea necesario. Siempre bajo un sistema de arrastrar y soltar, que acelera el tiempo de ejecución y creación de los gráficos
  • Creately: tiene la particularidad de que se pueden trabajar los organigramas online. También cuenta con diversas plantillas, y es posible añadir y editar elementos de forma muy visual e intuitiva

¿Tiene sentido un organigrama en una empresa pequeña?

Un organigrama tiene sentido a partir de los cinco o seis empleados. Desde ese momento, cualquier miembro de la organización debe tener claro cuáles son los cauces de comunicación y a quién recurrir dependiendo de las necesidades que se tengan. Y esto es exactamente lo que puede ayudar a resolver un organigrama.

En definitiva, un organigrama puede llegar a ser algo más que una simple representación básica de quién forma parte de la plantilla.

Funciones de cada uno de los departamentos o empleados, gestión de vacantes o nuevos puestos, o medición de parámetros de negocio mediante organigramas analíticos son otros beneficios que pueden aportar a las corporaciones. De este modo, pueden llegar a convertirse en un elemento que puede incluso ayudar en la toma de decisiones estratégicas.