Cómo basar tu filosofía empresarial en una toma de decisiones más inteligente

Tienes claro que planificar el futuro es importante si quieres mantenerte por delante de la competencia y garantizar el éxito de tu negocio. No obstante, en la práctica, hacer predicciones y tomar medidas con respecto a ellas es difícil, especialmente si tu empresa no está acostumbrada a analizar los datos de forma constante y precisa.

• En este post, hacemos una reflexión sobre algunos consejos de Carl Reader, prestigioso experto especializado en hacer crecer el modelo de negocio de muchos pequeños empresarios.
• Análisis de datos, aprender a delegar, usar la tecnología adecuada y saber interpretar bien las métricas serán clave a la hora de tomar decisiones en tu empresa.

Si vas a convertir la toma de decisiones basadas en datos en el eje de tu modelo empresarial, tendrás que ser capaz de generar y analizar datos de una forma rápida y precisa cuando lo necesites y, además, sin que te suponga mucho esfuerzo. Y, lo que es aún más importante, deberás asegurarte de que tomar las decisiones de este modo se convierta en la norma en tu empresa.

A continuación, compartimos y reflexionamos sobre algunos consejos aportados por Carl Reader, un reconocido experto en el crecimiento de pequeñas empresas.

Consejo 1: Cambia el centro de atención de la introducción al análisis de los datos

Hay un factor sustancial que disuade a muchas empresas a la hora de tomar más decisiones basadas en datos: los propios datos.

Vaya ironía, ¿verdad?

Es evidente que necesitas los datos para tomar decisiones fundamentadas, pero el hecho de recopilar los datos adecuados e introducirlos en hojas de cálculo de Excel, en formularios o en el software de contabilidad te hace perder tanto tiempo que nunca llega el momento de tomar la decisión en sí. La introducción de datos empieza a acaparar poco a poco buena parte del tiempo y apenas deja espacio para analizarlos y tomar mejores decisiones gracias a ellos.

Por eso, nuestro primer consejo es bastante sencillo, pero de una eficacia increíble: automatiza al máximo la introducción de datos.

El software adecuado tendrá la capacidad de extraer las cifras automáticamente a partir de informes de ventas, facturas y hojas de cálculo de Excel para llevarlos al departamento de contabilidad, reducirá el número de horas que se dedican a introducir datos y también limitará la posibilidad de errores humanos en el proceso.

Consejo 2: Aprende a delegar

Es posible que tus compañeros estén dispuestos a tomar decisiones basadas en los datos, pero su entusiasmo puede esfumarse rápidamente si no tienen acceso a la información que necesitan para pensar y trabajar de una forma más estratégica.

• Imagínate que un miembro del equipo de ventas tiene una reunión dentro de una hora y quiere presentar un informe sobre los beneficios que ha generado un nuevo producto en concreto en comparación con el tiempo que se ha tardado en comercializarlo.
• Tendrá que esperar hasta que la persona responsable de la contabilidad tenga tiempo para conseguir el informe, consultar los datos y enviarlo.
• Para entonces, ya habrá terminado la reunión, las decisiones se habrán tomado y el equipo de contabilidad habrá perdido un tiempo muy valioso que hubieran empleado mejor en preparar su propio análisis estratégico.

Existe un motivo por el que el 70 % de las empresas punteras cuentan con algún tipo de acceso autónomo a los datos.

La clave está en otorgar a todos un acceso sencillo a los datos que necesitan y en el momento en que les hacen falta:

• Por ejemplo, muchas soluciones de contabilidad permiten dar acceso selectivo a determinadas personas para que lleven a cabo tareas concretas.
• Así, pueden subir los datos que se les pidan (como sus gastos) y descargar la información que necesitan (informes de ventas o confirmaciones de facturas pagadas) sin necesidad de darles acceso a la totalidad del sistema.
• Al disponer de este acceso, los empleados te liberan de parte de la carga que supone la introducción de datos y, además, obtienen la información y el control que requieren para tomar decisiones.

Consejo 3: Facilita a tu equipo la tecnología adecuada

Si solo un grupo pequeño de personas cuentan con las herramientas y la formación para recopilar informes, analizar datos y tomar decisiones basadas en los mismos, las iniciativas para mejorar este último proceso se verán muy limitadas.

La adopción de decisiones basada en datos debe integrarse en la cultura empresarial si quieres que influya de verdad en el éxito del negocio.

Es decir, tendrás que invertir en herramientas que faciliten este análisis de datos, de modo que resulte imprescindible consultar los números antes de tomar cualquier tipo de medida estratégica.

Contar con el software de análisis apropiado y paneles de control personalizados según los puestos y requisitos laborales de tu equipo facilitará, en gran medida, la detección de tendencias que otros pueden haber pasado por alto.

Podrás formar a los integrantes de tu equipo para que localicen patrones a través de los datos y usen la información recopilada para tomar mejores decisiones y mejorar sus métodos habituales de trabajo. Cuando este fenómeno se extiende a toda la empresa, resulta sencillo entender cómo estos pequeños cambios pueden tener un gran impacto en el éxito del negocio.

Consejo 4: Aprovecha mejor los paneles de control y las métricas clave

Tu negocio genera una cantidad inmensa de datos cada semana.

¿Cómo puedes asegurarte de que estás teniendo en cuenta todos los factores importantes cuando tomas una decisión, sin dedicar un montón de horas al día a rastrear entre cientos de cifras?

La solución adecuada para la generación de informes puede simplificar considerablemente el proceso de compilación y análisis de los datos relevantes.

Solo tendrás que identificar las métricas clave que necesitas para tomar esa decisión en concreto y el software se encargará de recopilarlas y presentarlas en un solo panel.

Con toda la información relevante recopilada en un solo lugar, en un formato intuitivo y fácil de interpretar, podrás tomar decisiones fundamentadas con mayor rapidez.

También resultará fácil justificar y explicar por qué tomas ciertas decisiones ante otras partes interesadas del negocio: solo tienes que volver a abrir el panel de control y explicarles tu razonamiento.

Consejo 5: Personaliza los informes según tus necesidades

La mayoría de las pequeñas empresas reconoce la importancia de los datos y su análisis a la hora de tomar decisiones. Sin embargo, muchas empiezan a actuar como aspiradoras de datos y a recopilar absolutamente todo lo que les parece interesante o consideran que podría resultarles útil más adelante.

La clave está en plantearte esta pregunta: ¿qué necesito saber en estos momentos para que mi negocio triunfe?

Mediante la creación de informes personalizados y a medida, puedes seleccionar los datos que te permitan encontrar las respuestas que buscas. Y, con la capacidad de generar informes fácilmente y en cualquier momento, conseguirás ver con claridad en qué situación se encuentra tu negocio.

Por ejemplo, quizá resulte útil hacer un rápido repaso diario de las ventas para comprobar el progreso con respecto a los objetivos mensuales. O puede que quieras hacerte una idea de la aceptación de un nuevo producto a lo largo del mes anterior o entender por qué la demanda se incrementó enormemente un día concreto.

¿Quieres descubrir más consejos para impulsar los resultados de tu negocio? Echa un vistazo a nuestra guía “Siete consejos para tomar las mejores decisiones empresariales”.